รับรองเอกสารสัญญาก่อสร้างและงานวิศวกรรมข้ามประเทศ

แบ่งได้สี่กลุ่ม กลุ่มสถานะนิติบุคคล เช่น เอกสารแสดงสถานะนิติบุคคลพร้อมรายชื่อผู้ถือหุ้นที่เป็นปัจจุบัน กลุ่มอำนาจลงนาม เช่น มติที่ประชุมและหนังสือมอบอำนาจ กลุ่มความสามารถทางเทคนิค เช่น ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ ผลงานที่ผ่านมา และหนังสือรับรองผลงานจากผู้ว่าจ้างเดิม และกลุ่มการเงิน เช่น หนังสือรับรองฐานะทางการเงินหรือเอกสารประกอบหนังสือค้ำประกัน แต่ละโครงการระบุรายการไม่เหมือนกัน จึงควรขอรายการเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ว่าจ้างก่อนเริ่มจัดชุด

แสดงด้วยเอกสารสามชั้นที่สอดคล้องกัน คือหนังสือรับรองที่ระบุกรรมการผู้มีอำนาจและเงื่อนไขการลงนาม มติที่ประชุมที่อนุมัติให้เข้าทำสัญญาฉบับนั้นโดยระบุชื่อโครงการและวงเงิน และหนังสือมอบอำนาจหากผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการ ชื่อและตำแหน่งที่ปรากฏต้องตรงกันทั้งสามฉบับและตรงกับหน้าลงนามในสัญญา ความไม่ตรงกันของชื่อภาษาอังกฤษ เช่น การสะกดหรือลำดับชื่อ เป็นเหตุตีกลับที่พบมากกว่าประเด็นเนื้อหาของเอกสารเสียด้วย

ควรระบุให้เจาะจงพอที่ผู้อ่านภายนอกเห็นขอบเขต ได้แก่ชื่อโครงการ คู่สัญญา ลักษณะงาน วงเงินหรือเพดานวงเงิน ผู้มีอำนาจลงนามพร้อมตำแหน่ง และอำนาจประกอบที่ให้ไว้ เช่น ลงนามเอกสารแก้ไขสัญญาหรือหนังสือเรียกร้องงวดงาน หากเขียนกว้างเกินไปว่าให้ลงนามเอกสารใดก็ได้ ผู้ว่าจ้างหรือธนาคารผู้ออกหนังสือค้ำประกันมักขอฉบับใหม่ ส่วนถ้าเขียนแคบเกินก็ต้องประชุมใหม่ทุกครั้งที่มีเอกสารเพิ่ม จึงควรกำหนดขอบเขตให้ครอบคลุมช่วงอายุโครงการ

หลายโครงการขอ เพราะต้องยืนยันว่าผู้ลงนามแบบหรือผู้ควบคุมงานมีคุณสมบัติตามที่กำหนด สิ่งที่มักถูกขอคือสำเนาใบอนุญาตที่รับรองว่าถ่ายจากต้นฉบับ พร้อมคำแปลหากเอกสารเป็นภาษาไทย และบางกรณีขอหนังสือยืนยันว่าใบอนุญาตยังมีผลในวันที่ยื่น ควรตรวจวันหมดอายุก่อนจัดชุด เพราะเอกสารที่หมดอายุระหว่างช่วงพิจารณามักถูกขอใหม่ทั้งชุด และการต่ออายุใบอนุญาตใช้เวลาที่ควบคุมเองไม่ได้

ขอให้ผู้ว่าจ้างเดิมออกหนังสือที่ระบุชื่อโครงการ ขอบเขตงานที่ทำ มูลค่างาน ช่วงเวลา และการประเมินผลงาน จากนั้นนำหนังสือนั้นเข้าสู่ขั้นรับรองลายมือชื่อผู้ออกหนังสือ ซึ่งต้องมีผู้ลงนามมาแสดงตัวและแสดงอำนาจของตน ประเด็นที่ทำให้งานล่าช้าคือผู้ว่าจ้างเดิมยินดีออกหนังสือแต่ไม่ว่างมาลงนามในขั้นรับรอง จึงควรนัดล่วงหน้าและเตรียมข้อความหนังสือให้ตรวจก่อน ไม่ควรรอถึงสัปดาห์สุดท้ายก่อนกำหนดยื่น

ธนาคารผู้ออกหนังสือค้ำประกันจะขอเอกสารยืนยันอำนาจของผู้ยื่นคำขอและเงื่อนไขของโครงการ ส่วนผู้ว่าจ้างต่างประเทศอาจขอให้เอกสารที่บริษัทออกในชุดเดียวกันผ่านการรับรองด้วย ลำดับที่ทำให้ไม่ติดขัดคือจัดมติและหนังสือมอบอำนาจให้พร้อมก่อน ยื่นคำขอกับธนาคารพร้อมกันกับเริ่มขั้นรับรองเอกสารบริษัท และตรวจว่าถ้อยคำเงื่อนไขในหนังสือค้ำประกันตรงกับเงื่อนไขในเอกสารเชิญยื่นซอง เพราะถ้อยคำที่ต่างกันเพียงเล็กน้อยทำให้ซองถูกปฏิเสธ

ทำได้หากสัญญากำหนดวิธีลงนามไว้ชัด เช่น ให้ลงนามในฉบับแยกแล้วรวมเป็นฉบับเดียว โดยระบุว่าจะยึดฉบับใดเป็นต้นฉบับและจะส่งมอบกันอย่างไร ในทางปฏิบัติควรตกลงล่วงหน้าเรื่องจำนวนชุดต้นฉบับ ผู้เก็บรักษา และวิธีจัดการหน้าลงนามที่ต้องผ่านการรับรอง เพื่อไม่ให้เกิดกรณีที่แต่ละฝ่ายถือเอกสารที่มีหน้าลงนามไม่ครบ ซึ่งเป็นปัญหาตอนเบิกงวดงานหรือตอนต้องใช้สัญญาเป็นหลักฐานกับธนาคาร

ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้ว่าจ้างและของหน่วยงานปลายทาง ส่วนใหญ่ขอภาษาอังกฤษ แต่บางประเทศขอภาษาราชการของตนและขอให้ผู้แปลเป็นผู้ที่หน่วยงานนั้นยอมรับ ควรถามรายละเอียดสามข้อก่อนเริ่ม คือภาษาที่ต้องใช้ คุณสมบัติของผู้แปลที่ยอมรับ และรูปแบบการผูกคำแปลกับต้นฉบับ เพราะการแปลใหม่ในภายหลังใช้เวลาเท่ากับเริ่มใหม่ และมักกระทบทั้งขั้นรับรองที่ทำไปแล้วด้วย

ชุดเอกสารส่วนใหญ่ต้องนำไปรับรองต่อกับหน่วยงานด้านการต่างประเทศเป็นลำดับถัดไป และหากประเทศปลายทางกำหนดเพิ่ม ก็ต้องนำไปให้คณะผู้แทนทางการทูตของประเทศนั้นรับรองอีกชั้นหนึ่ง แต่ละขั้นมีเงื่อนไขเรื่องรูปแบบเอกสาร ภาษา และระยะเวลาไม่เท่ากัน จึงควรวางปฏิทินย้อนจากวันที่ต้องยื่น เผื่อเวลาสำหรับกรณีที่ขั้นใดขั้นหนึ่งขอแก้เอกสาร วิธีที่ปลอดภัยคือยืนยันเงื่อนไขปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มขั้นแรก ไม่ใช่เริ่มทำแล้วค่อยถามตอนติด

บางโครงการกำหนดให้เอกสารที่มีผลต่อวงเงินหรือระยะเวลาต้องมีการรับรองลายมือชื่อเช่นเดียวกับสัญญาหลัก โดยเฉพาะเมื่อผู้ว่าจ้างต้องใช้เอกสารนั้นต่อกับผู้ให้กู้หรือผู้รับประกัน ควรตรวจข้อกำหนดนี้ตั้งแต่ตอนลงนามสัญญาหลัก และเตรียมหนังสือมอบอำนาจที่ครอบคลุมการลงนามเอกสารแก้ไขไว้ล่วงหน้า เพราะการรออนุมัติภายในบริษัทใหม่ทุกครั้งที่มีเอกสารแก้ไขทำให้การเบิกงวดงานล่าช้าและกระทบกระแสเงินสดของผู้รับเหมาโดยตรง

หากผู้ว่าจ้างกำหนดให้ตรวจคุณสมบัติตลอดสายผู้รับงาน ผู้รับเหมาช่วงมักต้องส่งชุดเอกสารแบบเดียวกันในระดับที่ลดลง เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคล ใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง และหนังสือยืนยันขอบเขตงานที่รับ ควรกำหนดหน้าที่นี้ไว้ในสัญญาจ้างช่วงพร้อมกำหนดเวลาส่ง เพราะหากผู้รับเหมาช่วงส่งช้า ผู้รับเหมาหลักเป็นฝ่ายรับผลต่อกำหนดของโครงการ และการเปลี่ยนผู้รับเหมาช่วงกลางทางต้องเริ่มชุดเอกสารใหม่ทั้งหมด

ห้าสาเหตุที่พบมาก คือชื่อบริษัทหรือชื่อผู้ลงนามสะกดไม่ตรงกันระหว่างเอกสารในชุด มติที่ประชุมไม่ครอบคลุมเอกสารที่นำไปลงนามจริง หนังสือรับรองนิติบุคคลออกเกินกรอบเวลาที่ปลายทางยอมรับ คำแปลไม่ได้ผูกกับต้นฉบับตามรูปแบบที่กำหนด และเอกสารมีการแก้ด้วยปากกาหรือน้ำยาลบคำผิดโดยไม่มีการลงนามกำกับ ทั้งห้าข้อป้องกันได้ด้วยการตรวจทานเทียบทีละบรรทัดก่อนเข้าขั้นรับรอง ซึ่งใช้เวลาน้อยกว่าการทำชุดใหม่หลายเท่า

เตรียมรายการเอกสารที่ผู้ว่าจ้างขอเป็นลายลักษณ์อักษร เอกสารสถานะนิติบุคคลที่ออกใหม่ล่าสุด รายชื่อผู้ถือหุ้นปัจจุบัน มติที่ประชุมหรือร่างที่จะใช้ ร่างสัญญาหรือเอกสารที่จะลงนาม บัตรประจำตัวและหนังสือเดินทางของผู้ลงนาม ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง หนังสือรับรองผลงานที่จะใช้ และกำหนดวันที่ต้องยื่นจริง ข้อมูลวันกำหนดสำคัญมาก เพราะใช้กำหนดว่าต้องเริ่มขั้นใดก่อนและขั้นใดทำขนานกันได้