What should be the garage's unit of cost?

Use one job card per vehicle visit as the cost unit, linking the job number to the registration, chassis number, intake date, and the technician assigned. Every transaction must reference that number: parts issued, labour booked, outsourced work, and other directly identifiable costs. On closing the job, billed value can be compared with actual cost immediately. Pooling everything into a single monthly figure tells you only whether the month was profitable, not which type of work loses money.

How should technician labour enter job cost?

Compute an hourly rate per technician grade from wages including benefits and statutory contributions, divided by the hours actually available for jobs in the month rather than calendar hours, since time goes to shop duties, training, and waiting for vehicles. Book hours to each job card and apply that rate; show the remainder as unassigned time in the report. That reveals how much technician capacity is being used and lets pricing reflect real cost.

How should parts be costed?

Use moving average cost for parts bought repeatedly, since purchase prices shift with each order and with exchange rates for imports; cost must include inbound freight and any non-recoverable tax. Parts ordered for a specific job go straight to that job card at actual purchase cost. Most important, part codes must not duplicate — many garages end up with several codes for the same item created at different times, which makes stock quantities and average cost unreliable.

When is revenue recognised on insurance jobs?

Separate the date work completes and the vehicle is released from the date the insurer approves the amount and the date it pays. Generally revenue is recognised when the agreed work is complete and the billable amount is determinable, raising a receivable per policy, with a control register by insurer and claim number. The point to control is the gap between the amount quoted and the amount approved: record it as an adjustment with a reason rather than rewriting past sales so that no one can trace which lines were cut.

How to document the customer's share versus the insurer's?

Raise one job card but split the lines by payer, then issue separate billing documents to the customer and the insurer for their respective portions, quoting the claim number and registration on both for traceability. In the ledger, two receivables point back to the same job card so job margin can be computed from the combined total. The frequent slip is collecting from the customer but not yet billing the insurer, or billing an amount that does not match the approved lines, leaving balances to accumulate unchased.

How to record work sublet out, such as head skimming?

Record it as a cost of that job card from the invoice or receipt received, attaching the document to the card. It should not go to general shop expenses, which would overstate the job's margin. Keep a sublet register showing the send date, return date, and agreed amount, to control work sitting outside and to confirm documents are in hand before billing the customer. If the subcontractor issues nothing usable for accounting, that cost becomes hard to explain under review.

How should rework under warranty be booked?

Open a new job card referencing the original, book the actual parts and labour there, and bill nothing to the customer. Group that cost under a rework category so its share of sales is visible. This figure is a strong management tool: it points to technicians or job types needing a change of method, and where a part was defective it supports a claim on the supplier. Burying rework cost in the original card distorts both cards and defeats analysis.

What to do at month-end with vehicles still in the shop?

Prepare a work-in-progress list from open job cards showing parts issued, hours booked, and sublet work not yet returned, and carry that cost as work in progress rather than expensing it all in the month the parts were issued, since the revenue falls in the following month. Print and retain this list each month-end with the reviewer's signature: auditors and tax reviewers ask for it to reconcile against the vehicles physically on site.

How to cost oils, grease, and consumables?

Split into two groups. Items attributable to jobs, such as engine oil by litres filled, are charged to the job card by actual quantity, with control over drum opening, usage, and remaining balance. Items not attributable, such as parts cleaner and rags, go to shop overhead and are allocated by technician hours. Count the first group monthly: it is where quantities disappear most easily, and margins erode steadily if no one reconciles purchases against amounts charged to jobs.

Is a deposit taken before ordering parts revenue yet?

In principle it is not revenue until the agreed work is delivered: record it as a customer advance liability and release it when the job closes and billing is issued, with a deposit register showing job number, receipt date, amount, and status. Let your accountant determine the tax-document obligation from the nature of the transaction and the payment timing. Avoid treating deposits as immediate sales, because cancellations then force repeated retrospective sales corrections.

Must used tyres and batteries taken in trade be recorded?

They should be, since they have resale value and form another revenue stream. Create item codes for used units separate from new, record quantities taken in with the job number, and recognise income on sale with receipt documentation. Where rules require disposal or return to the manufacturer, keep proof of handover. Leaving them unrecorded keeps that revenue outside the system and creates a gap internal controls struggle to close.

Which reports should the owner read monthly?

Six reports suffice for decisions: gross margin by job type — general repair, body and paint, scheduled service, insurance work; the ratio of labour to parts revenue; technician utilisation; work in progress with ageing of open jobs; insurer receivables by age; and parts with no movement for over six months. Together they answer which work to take more of, whether to add or reduce technicians, where cash is tied up, and who to negotiate with first.

Must labour and parts be separate lines on one document?

Separate lines are advisable: the items differ in nature, customers and insurers can verify them, and accounting can split the two revenue streams to compute gross margin correctly. Listing parts by code and quantity alongside the hours charged also cuts billing disputes substantially. The form of the tax document and the rate applied should be checked by your accountant against the nature and registration status of the business, which differs from garage to garage.

What does a garage need to hand over to an accounting firm?

Three months of job cards with their matching billing documents, the parts stock list and the coding convention used, the wage table and technician records, agreements with insurers and the rates agreed, the sublet register with subcontractors, purchase documents from main suppliers, the deposit register, and the list of vehicles on site on the handover date. That set is enough to establish the chart of accounts and costing method in one pass, rather than querying items one by one for weeks.

FAQ

บัญชีอู่ซ่อมรถและศูนย์บริการยานยนต์

อู่ซ่อมรถ ศูนย์บริการยางและช่วงล่าง ร้านซ่อมสีและตัวถัง รวมถึงศูนย์บำรุงรักษาตามระยะ มีลักษณะบัญชีเฉพาะที่ผสมงานบริการกับการขายอะไหล่ในใบเดียว มีงานเคลมประกันที่เก็บเงินจากบริษัทประกันแทนลูกค้า มีอะไหล่ค้างสต๊อกหลายพันรายการ และมีงานที่ค้างข้ามเดือนเพราะรออะไหล่ หัวข้อนี้อธิบายการวางระบบต้นทุนรายใบสั่งซ่อม การคุมอะไหล่ การรับรู้รายได้งานเคลม และรายงานที่ช่วยให้เจ้าของเห็นกำไรจริงของแต่ละงาน

ถามคำถามของคุณ บริการสำนักงานบัญชี

ใช้ใบสั่งซ่อมหนึ่งใบต่อรถหนึ่งคันหนึ่งครั้งเป็นหน่วยต้นทุน โดยผูกเลขใบสั่งซ่อมกับทะเบียนรถ เลขตัวถัง วันที่รับรถ และช่างผู้รับงาน ทุกรายการที่เกิดขึ้นต้องอ้างเลขนี้ ทั้งอะไหล่ที่เบิก ค่าแรงที่ลง งานที่จ้างนอก และค่าใช้จ่ายอื่นที่ระบุได้ เมื่อปิดงานจะเทียบยอดที่เรียกเก็บกับต้นทุนที่เกิดจริงได้ทันที การรวมทุกอย่างเข้าบัญชีรายเดือนก้อนเดียวทำให้รู้เพียงว่าเดือนนี้กำไรหรือขาดทุน แต่ไม่รู้ว่างานประเภทใดที่ทำให้เสียเงิน

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

ควรใช้อะไรเป็นหน่วยต้นทุนของอู่
ค่าแรงช่างควรคิดเข้าต้นทุนงานอย่างไร
อะไหล่ควรตีราคาต้นทุนแบบใด
งานเคลมประกันควรรับรู้รายได้เมื่อใด
ส่วนที่ลูกค้าจ่ายเองกับส่วนที่ประกันจ่าย ออกเอกสารอย่างไร
งานที่ส่งต่อให้ร้านอื่นทำ เช่น เจียรฝาสูบ ควรบันทึกอย่างไร
งานซ่อมซ้ำในระยะรับประกันควรลงบัญชีอย่างไร
รถที่ค้างซ่อมข้ามเดือนต้องทำอะไรตอนปิดงบ
น้ำมันเครื่อง จาระบี และวัสดุสิ้นเปลืองควรคิดต้นทุนอย่างไร
เงินมัดจำที่ลูกค้าวางก่อนสั่งอะไหล่ ถือเป็นรายได้หรือยัง
ยางเก่าและแบตเตอรี่เก่าที่รับคืนจากลูกค้าต้องบันทึกไหม
เจ้าของควรดูรายงานอะไรทุกเดือน
ค่าแรงกับค่าอะไหล่ในใบเดียว ต้องแยกบรรทัดไหม
ให้สำนักงานบัญชีดูแลอู่ ต้องเตรียมอะไร

ค้นหาคำถามทั้งหมด + ตัวกรอง

หัวข้ออื่น

บัญชีอู่ซ่อมรถและศูนย์บริการยานยนต์

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

แปลเอกสารและรับรองคำแปล

คำแปล NAATI สำหรับออสเตรเลีย

รับรองเอกสารโดยทนาย Notary Public

รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูต

Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

วีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

หนังสือรับรองความประพฤติและตรวจประวัติอาชญากรรม

จดทะเบียนสมรสและเอกสารครอบครัว

บัญชี ภาษี และงบการเงินสำหรับธุรกิจในไทย

จดทะเบียนบริษัทและการถือหุ้นของชาวต่างชาติ

บัตรเดินทางนักธุรกิจเอเปค (APEC Business Travel Card)

นิติกรณ์เอกสารรายประเทศปลายทาง

เอกสารการศึกษาและใบรับรองวิชาชีพ

ทะเบียนราษฎร หย่า และรับบุตรบุญธรรม

งานแปลเฉพาะทาง สัญญา การแพทย์ และเอกสารคดี

บริการล่ามในงานราชการ ศาล และการเจรจาธุรกิจ

ที่ดิน คอนโด และสัญญาเช่าสำหรับผู้ซื้อชาวต่างชาติ

พันธสัญญา มรดก และการจัดการทรัพย์สินข้ามประเทศ

สัญญาจ้าง เลิกจ้าง และคดีแรงงาน

ส่งเสริมการลงทุน BOI และใบอนุญาตประกอบธุรกิจต่างชาติ

ภาษีบุคคลธรรมดาของชาวต่างชาติและการแลกเปลี่ยนข้อมูลบัญชี

ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน และสิทธิของลูกจ้างต่างชาติ

เครื่องหมายการค้า ลิขสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญา

ร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ

บังคับคดีและสืบทรัพย์

คดีอาญาและการประกันตัว

ใบอนุญาตประกอบกิจการและ อย.

PDPA และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ภาษีที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง และค่าโอน

ล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ

อุบัติเหตุ ประกันภัย และการเรียกค่าเสียหาย

e-Tax Invoice และระบบภาษีดิจิทัล

พิธีการศุลกากร นำเข้า-ส่งออก

แฟรนไชส์ ไลเซนส์ และตัวแทนจำหน่าย

อนุญาโตตุลาการและการไกล่เกลี่ย

ขายออนไลน์และธุรกิจดิจิทัล

ครอบครัวข้ามชาติ หย่า และอำนาจปกครองบุตร

หน้าที่รายงานตัวและการรักษาสถานะคนต่างชาติ

โอนเงินเข้าออกประเทศและหลักฐานแหล่งเงิน

สัญญาก่อสร้างและงานรับเหมา

สมาคม มูลนิธิ และองค์กรไม่แสวงหากำไร

ขอ อย. อาหาร เครื่องสำอาง และผลิตภัณฑ์สมุนไพร

วีซ่าพำนักระยะยาวในไทย

ใบอนุญาตทำงานและหน้าที่ของนายจ้าง

ภาษีรายได้ดิจิทัลและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตขนส่งและโลจิสติกส์

ใบอนุญาตโรงแรม สถานบริการ และสุรา

ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี

ใบอนุญาตโรงงานและนิคมอุตสาหกรรม

ใบอนุญาตฟินเทค การชำระเงินและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตคลินิก สปาและธุรกิจสุขภาพ

การเปิดบัญชีธนาคารและการเข้าถึงสินเชื่อของชาวต่างชาติ

ใบขับขี่ การจดทะเบียนรถและการนำรถเข้าประเทศ

ใบสำคัญถิ่นที่อยู่ถาวรและการแปลงสัญชาติ

ใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวและบัตรมัคคุเทศก์

นิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรร

การไปทำงานต่างประเทศของแรงงานไทย

ใบอนุญาตโรงเรียนเอกชนและสถาบันกวดวิชา

ที่ดินเกษตรกรรมและเอกสารสิทธิ์แต่ละชั้น

ติดตั้งโซลาร์และใบอนุญาตด้านพลังงาน

งานเงินเดือน สลิปพนักงาน และภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน

ขั้นตอนคดีแพ่งในศาลไทย ตั้งแต่ยื่นฟ้องถึงชั้นฎีกา

หมิ่นประมาท ข้อความออนไลน์ และความผิดทางคอมพิวเตอร์

ถูกสรรพากรตรวจสอบภาษี การประเมิน และการอุทธรณ์

งบการเงิน การสอบบัญชี และการรายงานให้บริษัทแม่

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใช้อัตราไหน ยื่นแบบใด และแก้ผิดพลาดอย่างไร

ราคาโอนระหว่างบริษัทในเครือ เอกสารที่ต้องมีและวิธีตั้งราคา

ไกล่เกลี่ยและทำสัญญาประนีประนอม ทางจบคดีที่เร็วกว่าการสืบพยาน

ฟ้องหน่วยงานรัฐในศาลปกครอง เงื่อนไข ระยะเวลา และสิ่งที่ขอได้

ข้อพิพาทผู้ถือหุ้นและกรรมการ แก้ทางไหนได้ก่อนถึงศาล

คดีผู้บริโภค ฟ้องร้านหรือถูกลูกค้าฟ้อง ต้องเตรียมอะไร

ภาษีเงินได้นิติบุคคล ยื่นครึ่งปีและปลายปีให้ไม่ถูกปรับ

ย้ายสำนักงานบัญชีหรือเปลี่ยนระบบกลางปี ทำอย่างไรไม่ให้ข้อมูลหาย

งานเลขานุการบริษัท ทะเบียนกรรมการ ประชุมผู้ถือหุ้น และการนำส่งงบ

อากรแสตมป์ ตราสารที่ต้องติด อัตรา และผลเมื่อไม่ปิดอากร

สินค้าคงเหลือและต้นทุน ตรวจนับสต๊อก วิธีคิดต้นทุน และผลต่างที่อธิบายได้

หนังสือมอบอำนาจ เขียนให้ใช้ได้จริงกับที่ดิน ธนาคาร ศาล และหน่วยราชการ

ปิดงบย้อนหลังและงบค้างส่ง ทำให้กลับมาสะอาดได้อย่างไร