บัญชีอู่ซ่อมรถและศูนย์บริการยานยนต์

ใช้ใบสั่งซ่อมหนึ่งใบต่อรถหนึ่งคันหนึ่งครั้งเป็นหน่วยต้นทุน โดยผูกเลขใบสั่งซ่อมกับทะเบียนรถ เลขตัวถัง วันที่รับรถ และช่างผู้รับงาน ทุกรายการที่เกิดขึ้นต้องอ้างเลขนี้ ทั้งอะไหล่ที่เบิก ค่าแรงที่ลง งานที่จ้างนอก และค่าใช้จ่ายอื่นที่ระบุได้ เมื่อปิดงานจะเทียบยอดที่เรียกเก็บกับต้นทุนที่เกิดจริงได้ทันที การรวมทุกอย่างเข้าบัญชีรายเดือนก้อนเดียวทำให้รู้เพียงว่าเดือนนี้กำไรหรือขาดทุน แต่ไม่รู้ว่างานประเภทใดที่ทำให้เสียเงิน

คำนวณอัตราค่าแรงต่อชั่วโมงของช่างแต่ละกลุ่มจากค่าจ้างรวมสวัสดิการและเงินสมทบ หารด้วยชั่วโมงทำงานที่ใช้กับงานได้จริงในรอบเดือน ไม่ใช่ชั่วโมงตามปฏิทิน เพราะมีเวลาที่ใช้กับงานส่วนกลาง การอบรม และเวลารอรถ จากนั้นบันทึกชั่วโมงที่ลงกับแต่ละใบสั่งซ่อมและคูณด้วยอัตรานั้น ส่วนเวลาที่เหลือให้แสดงเป็นเวลาไม่ผูกงานในรายงาน เพื่อให้เห็นว่ากำลังช่างถูกใช้ไปเท่าไรและตั้งราคางานได้สอดคล้องกับต้นทุนที่แท้จริง

ใช้วิธีต้นทุนถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่สำหรับอะไหล่ที่ซื้อซ้ำ เพราะราคาซื้อขยับตามรอบและอัตราแลกเปลี่ยนสำหรับของนำเข้า ต้นทุนต้องรวมค่าขนส่งเข้าและภาษีที่ขอคืนไม่ได้ ส่วนอะไหล่ที่สั่งเฉพาะงานให้ตัดเข้าใบสั่งซ่อมนั้นตรง ๆ ตามราคาที่ซื้อจริง สำคัญที่สุดคือรหัสอะไหล่ต้องไม่ซ้ำซ้อน เพราะอู่หลายแห่งมีรหัสเดียวกันของอะไหล่เดียวกันหลายรหัสจากการตั้งคนละครั้ง ทำให้ยอดสต๊อกและต้นทุนเฉลี่ยเชื่อถือไม่ได้

แยกให้ชัดระหว่างวันที่ทำงานเสร็จส่งมอบรถ กับวันที่บริษัทประกันอนุมัติยอดและวันที่จ่ายเงิน โดยทั่วไปรายได้รับรู้เมื่อทำงานเสร็จตามที่ตกลงและมียอดที่เรียกเก็บได้ชัดเจน แล้วตั้งเป็นลูกหนี้บริษัทประกันรายกรมธรรม์ พร้อมทำทะเบียนคุมแยกรายบริษัทและรายเลขเคลม สิ่งที่ต้องคุมคือส่วนต่างระหว่างยอดที่เสนอกับยอดที่อนุมัติ ซึ่งควรบันทึกเป็นรายการปรับพร้อมเหตุผล ไม่ใช่ปรับยอดขายย้อนหลังจนตามไม่ได้ว่าถูกตัดรายการใด

ตั้งใบสั่งซ่อมหนึ่งใบแต่แยกบรรทัดตามผู้ชำระ แล้วออกเอกสารเรียกเก็บแยกฉบับให้ลูกค้าและบริษัทประกันตามส่วนของตน ระบุเลขเคลมและทะเบียนรถบนทั้งสองฉบับเพื่อให้ตรวจย้อนได้ ในบัญชีให้ลูกหนี้สองรายชี้กลับไปที่ใบสั่งซ่อมเดียวกัน เพื่อคำนวณกำไรของงานได้จากยอดรวมทั้งสองฝ่าย จุดที่พลาดบ่อยคือเก็บเงินลูกค้าแล้วแต่ยังไม่วางบิลประกัน หรือวางบิลแล้วยอดไม่ตรงกับบรรทัดที่อนุมัติ ทำให้ยอดค้างสะสมโดยไม่มีใครตาม

บันทึกเป็นต้นทุนของใบสั่งซ่อมนั้นตามใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ พร้อมแนบเอกสารเข้ากับใบสั่งซ่อม ไม่ควรรวมเข้าค่าใช้จ่ายทั่วไปของอู่ เพราะจะทำให้กำไรงานนั้นดูสูงเกินจริง ควรมีทะเบียนงานส่งต่อระบุวันที่ส่ง วันที่รับคืน และยอดที่ตกลง เพื่อคุมงานที่ค้างอยู่ข้างนอกและตรวจว่าได้รับเอกสารครบก่อนวางบิลลูกค้า หากผู้รับงานไม่ออกเอกสารที่ใช้ทางบัญชีได้ ต้นทุนส่วนนั้นจะกลายเป็นรายการที่อธิบายยากเมื่อถูกตรวจ

เปิดใบสั่งซ่อมใหม่ที่อ้างถึงใบเดิม และลงต้นทุนจริงทั้งอะไหล่และค่าแรงในใบใหม่ แต่ไม่ออกยอดเรียกเก็บลูกค้า จากนั้นจัดต้นทุนก้อนนี้ไว้ในหมวดงานซ่อมซ้ำเพื่อดูสัดส่วนต่อยอดขาย ตัวเลขนี้เป็นเครื่องมือจัดการที่ดีมาก เพราะชี้ให้เห็นช่างหรือประเภทงานที่ต้องปรับวิธี และถ้าอะไหล่บกพร่องก็ใช้เป็นหลักฐานเรียกเคลมจากผู้จัดจำหน่าย การนำต้นทุนงานซ่อมซ้ำไปกลบในใบเดิมทำให้ตัวเลขทั้งสองใบเพี้ยนและวิเคราะห์อะไรไม่ได้

ทำรายการงานระหว่างทำจากใบสั่งซ่อมที่ยังไม่ปิด ระบุอะไหล่ที่เบิกแล้ว ชั่วโมงที่ลงแล้ว และงานส่งต่อที่ยังไม่ได้รับคืน แล้วยกยอดต้นทุนส่วนนี้เป็นงานระหว่างทำ ไม่ใช่ตัดเป็นต้นทุนขายทั้งหมดในเดือนที่เบิกของ เพราะรายได้จะไปเกิดเดือนหน้า รายการนี้ควรพิมพ์เก็บทุกสิ้นเดือนพร้อมลายมือชื่อผู้ตรวจ เพราะเป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชีและผู้ตรวจภาษีขอดูเพื่อเทียบกับรถที่อยู่ในพื้นที่จริง

แยกสองกลุ่ม กลุ่มที่ระบุเข้างานได้ เช่น น้ำมันเครื่องตามลิตรที่เติม ให้ตัดเข้าใบสั่งซ่อมตามปริมาณจริงโดยคุมยอดเปิดถัง ยอดใช้ และยอดคงเหลือ กลุ่มที่ระบุเข้างานไม่ได้ เช่น น้ำยาล้างชิ้นส่วน ผ้าเช็ด ให้จัดเป็นค่าใช้จ่ายโรงงานและปันเข้างานตามชั่วโมงช่าง ควรนับยอดคงเหลือกลุ่มแรกทุกเดือน เพราะเป็นจุดที่ยอดหายไปได้ง่ายที่สุดและกระทบกำไรต่อเนื่องหากไม่มีใครเทียบยอดที่ซื้อกับยอดที่ตัดเข้างาน

โดยหลักยังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะมีการส่งมอบงานตามที่ตกลง ให้บันทึกเป็นหนี้สินเงินรับล่วงหน้าและตัดออกเมื่อปิดงานและออกเอกสารเรียกเก็บ พร้อมทะเบียนคุมเงินมัดจำที่แสดงเลขใบสั่งซ่อม วันที่รับ ยอด และสถานะ ส่วนหน้าที่ออกเอกสารทางภาษีให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาตามลักษณะรายการและจังหวะการชำระ สิ่งที่ควรเลี่ยงคือรวมเงินมัดจำเข้ายอดขายทันที เพราะเมื่อลูกค้ายกเลิกงานจะแก้ยอดขายย้อนหลังหลายรอบ

ควรบันทึก เพราะมีมูลค่าขายต่อได้และเป็นรายได้อีกทางของอู่ ให้ตั้งรหัสสินค้าสำหรับของเก่าแยกจากของใหม่ บันทึกจำนวนที่รับเข้าพร้อมอ้างเลขใบสั่งซ่อม และบันทึกรายได้เมื่อขายออกพร้อมเอกสารรับเงิน หากมีข้อกำหนดเรื่องการส่งกำจัดหรือส่งคืนผู้ผลิต ให้เก็บหลักฐานการส่งมอบไว้ด้วย การไม่บันทึกทำให้รายได้ส่วนนี้ไม่ปรากฏในระบบและกลายเป็นช่องที่ตรวจสอบภายในทำได้ยาก

หกรายงานที่พอสำหรับการตัดสินใจ คือกำไรขั้นต้นแยกตามประเภทงาน เช่น ซ่อมทั่วไป ตัวถังและสี งานตามระยะ และงานเคลม สัดส่วนรายได้ค่าแรงต่อรายได้อะไหล่ อัตราการใช้กำลังช่าง ยอดงานระหว่างทำและอายุของงานที่ค้าง ลูกหนี้บริษัทประกันแยกตามอายุหนี้ และอะไหล่ที่ไม่เคลื่อนไหวเกินหกเดือน ชุดนี้ตอบคำถามสำคัญได้ครบ ทั้งงานประเภทใดควรรับมากขึ้น ต้องเพิ่มหรือลดช่าง มีเงินจมที่ใด และควรเจรจากับใครก่อน

ควรแยกบรรทัดให้ชัด เพราะเป็นรายการที่ต่างลักษณะกัน ช่วยให้ลูกค้าและบริษัทประกันตรวจได้ และช่วยให้บัญชีแยกรายได้สองกลุ่มเพื่อคำนวณกำไรขั้นต้นได้ถูกต้อง การระบุรายการอะไหล่ด้วยรหัสและจำนวนพร้อมชั่วโมงงานที่คิด ยังลดข้อพิพาทเรื่องยอดบิลได้มาก ส่วนรูปแบบเอกสารทางภาษีและอัตราที่ใช้ ให้ผู้ทำบัญชีตรวจตามประเภทกิจการและการจดทะเบียนของกิจการนั้น เพราะแต่ละอู่มีสถานะจดทะเบียนไม่เหมือนกัน

เตรียมใบสั่งซ่อมย้อนหลังสามเดือนพร้อมเอกสารเรียกเก็บที่คู่กัน รายการอะไหล่คงเหลือและวิธีตั้งรหัสที่ใช้ ตารางค่าแรงและข้อมูลพนักงานช่าง สัญญาหรือข้อตกลงกับบริษัทประกันและอัตราที่ตกลง รายการงานส่งต่อและผู้รับงาน เอกสารซื้ออะไหล่จากผู้จัดจำหน่ายหลัก ทะเบียนเงินมัดจำ และรายการรถที่ค้างในอู่วันส่งมอบข้อมูล ชุดนี้พอให้ตั้งผังบัญชีและวิธีต้นทุนได้ในรอบเดียว ไม่ต้องย้อนถามทีละรายการหลายสัปดาห์