ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร ค่าเสื่อมราคา และการตัดจำหน่ายให้ตรงทั้งบัญชีและภาษี

กฎหมายไม่ได้กำหนดตัวเลขขั้นต่ำไว้ แต่ทางปฏิบัติกิจการจะตั้งเพดานของตัวเองไว้ เช่น หนึ่งหมื่นบาทต่อชิ้น ต่ำกว่านั้นลงเป็นค่าใช้จ่ายทันที สิ่งที่ต้องระวังคือใช้เพดานเดียวกันทุกงวดและเขียนไว้ในนโยบายบัญชี เพราะถ้าปีหนึ่งลงค่าใช้จ่ายทั้งก้อนแล้วปีถัดไปตั้งเป็นสินทรัพย์ กำไรที่เทียบระหว่างปีจะอ่านไม่ได้ และผู้สอบบัญชีจะขอคำอธิบาย

ต่างกันได้ ทางบัญชีให้ประมาณตามการใช้งานจริงของกิจการ ส่วนทางภาษีมีอัตราขั้นสูงที่หักได้ต่อปีกำหนดไว้ ถ้าบัญชีคิดเร็วกว่าที่ภาษียอมให้ ส่วนเกินจะเป็นรายการบวกกลับในการคำนวณภาษี วิธีที่ทำให้ปวดหัวน้อยที่สุดสำหรับกิจการเล็กคือเลือกอายุที่อยู่ในกรอบภาษีตั้งแต่ต้น แล้วเก็บกระดาษทำการเทียบสองฝั่งไว้เฉพาะสินทรัพย์ที่จำเป็นต้องต่างจริง

ถามสองข้อคือของกลับมาทำงานเท่าเดิมหรือดีขึ้น และอายุการใช้งานยืดออกไหม เปลี่ยนอะไหล่ให้เครื่องกลับมาเดินตามปกติคือค่าซ่อมลงเป็นค่าใช้จ่าย แต่ถ้าเปลี่ยนระบบทั้งชุดจนกำลังผลิตเพิ่มหรือใช้ได้อีกหลายปีคือส่วนปรับปรุงที่ต้องตั้งเป็นสินทรัพย์และคิดค่าเสื่อม กรณีที่ก้ำกึ่งให้เก็บใบเสนอราคาที่ระบุขอบเขตงานไว้ประกอบ เพราะข้อโต้แย้งกับเจ้าหน้าที่มักจบที่รายละเอียดในเอกสารช่างมากกว่าตัวเลข

อย่างน้อยต้องมีรหัสสินทรัพย์ ชื่อและรุ่น วันที่พร้อมใช้งาน ต้นทุนแยกภาษีซื้อ สถานที่ตั้งและผู้รับผิดชอบ อายุการใช้งาน วิธีคิดค่าเสื่อม ค่าเสื่อมสะสม และเลขที่ใบกำกับที่อ้างอิงกลับได้ ช่องที่คนมักลืมคือวันที่พร้อมใช้งานซึ่งไม่ใช่วันที่ซื้อ เพราะเครื่องที่ยังติดตั้งไม่เสร็จยังไม่เริ่มคิดค่าเสื่อม และช่องสถานที่ตั้งที่ทำให้นับของจริงได้เร็วเมื่อถึงเวลาตรวจนับ

ปีละครั้งก่อนปิดงบเป็นจังหวะที่ใช้ได้กับกิจการทั่วไป ส่วนของที่ย้ายบ่อยอย่างคอมพิวเตอร์และเครื่องมือช่างควรนับทุกครึ่งปี วิธีที่ได้ผลคือพิมพ์ทะเบียนแยกตามสถานที่ ให้คนที่ไม่ได้ดูแลทรัพย์สินเป็นผู้เดินนับ แล้วบันทึกทั้งของที่หาไม่พบและของที่มีอยู่แต่ไม่มีในทะเบียน สองรายการหลังนี้คือที่มาของผลต่างที่ค้างข้ามปีจนแก้ไม่ได้ในภายหลัง

ถ้าขายต้องออกใบกำกับภาษีตามราคาที่ตกลง แล้วตัดต้นทุนกับค่าเสื่อมสะสมออกพร้อมกันเพื่อรับรู้กำไรหรือขาดทุนจากการขาย ถ้าทิ้งหรือทำลายต้องมีรายงานสภาพของ มติผู้มีอำนาจอนุมัติ และพยานร่วมเป็นผู้ทำลาย เก็บภาพถ่ายไว้ด้วย เพราะการตัดมูลค่าคงเหลือเป็นค่าใช้จ่ายโดยไม่มีหลักฐานการทำลายเป็นรายการที่ถูกตั้งคำถามบ่อยที่สุดในการตรวจสอบภาษี

เช่าซื้อให้ตั้งสินทรัพย์ตามราคาเงินสดและแยกดอกเบี้ยไปทยอยรับรู้ตามงวด ไม่ใช่รวมยอดผ่อนทั้งก้อนเป็นต้นทุน ส่วนสัญญาเช่าดำเนินงานที่ไม่โอนกรรมสิทธิ์จะลงเป็นค่าเช่าตามงวด จุดที่ทำให้งบผิดบ่อยคือเอายอดผ่อนรายเดือนไปลงเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวนขณะที่ก็ตั้งสินทรัพย์ไว้ด้วย ทำให้ต้นทุนถูกนับสองครั้ง

ยังต้องคิดค่าเสื่อมต่อไปตามปกติหากยังถืออยู่ในกิจการ แต่ควรประเมินว่ามูลค่าที่คาดว่าจะได้รับคืนต่ำกว่ามูลค่าตามบัญชีหรือไม่ ถ้าต่ำกว่าอย่างชัดเจนให้บันทึกการด้อยค่าและแนบเหตุผลไว้ เช่น ราคาซื้อขายของมือสองที่หาได้ ทางภาษีอาจไม่ยอมให้หักผลขาดทุนจากการด้อยค่าจนกว่าจะมีการขายหรือทำลายจริง จึงต้องแยกกระดาษทำการไว้ตั้งแต่ตอนบันทึก

เก็บต้นทุนที่จำเป็นเพื่อให้สินทรัพย์อยู่ในสภาพพร้อมใช้ตามประสงค์ เช่น ค่าอุปกรณ์ ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง ค่าทดสอบระบบ และค่าใช้จ่ายทางวิชาชีพที่เกี่ยวข้องโดยตรง หยุดเก็บเมื่อพร้อมใช้งาน ไม่ใช่เมื่อเริ่มเปิดขายจริง ค่าฝึกอบรมพนักงานและค่าโฆษณาเปิดตัวไม่ใช่ต้นทุนสินทรัพย์แม้จะเกิดในช่วงเดียวกัน

ได้ และเป็นงานที่เราทำบ่อย เริ่มจากดึงรายการซื้อย้อนหลังจากสมุดรายวันและใบกำกับ จับคู่กับของจริงที่นับได้ แล้วสร้างทะเบียนใหม่ที่มีค่าเสื่อมสะสมคำนวณย้อนถึงวันพร้อมใช้งาน ของที่หาต้นเรื่องไม่พบจะถูกแยกไว้เป็นรายการรอสรุปพร้อมข้อเสนอวิธีจัดการ ผลที่ได้คือทะเบียนที่กระทบยอดกับงบได้และใช้ยื่นภาษีต่อได้เลย ประสบการณ์ที่ปรึกษามายาวนานทำให้เราเห็นรูปแบบปัญหาซ้ำ ๆ และจัดลำดับแก้ได้เร็วกว่าเริ่มเองใหม่