บัญชีและภาษีปีแรกของบริษัทที่เพิ่งจดทะเบียน

เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท ขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีนิติบุคคลหากยังไม่ได้มาพร้อมการจดทะเบียน แต่งตั้งผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายและแจ้งชื่อต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จัดวางระบบเก็บเอกสารตั้งแต่ใบเสร็จแรกที่จ่ายจริง และถ้ามีการรับพนักงานเข้าทำงานตั้งแต่เดือนแรก ต้องยื่นเรื่องแจ้งสถานะนายจ้างกับหน่วยงานประกันสังคมภายในเวลาที่กำหนดไว้ตามกฎหมาย

ต้องขึ้นทะเบียนภายในสามสิบวันนับแต่วันที่มีลูกจ้างตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป แม้เป็นพนักงานคนแรกเพียงคนเดียวก็ต้องขึ้นทะเบียน กรรมการที่รับเงินเดือนในฐานะลูกจ้างของบริษัทก็อยู่ในข่ายต้องขึ้นทะเบียนเป็นผู้ประกันตนเช่นกัน หากล่าช้าเกินกำหนด นายจ้างต้องรับผิดเงินเพิ่มย้อนหลังนับแต่วันที่ควรขึ้นทะเบียน

นับจากวันจดทะเบียนถึงวันสิ้นรอบบัญชีที่ระบุไว้ในหนังสือบริคณห์สนธิหรือข้อบังคับบริษัท ซึ่งมักสั้นกว่าสิบสองเดือนเสมอ เว้นแต่จดทะเบียนพอดีวันต้นรอบ รอบแรกที่สั้นนี้มีผลต่อกำหนดยื่นงบและแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี ซึ่งนับจากวันสิ้นรอบบัญชีจริง ไม่ใช่นับครบสิบสองเดือนจากวันจดทะเบียน

เมื่อรอบบัญชีแรกสั้นกว่าสิบสองเดือนตามเงื่อนไขที่กฎหมายวางไว้ บริษัทไม่ต้องยื่นแบบครึ่งรอบ ภ.ง.ด.51 ของรอบนั้น ทว่าภาระการยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีอย่าง ภ.ง.ด.50 ยังคงอยู่เช่นเดิม โดยนับระยะเวลายื่นตามปกติจากวันสิ้นรอบบัญชี ก่อนสรุปว่าได้รับการยกเว้นจริง ควรตรวจสอบความยาวของรอบบัญชีกับผู้ทำบัญชีให้แน่ใจเสียก่อน

การจดทะเบียนจะกลายเป็นเรื่องบังคับก็ต่อเมื่อรายได้ในรอบปีแตะเกณฑ์ที่กฎหมายวางไว้ แต่หลายบริษัทเลือกจดโดยสมัครใจตั้งแต่ก่อนเปิดขายจริง โดยเฉพาะเมื่อรู้ล่วงหน้าว่ากลุ่มลูกค้าหลักเป็นนิติบุคคลที่ต้องใช้ใบกำกับภาษี หรือเมื่อค่าใช้จ่ายช่วงเริ่มต้นมีภาษีซื้อจำนวนมาก เช่น การจัดซื้ออุปกรณ์หรือค่าเช่าสำนักงาน เพราะการจดก่อนช่วยให้นำภาษีซื้อของช่วงเตรียมกิจการมาขอเครดิตได้ทันทีโดยไม่ต้องรอ

ลงได้หากเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งกิจการโดยตรง เช่น ค่าธรรมเนียมจดทะเบียน ค่าทำตรายาง หรือค่าที่ปรึกษาด้านการจัดตั้ง โดยต้องมีใบเสร็จที่ออกในนามผู้ก่อการหรือกรรมการผู้เตรียมจัดตั้ง แล้วนำมาบันทึกเป็นรายจ่ายของบริษัทในงบปีแรกพร้อมเอกสารอ้างอิงว่าเป็นค่าใช้จ่ายก่อนจัดตั้งจริง หากเป็นรายจ่ายส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องจะบันทึกเป็นรายจ่ายบริษัทไม่ได้

ห้ามใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวของกรรมการรับเงินจากลูกค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่ายของบริษัทโดยตรง ทุกธุรกรรมต้องผ่านบัญชีธนาคารในนามบริษัท หากกรรมการสำรองจ่ายไปก่อนต้องมีใบสำคัญรับคืนเงินและบันทึกเป็นเจ้าหนี้กรรมการจนกว่าจะเบิกคืน หากกรรมการนำเงินส่วนตัวมาให้บริษัทยืมใช้ ควรทำสัญญาเงินกู้ยืมกรรมการเป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้ยอดคงค้างสะสมโดยไม่มีที่มา

ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ระบุชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท เพราะนำไปบันทึกเป็นรายจ่ายพร้อมขอเครดิตภาษีซื้อได้ในคราวเดียว รองลงมาคือใบเสร็จรับเงินอย่างย่อที่มีชื่อบริษัทระบุไว้ ซึ่งบันทึกเป็นรายจ่ายทางบัญชีได้ตามปกติเพียงแต่ไม่มีสิทธิขอเครดิตภาษีซื้อ ส่วนหลักฐานที่อ่อนที่สุดคือสลิปโอนเงินลอยๆ ที่ไม่มีเอกสารประกอบใด ซึ่งมักเป็นจุดที่ถูกตั้งคำถามเมื่อมีการตรวจสอบในภายหลัง

โดยหลักภาษีซื้อจะใช้เครดิตได้ตั้งแต่วันที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีผลเป็นต้นไป ภาษีซื้อของสินค้าคงเหลือหรือทรัพย์สินที่ยังมีอยู่ ณ วันจดทะเบียนอาจขอใช้เครดิตได้ตามหลักเกณฑ์เฉพาะที่กฎหมายกำหนด แต่ต้องมีการตรวจนับและยื่นแบบแสดงรายการตามขั้นตอน จึงควรวางแผนวันจดทะเบียนให้สอดคล้องกับแผนการซื้อสินทรัพย์สำคัญตั้งแต่ต้น

ภ.ง.ด.51 คือแบบประมาณการกำไรครึ่งรอบบัญชีซึ่งบริษัทปีแรกที่มีรอบสั้นกว่าสิบสองเดือนมักได้รับยกเว้นตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด ส่วน ภ.ง.ด.50 คือแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีที่ต้องยื่นเสมอไม่ว่ารอบบัญชีจะยาวหรือสั้น พร้อมงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแสดงความเห็นแล้ว การสับสนสองแบบนี้เป็นสาเหตุที่บริษัทเปิดใหม่มักยื่นแบบผิดประเภทในปีแรก

ต้องตรวจสอบเช่นเดียวกับปีปกติ ความสั้นของรอบบัญชีแรกไม่ได้ยกเว้นหน้าที่ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแสดงความเห็นต่องบการเงิน แม้กิจการยังไม่มีรายได้เลยก็ต้องจัดทำงบเปล่าให้ผู้สอบบัญชีตรวจและนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามกำหนด บริษัทจำนวนมากพลาดตรงนี้เพราะเข้าใจผิดว่าไม่มีรายได้แล้วไม่ต้องส่งงบ

จุดที่พบบ่อยคือรายจ่ายก่อนจัดตั้งที่ไม่มีเอกสารเชื่อมโยงชัดเจน เงินกู้ยืมกรรมการก้อนใหญ่ที่ปรากฏตั้งแต่เดือนแรกโดยไม่มีสัญญา รายได้ที่โผล่ก่อนวันจดทะเบียนบริษัท และอัตรากำไรที่ผิดปกติมากเมื่อเทียบกับกิจการประเภทเดียวกันในปีแรก การจัดเตรียมเอกสารรองรับทุกจุดเหล่านี้ตั้งแต่ต้นช่วยลดคำถามในการตรวจสอบภายหลังได้มาก

ต้องบันทึกทุนที่ชำระแล้วจริงตามหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีบริษัทจากผู้ถือหุ้นแต่ละคนตามสัดส่วนหุ้นที่ถือ หากผู้ถือหุ้นบางรายยังชำระไม่ครบ ต้องตั้งเป็นลูกหนี้ค่าหุ้นค้างชำระแยกให้เห็นชัดในงบ ไม่ใช่ปล่อยให้ยอดทุนที่แสดงในงบสูงกว่าที่รับชำระจริง เพราะเป็นจุดที่ผู้สอบบัญชีต้องขอหลักฐานการโอนเงินยืนยันเสมอ

ควรออกแบบให้สอดคล้องกับรายงานที่ผู้บริหารจะใช้จริง ไม่ใช่คัดลอกผังบัญชีมาตรฐานที่ละเอียดเกินความจำเป็นของกิจการขนาดเล็ก แยกบัญชีรายได้ตามสายผลิตภัณฑ์หรือบริการหลักตั้งแต่ต้นเพื่อให้ดูอัตรากำไรแต่ละสายได้ และเผื่อบัญชีสำหรับเงินกู้ยืมกรรมการ ค่าใช้จ่ายก่อนจัดตั้ง และเงินมัดจำรับล่วงหน้าไว้ตั้งแต่แรก เพราะรายการเหล่านี้มักเกิดขึ้นตั้งแต่เดือนแรกของกิจการใหม่

ต้องเตรียมหนังสือรับรองบริษัทฉบับที่คัดไว้ล่าสุด แผนที่ตั้งของสถานประกอบการพร้อมรูปถ่ายป้ายชื่อกิจการ สำเนาสัญญาเช่าหรือเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ในสถานที่ บัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม และหากมอบหมายให้ผู้อื่นไปยื่นแทนก็ต้องแนบเอกสารมอบอำนาจให้ครบ เจ้าหน้าที่มักลงพื้นที่ตรวจสถานประกอบการจริงก่อนพิจารณาอนุมัติ จึงควรติดตั้งป้ายชื่อบริษัทให้เรียบร้อยตั้งแต่ก่อนยื่นคำขอ

ได้ ผลขาดทุนสุทธิทางภาษีของปีแรกนำไปหักกลบกำไรของรอบบัญชีถัดไปได้ไม่เกินห้ารอบบัญชีนับแต่ปีที่เกิดผลขาดทุน โดยต้องใช้ตามลำดับปีก่อนหลังและมีเงื่อนไขว่าขาดทุนก้อนนั้นต้องปรากฏในแบบภาษีที่ยื่นไว้แล้วพร้อมงบการเงินรองรับ กิจการเปิดใหม่จึงควรยื่นแบบและงบปีแรกให้ครบถ้วนตรงเวลาแม้จะขาดทุน เพื่อรักษาสิทธิ์นี้ไว้ใช้ในอนาคต

นับจากวันที่นายทะเบียนรับจดทะเบียนบริษัท ซึ่งปรากฏในหนังสือรับรองเป็นวันเริ่มต้น ไม่ใช่วันที่เริ่มมีรายได้หรือวันที่เปิดบัญชีธนาคารจริง แม้กิจการยังไม่ได้ทำธุรกรรมใดเลยในช่วงแรก รอบบัญชีก็เดินไปแล้วตั้งแต่วันจดทะเบียน จึงต้องนับวันสิ้นรอบบัญชีแรกและกำหนดยื่นภาษีย้อนกลับจากวันจดทะเบียนนี้เสมอ

ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 ประจำปีพร้อมงบการเงินเปล่าที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแสดงความเห็นแล้วเสมอ แม้ตัวเลขรายได้และกำไรจะเป็นศูนย์ก็ตาม หากในระหว่างปีมีการจ่ายเงินได้ที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เช่น ค่าเช่าสำนักงานหรือค่าที่ปรึกษา ยังต้องยื่นแบบหักภาษี ณ ที่จ่ายรายเดือนตามปกติ การไม่มีรายได้ไม่ได้แปลว่าไม่มีหน้าที่ยื่นแบบใดเลย

ทุนที่แสดงในงบการเงินต้องเท่ากับส่วนที่ผู้ถือหุ้นได้ชำระเข้าบัญชีบริษัทจริงเท่านั้น ไม่ใช่ทุนจดทะเบียนเต็มจำนวนหากยังเรียกชำระไม่ครบ เงินสดที่ได้รับมาไม่จำเป็นต้องคงเหลืออยู่ในบัญชีธนาคารจนถึงวันสิ้นปี เพราะสามารถนำไปใช้จ่ายเป็นต้นทุนดำเนินงานของกิจการได้ตามปกติ สิ่งที่ผู้สอบบัญชีตรวจคือหลักฐานการโอนเงินเข้าตอนรับชำระค่าหุ้น ไม่ใช่ยอดคงเหลือปลายปี

กรรมการเสนอชื่อผู้สอบบัญชีรับอนุญาตต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อลงมติแต่งตั้งพร้อมกำหนดค่าตอบแทน ซึ่งโดยทั่วไปทำพร้อมกับการประชุมจัดตั้งบริษัทหรือการประชุมสามัญครั้งแรก ผู้สอบบัญชีที่ได้รับแต่งตั้งต้องมีใบอนุญาตที่ยังไม่หมดอายุและไม่มีความสัมพันธ์ที่ขัดต่อความเป็นอิสระกับกรรมการหรือผู้ถือหุ้นของบริษัท ชื่อผู้สอบบัญชีต้องปรากฏชัดเจนในรายงานที่แนบส่งพร้อมงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

กฎหมายว่าด้วยการบัญชีกำหนดให้มีสมุดรายวัน สมุดบัญชีแยกประเภท และบัญชีสินค้าคงเหลือหากมีการซื้อขายสินค้า เก็บรักษาไว้ ณ สถานประกอบการที่แจ้งไว้ พร้อมเอกสารประกอบการลงบัญชีทุกรายการ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และสัญญาต่างๆ เอกสารเหล่านี้ต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดนับจากวันปิดบัญชี แม้กิจการเพิ่งเริ่มดำเนินการในปีแรกก็อยู่ในข่ายต้องปฏิบัติเช่นเดียวกับกิจการที่ดำเนินการมานาน

เงินเดือนที่จ่ายให้กรรมการในฐานะลูกจ้างของบริษัทต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราก้าวหน้าเช่นเดียวกับพนักงานทั่วไปและนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน หากกรรมการคนนั้นขึ้นทะเบียนเป็นผู้ประกันตนของบริษัทด้วย ต้องหักเงินสมทบและนำส่งประกันสังคมตามปกติเช่นกัน แต่หากกรรมการรับเบี้ยประชุมหรือบำเหน็จกรรมการแทนเงินเดือนลูกจ้าง ลักษณะการหักภาษีจะต่างออกไปตามประเภทเงินได้ จึงควรกำหนดสถานะของกรรมการแต่ละคนให้ชัดตั้งแต่ต้นปี

ต้องยื่นแบบขึ้นทะเบียนนายจ้างพร้อมสำเนาหนังสือรับรองบริษัท แผนที่ตั้งสถานประกอบการ และแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนของพนักงานคนนั้นต่อสำนักงานประกันสังคมพื้นที่ที่สถานประกอบการตั้งอยู่ ต้องดำเนินการภายในสามสิบวันนับแต่วันที่พนักงานเริ่มงาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานประจำหรือกรรมการที่รับเงินเดือน หลังขึ้นทะเบียนแล้วต้องนำส่งเงินสมทบทุกเดือนภายในวันที่กำหนดควบคู่กับการยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ของเดือนเดียวกัน

เริ่มคิดค่าเสื่อมราคาตั้งแต่วันที่ทรัพย์สินนั้นพร้อมใช้งานจริง ไม่ใช่วันที่ซื้อหรือวันที่ชำระเงิน และหากรอบบัญชีแรกสั้นกว่าสิบสองเดือนต้องคำนวณค่าเสื่อมตามสัดส่วนจำนวนวันที่ใช้งานจริงในรอบนั้น ไม่ใช่เต็มปีเหมือนรอบปกติ ทรัพย์สินแต่ละประเภทมีอัตราค่าเสื่อมสูงสุดตามที่กฎหมายกำหนดต่างกัน จึงควรจัดทำทะเบียนทรัพย์สินแยกตามวันที่เริ่มใช้งานไว้ตั้งแต่ต้นเพื่อให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบได้ง่าย

หากกรรมการให้บริษัทกู้ยืมเงิน ไม่บังคับต้องคิดดอกเบี้ยแต่หากตกลงคิดต้องระบุอัตราไว้ในสัญญาเงินกู้เป็นลายลักษณ์อักษรให้ชัดเจน ในทางกลับกันหากบริษัทให้กรรมการกู้ยืมเงินไป เจ้าพนักงานสรรพากรมักถือว่าต้องคิดดอกเบี้ยในอัตราตลาดเป็นรายได้ดอกเบี้ยของบริษัท แม้ในสัญญาจะระบุว่าไม่คิดดอกเบี้ยก็ตาม ประเด็นเงินกู้ยืมกรรมการเป็นจุดที่ผู้สอบบัญชีและเจ้าพนักงานให้ความสนใจเป็นพิเศษในปีแรกของกิจการเปิดใหม่

งบการเงินที่ที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติแล้วต้องถูกนำส่งภายในหนึ่งเดือนนับจากวันอนุมัตินั้น ในขณะที่ตัวการประชุมอนุมัติงบเองก็มีกรอบเวลาบังคับให้จัดขึ้นไม่เกินสี่เดือนหลังวันสิ้นรอบบัญชี เมื่อรวมสองช่วงเข้าด้วยกันแล้ว ระยะเวลาทั้งหมดนับจากวันปิดรอบบัญชีจนถึงวันครบกำหนดส่งงบจึงตกอยู่ราวห้าเดือน ซึ่งเป็นคนละเส้นตายกับการยื่น ภ.ง.ด.50 ที่นับแยกต่างหากจากวันสิ้นรอบบัญชีเช่นกัน บริษัทที่เพิ่งเปิดใหม่จึงควรกำหนดปฏิทินสองเส้นนี้แยกกันให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้สับสน

ธนาคารมักรับพิจารณาจากงบการเงินระหว่างกาลที่จัดทำเอง ประกอบกับรายการเดินบัญชีธนาคารของกิจการ สัญญาว่าจ้างหรือใบสั่งซื้อจากลูกค้าที่แสดงรายได้ที่จะเกิดขึ้น และแผนธุรกิจที่มีตัวเลขประมาณการรองรับ หากผู้ถือหุ้นมีประวัติทางการเงินส่วนตัวที่ดี ธนาคารบางแห่งอาจใช้ประกอบการพิจารณาร่วมด้วยในปีแรกที่ยังไม่มีงบตรวจสอบ เมื่อมีงบปีแรกที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบแล้วออกมา ควรนำไปยื่นเพิ่มเติมประกอบวงเงินที่ขออยู่ทันที