Must company records sit at the registered address?

What the law cares about is that the company prepares and keeps complete records and can produce them for inspection within the time allowed when asked — not that every file physically sits at the registered address at all times. Practically, set out in an internal rule which groups of files are kept where, who holds the keys or access rights, and within how many days they can be produced at the registered address. The real risk is being unable to say who holds a record when asked, which looks like an absence of internal control.

How long should each group of records be kept?

Three broad groups keep it manageable. First, registration and formation documents — keep permanently, since they are referred to throughout the company's life. Second, accounting and tax records with supporting evidence — keep for the period the law requires, with room for the years a review may reach back. Third, contracts and personnel records — keep for the life of the obligation plus the period in which a dispute could arise. Then build a table of destruction years and approvers, so important papers do not disappear during a clear-out.

How does official correspondence sent to the registered address reach us?

There must be a written sequence: the provider logs the date and time received, photographs the envelope front with the sender's name, notifies the company's coordinator the same day, and forwards the original by the agreed channel. On the company's side keep an inbound register naming the responsible person and the response deadline. The frequent failure is a letter with a short deadline being forwarded slowly until the date passes. Prevent it by classifying anything from a state authority as urgent, notified immediately and separately from ordinary post.

How do we avoid missing a deadline to respond?

On receipt, log three dates at once: the date on the letter, the date the company actually received it, and the response deadline. Set two reminders before the due date and name an individual, not a department, as responsible. If it becomes clear the material cannot be gathered in time, apply in writing for an extension before the deadline, with the reason and the date you can deliver. Advance notice backed by a plan is generally received better than silence followed by a late submission with no explanation.

Which bundle should be ready before anyone asks?

Prepare the basics that are asked for almost every time: the current registration certificate, the objects and list of authorised signatories, the address agreement with the provider and the consent to use the premises, relevant tax registrations, the most recent filed financial statements, sample sales and purchase tax invoices, contracts with principal customers and suppliers, and the staff register with payroll evidence. Refresh the set quarterly, so when a request arrives it can be sent promptly rather than assembled from scratch under time pressure.

What evidence shows the company genuinely operates?

The weighty evidence is a continuous, mutually consistent trail of activity: contracts that were actually performed, delivery notes and proof of receipt, bank movements matching invoices, payroll and contributions paid on cycle, minutes with genuine business content, and records of customer contact. Weak evidence is a year's paperwork created in one sitting after the fact, because it does not reflect activity as it happened. Recording month by month is therefore worth far more than a rush when the request lands.

An officer arrives at the address but no staff are there — what should happen?

Agree in advance with the provider what the front desk may do: take the visitor's card and note the authority, ask the purpose, contact the company's coordinator immediately, and arrange a time for an authorised person to attend with the records. The desk should not answer factual questions about the business or hand over documents for the company, since an inaccurate answer becomes a record that has to be corrected later. Afterwards, ask for a written note of what happened and the time of the visit, and keep it.

The request is very broad — must everything be sent?

Read carefully what is sought, for which period, and for what purpose. If the wording is broad enough to bear several readings, it is fair — and cooperative rather than obstructive — to ask in writing for the items and period to be specified. Then supply everything within that scope, with an index showing where each item sits, and identify anything not yet located with the reason and the date it will follow. Sending more than was asked can open unrelated questions and add work for both sides.

How should papers holding customer or staff data be handled?

Send only what the purpose of the request requires and consider masking irrelevant parts — full account numbers, health information, or details of people who are not parties — recording what was masked and why. Where a large volume of personal data must go, use a channel with access control and log who received it and when. Also inform whoever handles personal data internally, so the disclosure is entered in the processing activity register the organisation maintains.

Can files replace paper?

In many cases yes, but the method must be dependable: scan every page legibly, name files under a searchable convention, log who scanned them and when, control edit rights, and hold a backup at a separate location. Paper originals are still worth keeping where a signature or seal may have to be produced in physical form, such as major contracts and registration documents. A practical approach is a register recording where each item's paper original sits, so it can be retrieved without opening every box.

Moving to another address provider — what about old records?

Before terminating, obtain the full historical inbound log, collect every document still held, and get written confirmation of the service end date. Then notify the registry and counterparties of the new address in order, and arrange forwarding during the transition. What commonly slips through is correspondence from authorities still using the old address months later, so check back with the former provider periodically until you are satisfied nothing further arrives, and only then close the matter formally.

What does an annual check of the filing system look like?

Pick about ten items at random from each group and try to retrieve them within a set time; where retrieval fails, note at which step it stalled. Check that the destruction schedule is actually applied, that leavers' access rights have been withdrawn, and that backups genuinely restore by test-restoring some files, and review the inbound register to confirm every letter was closed out. Summarise the results as a fix list with owners and dates, rather than a note that a check occurred with nothing following it.

A request has arrived and the records are incomplete — where to start?

Start by listing what the request seeks, then sort into three piles: held and ready to send, held but needing collation or copying, and missing or not located. For the third pile, record the true reason and look for alternative evidence of the same fact, such as bank movements in place of a lost receipt. Then submit what is ready and state a timetable for the rest. Involving a lawyer or accountant at the outset helps rank which gaps matter most and how to explain them to the point.

FAQ

เก็บเอกสารและรับคำขอตรวจสอบเมื่อใช้ที่อยู่สำนักงานให้บริการ

บริษัทที่จดทะเบียนไว้ที่สำนักงานให้บริการมักไม่ได้เก็บแฟ้มเอกสารไว้ที่ที่อยู่นั้น แต่เมื่อมีหนังสือเรียกเอกสาร มีเจ้าหน้าที่มาขอดูหลักฐาน หรือมีผู้สอบบัญชีขอตรวจ ก็ยังต้องหาเอกสารให้ได้ครบภายในกำหนด หัวข้อนี้อธิบายว่าเอกสารกลุ่มใดควรเก็บที่ไหน ใครเป็นผู้รับหนังสือและส่งต่ออย่างไรให้ไม่ตกหล่น วิธีเตรียมชุดเอกสารให้พร้อมก่อนถูกขอ วิธีตอบเมื่อคำขอกว้างเกินความจำเป็น และการวางบันทึกให้พิสูจน์ได้ว่าบริษัทดำเนินกิจการจริงแม้พนักงานทำงานจากหลายที่

ถามคำถามของคุณ บริการ Virtual Office

สิ่งที่กฎหมายสนใจคือบริษัทต้องจัดทำและเก็บเอกสารให้ครบถ้วน และต้องส่งมอบให้ตรวจได้ภายในกำหนดเมื่อถูกเรียก ไม่ใช่ว่าแฟ้มทุกใบต้องกองอยู่ที่ที่อยู่จดทะเบียนตลอดเวลา ในทางปฏิบัติจึงใช้วิธีระบุไว้ในระเบียบภายในว่าแฟ้มกลุ่มใดเก็บที่ใด ใครถือกุญแจหรือสิทธิเข้าถึง และจะนำมาแสดงที่ที่อยู่จดทะเบียนได้ภายในกี่วัน สิ่งที่เสี่ยงจริงคือการตอบไม่ได้ว่าเอกสารอยู่ที่ใครเมื่อถูกถาม ซึ่งทำให้ดูเหมือนไม่มีการควบคุมภายในเลย

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

เอกสารของบริษัทต้องเก็บที่ที่อยู่จดทะเบียนหรือไม่
ควรเก็บเอกสารแต่ละกลุ่มไว้นานเท่าไร
หนังสือราชการที่ส่งไปที่อยู่จดทะเบียนจะถึงมือเราอย่างไร
จะไม่พลาดกำหนดตอบหนังสือได้อย่างไร
ควรเตรียมชุดเอกสารอะไรไว้ก่อนถูกขอ
จะพิสูจน์ว่าบริษัทดำเนินกิจการจริงได้ด้วยอะไร
เจ้าหน้าที่มาถึงที่อยู่จดทะเบียนแต่ไม่มีพนักงานอยู่ ควรทำอย่างไร
คำขอเอกสารกว้างมาก ต้องส่งทุกอย่างเลยไหม
เอกสารที่มีข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลพนักงานควรจัดการอย่างไร
เก็บเป็นไฟล์แทนกระดาษได้ไหม
ย้ายผู้ให้บริการที่อยู่ ควรจัดการเอกสารเก่าอย่างไร
ควรตรวจระบบเก็บเอกสารปีละครั้งอย่างไร
ถูกเรียกเอกสารแล้วรู้ตัวว่าไม่ครบ ควรเริ่มที่ไหน

ค้นหาคำถามทั้งหมด + ตัวกรอง

หัวข้ออื่น

เก็บเอกสารและรับคำขอตรวจสอบเมื่อใช้ที่อยู่สำนักงานให้บริการ

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

แปลเอกสารและรับรองคำแปล

คำแปล NAATI สำหรับออสเตรเลีย

รับรองเอกสารโดยทนาย Notary Public

รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูต

Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

วีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

หนังสือรับรองความประพฤติและตรวจประวัติอาชญากรรม

จดทะเบียนสมรสและเอกสารครอบครัว

บัญชี ภาษี และงบการเงินสำหรับธุรกิจในไทย

จดทะเบียนบริษัทและการถือหุ้นของชาวต่างชาติ

บัตรเดินทางนักธุรกิจเอเปค (APEC Business Travel Card)

นิติกรณ์เอกสารรายประเทศปลายทาง

เอกสารการศึกษาและใบรับรองวิชาชีพ

ทะเบียนราษฎร หย่า และรับบุตรบุญธรรม

งานแปลเฉพาะทาง สัญญา การแพทย์ และเอกสารคดี

บริการล่ามในงานราชการ ศาล และการเจรจาธุรกิจ

ที่ดิน คอนโด และสัญญาเช่าสำหรับผู้ซื้อชาวต่างชาติ

พันธสัญญา มรดก และการจัดการทรัพย์สินข้ามประเทศ

สัญญาจ้าง เลิกจ้าง และคดีแรงงาน

ส่งเสริมการลงทุน BOI และใบอนุญาตประกอบธุรกิจต่างชาติ

ภาษีบุคคลธรรมดาของชาวต่างชาติและการแลกเปลี่ยนข้อมูลบัญชี

ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน และสิทธิของลูกจ้างต่างชาติ

เครื่องหมายการค้า ลิขสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญา

ร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ

บังคับคดีและสืบทรัพย์

คดีอาญาและการประกันตัว

ใบอนุญาตประกอบกิจการและ อย.

PDPA และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ภาษีที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง และค่าโอน

ล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ

อุบัติเหตุ ประกันภัย และการเรียกค่าเสียหาย

e-Tax Invoice และระบบภาษีดิจิทัล

พิธีการศุลกากร นำเข้า-ส่งออก

แฟรนไชส์ ไลเซนส์ และตัวแทนจำหน่าย

อนุญาโตตุลาการและการไกล่เกลี่ย

ขายออนไลน์และธุรกิจดิจิทัล

ครอบครัวข้ามชาติ หย่า และอำนาจปกครองบุตร

หน้าที่รายงานตัวและการรักษาสถานะคนต่างชาติ

โอนเงินเข้าออกประเทศและหลักฐานแหล่งเงิน

สัญญาก่อสร้างและงานรับเหมา

สมาคม มูลนิธิ และองค์กรไม่แสวงหากำไร

ขอ อย. อาหาร เครื่องสำอาง และผลิตภัณฑ์สมุนไพร

วีซ่าพำนักระยะยาวในไทย

ใบอนุญาตทำงานและหน้าที่ของนายจ้าง

ภาษีรายได้ดิจิทัลและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตขนส่งและโลจิสติกส์

ใบอนุญาตโรงแรม สถานบริการ และสุรา

ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี

ใบอนุญาตโรงงานและนิคมอุตสาหกรรม

ใบอนุญาตฟินเทค การชำระเงินและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตคลินิก สปาและธุรกิจสุขภาพ

การเปิดบัญชีธนาคารและการเข้าถึงสินเชื่อของชาวต่างชาติ

ใบขับขี่ การจดทะเบียนรถและการนำรถเข้าประเทศ

ใบสำคัญถิ่นที่อยู่ถาวรและการแปลงสัญชาติ

ใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวและบัตรมัคคุเทศก์

นิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรร

การไปทำงานต่างประเทศของแรงงานไทย

ใบอนุญาตโรงเรียนเอกชนและสถาบันกวดวิชา

ที่ดินเกษตรกรรมและเอกสารสิทธิ์แต่ละชั้น

ติดตั้งโซลาร์และใบอนุญาตด้านพลังงาน

งานเงินเดือน สลิปพนักงาน และภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน

ขั้นตอนคดีแพ่งในศาลไทย ตั้งแต่ยื่นฟ้องถึงชั้นฎีกา

หมิ่นประมาท ข้อความออนไลน์ และความผิดทางคอมพิวเตอร์

ถูกสรรพากรตรวจสอบภาษี การประเมิน และการอุทธรณ์

งบการเงิน การสอบบัญชี และการรายงานให้บริษัทแม่

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใช้อัตราไหน ยื่นแบบใด และแก้ผิดพลาดอย่างไร

ราคาโอนระหว่างบริษัทในเครือ เอกสารที่ต้องมีและวิธีตั้งราคา

ไกล่เกลี่ยและทำสัญญาประนีประนอม ทางจบคดีที่เร็วกว่าการสืบพยาน

ฟ้องหน่วยงานรัฐในศาลปกครอง เงื่อนไข ระยะเวลา และสิ่งที่ขอได้

ข้อพิพาทผู้ถือหุ้นและกรรมการ แก้ทางไหนได้ก่อนถึงศาล

คดีผู้บริโภค ฟ้องร้านหรือถูกลูกค้าฟ้อง ต้องเตรียมอะไร

ภาษีเงินได้นิติบุคคล ยื่นครึ่งปีและปลายปีให้ไม่ถูกปรับ

ย้ายสำนักงานบัญชีหรือเปลี่ยนระบบกลางปี ทำอย่างไรไม่ให้ข้อมูลหาย

งานเลขานุการบริษัท ทะเบียนกรรมการ ประชุมผู้ถือหุ้น และการนำส่งงบ

อากรแสตมป์ ตราสารที่ต้องติด อัตรา และผลเมื่อไม่ปิดอากร

สินค้าคงเหลือและต้นทุน ตรวจนับสต๊อก วิธีคิดต้นทุน และผลต่างที่อธิบายได้

หนังสือมอบอำนาจ เขียนให้ใช้ได้จริงกับที่ดิน ธนาคาร ศาล และหน่วยราชการ

ปิดงบย้อนหลังและงบค้างส่ง ทำให้กลับมาสะอาดได้อย่างไร