ที่อยู่จดทะเบียนที่ใช้จดบริษัทและจด VAT ได้จริง

การตรวจสภาพสถานประกอบการไม่ใช่การดูว่าห้องสวยหรือไม่ แต่เป็นการยืนยันว่านิติบุคคลนั้นมีสิทธิใช้พื้นที่ตามเอกสารที่ยื่นไว้ เจ้าพนักงานจะเทียบเลขที่บ้านกับหนังสือยินยอม เทียบชื่อผู้ให้ความยินยอมกับหลักฐานสิทธิในอาคาร และดูว่าป้ายชื่อที่ติดตรงกับชื่อจดทะเบียนทุกตัวอักษร

คำถามที่มักถูกถามคือใครเป็นผู้รับเอกสารแทนบริษัท เก็บเอกสารทางบัญชีไว้ที่ใด และติดต่อผู้มีอำนาจได้ทางไหน คำตอบที่ตรงกับเอกสารทุกฉบับทำให้เรื่องจบในการเข้าตรวจครั้งเดียว ส่วนคำตอบที่ขัดกันเองมักนำไปสู่การนัดเข้าตรวจรอบสองหรือหนังสือเรียกชี้แจง

ที่อยู่ที่รับเฉพาะจดหมายโดยไม่มีพื้นที่ทำงานและไม่มีผู้ดูแลประจำมักไม่ผ่านการตรวจ เพราะไม่มีใครยืนยันได้ว่าบริษัทประกอบกิจการอยู่ที่นั้นจริง เช่นเดียวกับตึกที่ข้อบังคับห้ามใช้เพื่อการพาณิชย์ หรือห้องชุดที่ข้อบังคับนิติบุคคลอาคารชุดระบุให้ใช้เพื่อการอยู่อาศัยเท่านั้น

อีกกรณีที่พบบ่อยคือใช้บ้านของญาติโดยไม่มีหนังสือยินยอมและสำเนาทะเบียนบ้านที่ลงนามรับรอง หรือใช้ที่อยู่เดียวกับอีกหลายสิบนิติบุคคลโดยไม่แยกพื้นที่และไม่แยกป้าย ทั้งสองแบบทำให้เจ้าพนักงานต้องขอเอกสารเพิ่มก่อนอนุมัติ

ชุดเอกสารพื้นฐานประกอบด้วยหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ หลักฐานสิทธิในอาคารของผู้ให้ความยินยอม สำเนาบัตรประจำตัวและทะเบียนบ้านของผู้ให้ความยินยอม แผนที่แสดงที่ตั้ง ภาพถ่ายอาคารที่เห็นเลขที่และป้ายชื่อ และภาพถ่ายภายในที่เห็นพื้นที่ทำงาน

ผู้ลงนามในหนังสือยินยอมต้องเป็นผู้มีสิทธิในอาคารจริง หากอาคารมีเจ้าของร่วมหรือมีผู้เช่าหลัก อาจต้องมีหนังสือยินยอมเป็นลำดับชั้นจากเจ้าของสู่ผู้เช่าหลักและจากผู้เช่าหลักสู่บริษัท เอกสารที่ขาดลำดับชั้นเป็นสาเหตุที่ทำให้เรื่องค้างบ่อยที่สุด

ที่อยู่จดทะเบียนคือช่องทางที่ราชการใช้ส่งหนังสือถึงบริษัท ทั้งหนังสือเชิญพบ หนังสือแจ้งประเมิน และหมายศาล กำหนดเวลาตอบกลับเริ่มนับจากวันที่ส่งถึงที่อยู่นั้น ไม่ใช่วันที่ผู้บริหารได้อ่าน ระบบรับเอกสารที่บันทึกวันรับและแจ้งผู้รับผิดชอบจึงสำคัญกว่าตัวห้องเสียด้วย

เมื่อย้ายที่อยู่ ต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและยื่นแบบแจ้งเปลี่ยนแปลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม พร้อมเปลี่ยนที่อยู่บนใบกำกับภาษีให้ตรงกัน ใบกำกับภาษีที่ยังพิมพ์ที่อยู่เดิมหลังย้ายเป็นประเด็นที่ถูกทักในการตรวจสอบภายหลัง

ธุรกิจบางประเภทต้องมีสถานที่ตามเงื่อนไขใบอนุญาต เช่น กิจการที่ต้องมีคลังเก็บสินค้า ร้านอาหาร สถานพยาบาล หรือกิจการนำเที่ยว ที่อยู่สำหรับรับเอกสารจึงใช้แทนสถานที่ประกอบการตามใบอนุญาตไม่ได้ ต้องแยกให้ชัดว่าที่อยู่ใดใช้เพื่อการจดทะเบียนและที่อยู่ใดใช้เพื่อการประกอบกิจการ

สำหรับการขอใบอนุญาตทำงานของชาวต่างชาติ เจ้าพนักงานจะดูความสอดคล้องระหว่างขนาดพื้นที่ จำนวนลูกจ้าง และลักษณะงานที่ระบุ การเข้าตรวจสถานที่จึงมักเกิดขึ้นในขั้นนี้ด้วย การเตรียมพื้นที่ให้สอดคล้องกับจำนวนตำแหน่งที่ยื่นช่วยลดการถูกเรียกเอกสารเพิ่ม