รับรองเอกสารกรรมสิทธิ์รถ เรือ และเครื่องจักรเพื่อใช้ต่างประเทศ

งานที่ทำได้คือการลงนามยืนยันว่าภาพสำเนาตรงกันกับเอกสารฉบับจริงที่นำมาให้ตรวจ เช่น สำเนาใบคู่มือจดทะเบียนรถ ใบทะเบียนเรือ เอกสารการซื้อขาย และใบแจ้งจำหน่าย รับรองลายมือชื่อผู้ลงนามในหนังสือมอบอำนาจหรือหนังสือยืนยันข้อเท็จจริง และรับรองคำสาบานหรือคำแถลงที่ผู้ให้ถ้อยคำยืนยันด้วยตนเอง สิ่งที่ทำไม่ได้คือยืนยันว่ากรรมสิทธิ์สมบูรณ์หรือไม่มีภาระผูกพัน เพราะข้อเท็จจริงเหล่านั้นต้องมาจากหน่วยงานทะเบียนหรือสถาบันการเงินที่เกี่ยวข้อง

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือจัดการฝั่งทะเบียนในประเทศให้เรียบร้อยก่อน ทั้งการปลดภาระผูกพันกับผู้ให้สินเชื่อและเอกสารจากนายทะเบียน จากนั้นจึงรับรองสำเนาและลายมือชื่อ แล้วนำไปรับรองต่อกรมการกงสุล และปิดท้ายที่สถานเอกอัครราชทูตปลายทางเมื่อระเบียบของประเทศนั้นเรียกขั้นนี้ การทำสลับลำดับเป็นสาเหตุที่ต้องเริ่มใหม่บ่อยที่สุด เพราะเอกสารที่รับรองไว้ก่อนแล้วเปลี่ยนสาระสำคัญภายหลังจะใช้ไม่ได้และต้องรับรองใหม่ทั้งชุด

ทำเอกสารได้แต่ใช้ไม่ได้ผลจนกว่าผู้ให้สินเชื่อจะปล่อยสิทธิ เพราะผู้ถือกรรมสิทธิ์ตามทะเบียนยังเป็นผู้ให้เช่าซื้อหรือมีการจดภาระไว้ ทางปฏิบัติคือขอหนังสือปลดภาระและหนังสือยินยอมจากสถาบันการเงินก่อน แล้วจึงนำเอกสารชุดนั้นเข้ากระบวนการรับรอง ผู้ซื้อในต่างประเทศจำนวนมากขอเห็นหนังสือปลดภาระที่รับรองแล้วควบคู่กับเอกสารการซื้อขาย เพื่อยืนยันว่าไม่มีสิทธิของบุคคลที่สามติดมากับตัวทรัพย์

ควรระบุตัวทรัพย์ให้ชี้เฉพาะได้ เช่น เลขตัวถัง เลขเครื่อง หรือเลขทะเบียนเรือ ระบุขอบเขตอำนาจเป็นข้อ ๆ ว่าให้ทำอะไรได้บ้าง ระบุระยะเวลามีผล และระบุว่ามอบอำนาจช่วงได้หรือไม่ หากประเทศปลายทางกำหนดถ้อยคำเฉพาะ ควรใช้แบบของประเทศนั้นเป็นหลักแล้วจัดทำฉบับสองภาษาให้ผู้ลงนามเข้าใจสิ่งที่ลงนาม เพราะการมอบอำนาจกว้างเกินไปเป็นความเสี่ยงของผู้มอบเอง ไม่ใช่ความสะดวกอย่างที่หลายคนเข้าใจ

ควรมีคู่สัญญาที่ระบุตัวได้ครบ รายละเอียดตัวทรัพย์ที่ตรงกับเอกสารทะเบียนทุกตัวอักษร วันที่ส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน คำรับรองว่าไม่มีภาระผูกพันเท่าที่ผู้ขายทราบ และการระบุว่าใครรับผิดชอบค่าภาษีและพิธีการที่ปลายทาง จุดที่ทำให้เอกสารถูกปฏิเสธบ่อยคือรายละเอียดตัวทรัพย์คลาดเคลื่อนจากทะเบียนเพียงหลักเดียว จึงควรทานตัวเลขกับต้นฉบับทีละหลักก่อนนำเข้ากระบวนการรับรอง

เรือมีชั้นเอกสารมากกว่าเพราะเกี่ยวกับทะเบียนเรือ ใบอนุญาตใช้เรือ และบางกรณีมีเอกสารการตรวจสภาพหรือการจัดชั้นจากองค์กรจัดชั้นเรือ การโอนกรรมสิทธิ์ระหว่างประเทศจึงมักต้องมีหนังสือรับรองสถานะทะเบียนและหนังสือยืนยันการถอนทะเบียนจากประเทศเดิม ผู้ซื้อหลายรายขอให้รับรองชุดเอกสารทั้งหมดในคราวเดียวเพื่อใช้จดทะเบียนใหม่ จึงควรนับจำนวนฉบับที่ปลายทางต้องการให้ครบตั้งแต่ต้น เพราะการขอเพิ่มภายหลังต้องเข้ากระบวนการรับรองใหม่

ที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองของผู้ผลิตเรื่องปีผลิตและหมายเลขเครื่อง เอกสารการซื้อขาย และหนังสือยืนยันสภาพหรือการใช้งานที่ผ่านมา ซึ่งใช้ประกอบพิธีการทางศุลกากรและการขอใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง หากเอกสารมาจากต่างประเทศ ต้องผ่านการรับรองของประเทศต้นทางก่อนแล้วจึงแปลและรับรองคำแปลเพื่อใช้ในไทย ลำดับนี้กลับกันกับการส่งออก ผู้ที่เตรียมเอกสารเองมักสับสนจุดนี้และทำให้ของค้างอยู่ที่ท่าเกินกำหนดโดยไม่จำเป็น

หลักที่ใช้ได้เกือบทุกกรณีคือรับรองต้นฉบับหรือสำเนาก่อน แล้วจึงแปลทั้งชุดรวมถึงข้อความของตราประทับและคำรับรอง เพราะปลายทางต้องอ่านทุกส่วนได้ หากแปลก่อนแล้วมีการเพิ่มตราประทับภายหลัง คำแปลจะไม่ครบและมักถูกตีกลับ ควรตรวจกับหน่วยงานปลายทางว่ายอมรับคำแปลภาษาอังกฤษหรือกำหนดภาษาราชการของประเทศนั้น เพราะสองเงื่อนไขนี้ทำให้ต้นทุนและเวลาต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ

ขั้นรับรองลายมือชื่อและสำเนามักจบได้ในวันเดียวหากนำเอกสารมาครบและผู้ลงนามเดินทางมาเอง ขั้นรับรองของกรมการกงสุลมีทั้งแบบปกติและแบบเร่งด่วนซึ่งใช้เวลาต่างกัน ส่วนขั้นสถานเอกอัครราชทูตขึ้นกับระบบนัดและรอบทำการของแต่ละแห่ง เมื่อรวมทั้งสามขั้นมักใช้เวลาหลายวันทำการถึงราวสองสัปดาห์โดยประมาณ ผู้ที่มีกำหนดเรือออกหรือกำหนดโอนทะเบียนแน่นอนควรเริ่มนับถอยหลังจากวันนั้นเพื่อกันช่วงแก้ไขเอกสารไว้ด้วย

การรับรองลายมือชื่อต้องให้ผู้ลงนามลงนามต่อหน้าและแสดงเอกสารแสดงตนที่ยังไม่สิ้นอายุ จึงไม่สามารถส่งเอกสารที่เซ็นมาแล้วให้รับรองย้อนหลังได้ หากเจ้าของอยู่ต่างประเทศ ทางที่ใช้กันคือให้ลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจในประเทศนั้นแล้วนำเอกสารเข้ากระบวนการรับรองของประเทศนั้นก่อนส่งมาไทย หรือมอบอำนาจให้ผู้แทนในไทยดำเนินการด้วยหนังสือมอบอำนาจที่รับรองถูกต้องแล้ว

ต้องมีหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกใหม่ในระยะที่ปลายทางยอมรับ เอกสารแสดงอำนาจผู้ลงนามตามที่จดทะเบียน และมติที่ประชุมอนุมัติการจำหน่ายทรัพย์ในกรณีที่ข้อบังคับกำหนด ผู้ลงนามควรเป็นผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรองหรือมีการมอบอำนาจที่ชัดเจน จุดที่พบปัญหาคือหนังสือรับรองที่ออกไว้นานแล้วหรือมีการเปลี่ยนกรรมการระหว่างทาง ทำให้ชุดเอกสารไม่สอดคล้องกันและต้องขอออกใหม่ทั้งหมดก่อนเข้ากระบวนการรับรองอีกครั้ง

ใช้ประกอบได้ แต่พิธีการศุลกากรมีชุดเอกสารของตนเองที่ต้องยื่นตามที่กำหนด เช่น ใบขนสินค้าและเอกสารขนส่ง การรับรองช่วยให้เอกสารฝั่งกรรมสิทธิ์และคำแปลใช้ได้ในต่างประเทศ ไม่ได้แทนแบบที่ต้องยื่นต่อกรมศุลกากร แนวทางที่ลดปัญหาคือแจ้งตัวแทนออกของว่ามีเอกสารรับรองชุดใดอยู่แล้วก่อนเปิดพิธีการ เพื่อให้ตรวจได้ว่าต้องเพิ่มฉบับใดและไม่ต้องรับรองซ้ำในสิ่งที่มีอยู่แล้ว

ที่พบมากคือรายละเอียดตัวทรัพย์ไม่ตรงกันระหว่างสัญญาซื้อขายกับทะเบียน ใช้สำเนาที่ถ่ายไม่ชัดจนตัวเลขอ่านไม่ออก เซ็นเอกสารมาก่อนแล้วขอรับรอง ไม่ได้ปลดภาระผูกพันก่อน จำนวนฉบับไม่พอสำหรับหน่วยงานปลายทางหลายแห่ง และการแปลก่อนรับรองจนคำแปลไม่ครอบคลุมตราประทับ ทั้งหกข้อป้องกันได้ด้วยการตรวจรายการเอกสารกับหน่วยงานปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม แล้วทำงานตามลำดับที่กำหนดไว้ครั้งเดียวจนจบ

สำนักงานตรวจรายการเอกสารกับสิ่งที่หน่วยงานปลายทางกำหนด ร่างหนังสือมอบอำนาจและหนังสือยืนยันข้อเท็จจริงเป็นสองภาษา รับรองลายมือชื่อและสำเนาโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร จัดการแปลให้สอดคล้องกับชุดที่รับรองแล้ว และเดินเรื่องรับรองต่อกรมการกงสุลและสถานเอกอัครราชทูตตามที่ประเทศปลายทางกำหนด พร้อมแจ้งลำดับเวลาที่ควรเริ่มเมื่อมีกำหนดส่งของหรือกำหนดโอนทะเบียนที่แน่นอนแล้ว