วางแผนและควบคุมกระแสเงินสดของกิจการ

เพราะรายได้บันทึกเมื่อส่งมอบงานหรือสินค้า ไม่ใช่เมื่อรับเงิน ส่วนรายจ่ายบางรายการจ่ายไปก่อนแล้วจึงตัดเป็นค่าใช้จ่ายภายหลัง เช่น สินค้าคงเหลือและค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า อีกทั้งการชำระคืนเงินต้นของเงินกู้ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายแต่ใช้เงินจริง ช่องว่างทั้งสามนี้อธิบายกรณีกำไรดีแต่เงินตึงได้เกือบทุกครั้ง

ยอดเงินคงเหลือต้นสัปดาห์ รายการรับที่มีเอกสารรองรับพร้อมวันที่คาดว่าจะเข้า รายการจ่ายที่ผูกพันแล้ว เช่น เงินเดือน ค่าเช่า ค่างวด และภาษีที่ครบกำหนด รายการจ่ายที่เลื่อนได้ และยอดคงเหลือปลายสัปดาห์ ควรทำล่วงหน้าราวสิบสามสัปดาห์ เพราะครอบคลุมหนึ่งไตรมาสและทำให้เห็นสัปดาห์ที่จะตึงก่อนถึงจริง

ตกลงเงื่อนไขการชำระไว้ในใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อให้ชัดตั้งแต่ต้น ออกใบแจ้งหนี้ในวันเดียวกับที่ส่งมอบ ระบุผู้รับผิดชอบฝ่ายจัดซื้อและรอบวางบิลของลูกค้าแต่ละราย ติดตามตามรอบนั้นแทนการทวงเมื่อเงินขาด และแยกลูกค้าที่จ่ายช้าเป็นประจำออกมาเจรจาเงื่อนไขใหม่ แนวทางนี้ลดวันเก็บหนี้ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนความสัมพันธ์

ดูสัดส่วนยอดค้างเกินกำหนดต่อยอดรวม ดูรายที่ยอดใหญ่ที่สุดในช่วงค้างนานที่สุด และดูแนวโน้มว่าช่วงค้างขยับยาวขึ้นเดือนต่อเดือนหรือไม่ ถ้ายอดค้างกระจุกอยู่ที่ลูกค้าไม่กี่ราย ความเสี่ยงคือเรื่องเฉพาะราย แต่ถ้ากระจายทั่ว ปัญหามักอยู่ที่กระบวนการออกเอกสารและการวางบิลของกิจการเอง

เป้าหมายคือให้รอบจ่ายผู้ขายสอดคล้องกับรอบรับจากลูกค้า วิธีที่ผู้ขายมักรับได้คือการสั่งซื้อสม่ำเสมอแลกกับเครดิตยาวขึ้น การวางแผนสั่งล่วงหน้าเพื่อลดการสั่งด่วน และการชำระตรงเวลาทุกครั้งเพื่อสร้างประวัติ ควรขอเป็นหนังสือระบุเงื่อนไขใหม่ให้ชัด แทนการเลื่อนจ่ายเองซึ่งทำให้เสียเครดิตและต้นทุนสูงขึ้นในระยะยาว

เมื่อสั่งซื้อตามส่วนลดปริมาณหรือตามความรู้สึกเรื่องยอดขาย ทำให้เงินจมในของที่หมุนช้า วิธีคุมคือแยกรายการตามรอบการหมุน ตั้งจุดสั่งซื้อใหม่ตามยอดใช้จริง กำหนดเพดานมูลค่าคงคลังต่อกลุ่มสินค้า และทบทวนรายการที่ไม่เคลื่อนไหวเกินหนึ่งรอบไตรมาสเพื่อระบายออก การลดของหมุนช้ามักปลดเงินสดได้เร็วกว่าการไปเร่งเก็บหนี้

ถือเป็นรายการผูกพันที่คาดการณ์ได้ จึงควรกันเงินไว้ล่วงหน้าแยกจากเงินหมุนทั่วไป ทั้งภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มที่ยื่นรายเดือน เงินสมทบประกันสังคม เงินเดือนและผลตอบแทนตามรอบ รวมถึงภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปีและสิ้นปี การกันเงินเป็นรายสัปดาห์ช่วยให้ไม่ต้องหาเงินก้อนในสัปดาห์ที่ครบกำหนดพร้อมกันหลายรายการ

ลำดับที่ปลอดภัยที่สุดคือค่าจ้างและเงินนำส่งตามกฎหมาย ค่างวดที่ผิดนัดแล้วมีผลต่อหลักประกัน ผู้ขายรายที่หยุดส่งของแล้วกระทบการส่งมอบทันที แล้วจึงเป็นรายการที่เลื่อนได้โดยแจ้งล่วงหน้า สิ่งที่ควรเลี่ยงคือการเงียบ ควรแจ้งกำหนดใหม่เป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง เพราะการแจ้งล่วงหน้ารักษาเครดิตได้มากกว่าการจ่ายช้าโดยไม่บอก

ต้องระบุให้ชัดว่าเป็นเงินกู้จากกรรมการหรือเป็นการเพิ่มทุน ถ้าเป็นเงินกู้ควรมีสัญญา กำหนดอัตราดอกเบี้ยและเงื่อนไขชำระคืนที่สมเหตุสมผล และโอนผ่านบัญชีกิจการเพื่อให้เห็นเส้นทางเงิน การเติมเงินสดโดยไม่มีเอกสารทำให้ยอดในงบอธิบายไม่ได้ และเป็นประเด็นทั้งตอนตรวจสอบบัญชีและตอนยื่นขอสินเชื่อ

ทำให้ประมาณการเงินสดใช้ไม่ได้ เพราะยอดจริงกระจายอยู่หลายบัญชี ทั้งยังทำให้เอกสารรายรับไม่ครบ กระทบการยื่นภาษี การตรวจสอบบัญชี และความน่าเชื่อถือในการขอสินเชื่อ ทางแก้คือแยกบัญชีกิจการชัดเจน กำหนดวงเงินสดย่อยพร้อมผู้รับผิดชอบ และให้ทุกการรับจ่ายผ่านบัญชีกิจการโดยมีเอกสารคู่กันทุกครั้ง

ควร เพราะการขอวงเงินตอนที่งบยังแสดงผลดีและรายการเดินบัญชีสม่ำเสมอ ทำให้เงื่อนไขที่ได้ดีกว่าการขอตอนขาดเงิน สิ่งที่ควรเตรียมคืองบการเงินที่ตรงกับรายการเดินบัญชี ประมาณการเงินสดที่มีสมมติฐานอธิบายได้ และรายละเอียดลูกหนี้ตามอายุหนี้ ควรทบทวนวงเงินที่มีอยู่ทุกปีให้สอดคล้องกับรอบเงินสดที่เปลี่ยนไป

แยกแผนเป็นช่วงสะสมเงิน ช่วงลงทุนเตรียมของ และช่วงขายจริง แล้วกำหนดยอดเงินคงเหลือขั้นต่ำที่ต้องมีเมื่อเข้าสู่ช่วงที่รายรับต่ำ ควรจำลองกรณีที่ยอดขายต่ำกว่าแผนหนึ่งในสี่ เพื่อดูว่าเดือนใดจะติดลบก่อน และเตรียมมาตรการไว้ล่วงหน้า เช่น เลื่อนการลงทุน ลดการสั่งซื้อ หรือใช้วงเงินสำรองที่เตรียมไว้

งบกำไรขาดทุนเทียบกับเดือนก่อนและช่วงเดียวกันปีก่อน รายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ ยอดคงเหลือเงินสดเทียบกับประมาณการที่ทำไว้ รายการสินค้าไม่เคลื่อนไหว และสรุปภาษีที่ครบกำหนดในเดือนถัดไป ห้ารายการนี้ตอบคำถามที่สำคัญที่สุดได้ครบ คือเงินจะพอถึงเมื่อไร และสิ่งใดกำลังกลืนเงินอยู่

จัดผังบัญชีให้สะท้อนกลุ่มรายได้และต้นทุนที่ใช้ตัดสินใจจริง ตั้งรอบปิดบัญชีรายเดือนที่มีกำหนดส่งชัด ทำแบบประมาณการเงินสดที่กรอกต่อเนื่องได้ วางขั้นตอนวางบิลและติดตามหนี้ จัดปฏิทินภาษีและเงินนำส่งประจำเดือน และสรุปรายงานชุดหลักให้ผู้บริหารอ่านได้ในหน้าเดียว เพื่อให้การตัดสินใจอยู่บนตัวเลขที่ปรับปรุงทันเวลา