บัญชีบริษัทนำเที่ยว ตัวแทนตั๋ว และผู้จัดทัวร์

ดูว่าใครเป็นผู้รับภาระในการให้บริการนั้น ถ้ากิจการจัดแพ็กเกจเอง กำหนดเส้นทาง เลือกซัพพลายเออร์ รับความเสี่ยงเมื่อบริการมีปัญหา และตั้งราคาขายเอง ลักษณะนี้ถือว่าเป็นผู้ให้บริการหลัก จึงบันทึกรายได้เต็มจำนวนที่เรียกเก็บจากลูกค้าและบันทึกต้นทุนที่จ่ายซัพพลายเออร์เป็นต้นทุนบริการ แต่ถ้าเพียงส่งต่อการจองไปยังผู้ให้บริการที่ลูกค้าทำสัญญาโดยตรง และกิจการได้ค่าตอบแทนเป็นอัตราที่กำหนดไว้ ลักษณะนี้เป็นตัวแทน จึงบันทึกรายได้เฉพาะค่าตอบแทนที่ได้รับ การแยกสองแบบนี้ให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นสำคัญกว่าที่คิด เพราะกระทบทั้งตัวเลขยอดขายที่ใช้ยื่นแบบและเกณฑ์ที่ใช้พิจารณาการเข้าระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ยังไม่เป็นรายได้ในวันที่รับเงิน ให้ตั้งเป็นหนี้สินรอการให้บริการไว้ก่อน แล้วโอนเข้ารายได้เมื่อได้ให้บริการแล้ว โดยทัวร์ที่เดินทางจบภายในรอบเดียวให้รับรู้ในงวดที่คณะเดินทางกลับ ส่วนโปรแกรมที่คาบเกี่ยวสองเดือนให้ปันส่วนตามจำนวนวันเดินทางในแต่ละเดือน ระบบที่ใช้งานได้จริงคือทำทะเบียนคณะเดินทางหนึ่งแถวต่อหนึ่งกลุ่ม ระบุรหัสคณะ วันออก วันกลับ ยอดที่รับแล้ว ยอดคงค้าง และต้นทุนที่จ่ายไปแล้ว ทะเบียนนี้เป็นเอกสารเชื่อมระหว่างยอดหนี้สินในงบกับความเป็นจริงหน้างาน ถ้าไม่มีทะเบียนนี้ ยอดเงินรับล่วงหน้าในงบจะกลายเป็นก้อนที่อธิบายไม่ได้ภายในไม่กี่เดือน

บันทึกเป็นสินทรัพย์ประเภทค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าผูกกับรหัสคณะเดินทาง แล้วตัดเข้าต้นทุนพร้อมกับการรับรู้รายได้ของคณะนั้น การผูกรหัสสำคัญเพราะเงินมัดจำที่วางกับโรงแรมหนึ่งแห่งมักใช้กับหลายคณะ ถ้าไม่ผูกรหัสจะไม่รู้ว่าต้นทุนคณะไหนหายไป สิ่งที่ควรทำเพิ่มคือกระทบยอดเงินวางล่วงหน้ากับซัพพลายเออร์ทุกไตรมาส เพราะยอดที่ค้างกับผู้ให้บริการที่เลิกกิจการหรือเปลี่ยนเจ้าของเป็นความเสี่ยงที่ควรรู้ให้เร็ว ไม่ควรถือไว้เป็นสินทรัพย์ต่อไปเมื่อโอกาสได้ใช้บริการหมดแล้ว

แยกสามส่วน ส่วนแรกคือเงินที่คืนลูกค้า ให้ลดหนี้สินเงินรับล่วงหน้าลงตามจำนวนที่คืนจริง ส่วนที่สองคือค่าปรับหรือค่าธรรมเนียมที่กิจการเก็บไว้ตามเงื่อนไขการยกเลิก ให้รับรู้เป็นรายได้ในงวดที่การยกเลิกมีผล เพราะสิทธิในเงินนั้นเกิดขึ้นแล้ว ส่วนที่สามคือต้นทุนที่จ่ายซัพพลายเออร์แล้วเรียกคืนไม่ได้ ให้ตัดเป็นค่าใช้จ่ายในงวดเดียวกัน อย่าเก็บไว้เป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าเพราะไม่มีบริการที่จะได้รับอีก การจัดสามส่วนให้อยู่ในงวดเดียวกันทำให้เห็นผลกระทบสุทธิของการยกเลิกแต่ละครั้งได้ชัด ซึ่งเป็นตัวเลขที่ใช้ทบทวนเงื่อนไขการยกเลิกในรอบขายถัดไป

รับรู้เมื่อทำหน้าที่ที่ก่อให้เกิดสิทธิเสร็จแล้ว ซึ่งโดยทั่วไปคือเมื่อการจองได้รับการยืนยันและออกเอกสารการเดินทางเรียบร้อย ไม่ใช่รอจนวันที่เงินเข้าบัญชี เพราะรอบจ่ายของซัพพลายเออร์มักช้ากว่าหนึ่งเดือน สิ่งที่ต้องทำคู่กันคือตั้งลูกหนี้ค่าคอมมิชชันแยกรายซัพพลายเออร์และกระทบกับรายงานที่ซัพพลายเออร์ส่งมาทุกรอบ ส่วนคอมมิชชันที่ผูกเงื่อนไขปริมาณขายรายปี ให้ประมาณการอย่างระมัดระวังตามยอดที่ทำได้จริงถึงวันสิ้นงวด ไม่ควรรับรู้ยอดเป้าหมายทั้งก้อนล่วงหน้า เพราะถ้าปลายปีทำไม่ถึงเกณฑ์จะต้องกลับรายการย้อนหลังและทำให้งบเดือนก่อนอ่านผิด

ตั้งหลักสามข้อ ข้อแรกบันทึกต้นทุนด้วยอัตราที่ใช้จริงในวันที่เกิดรายการ และเก็บหลักฐานอัตราไว้กับเอกสารนั้น ข้อสองเมื่อขายแพ็กเกจเป็นเงินบาทแต่ต้นทุนเป็นสกุลอื่น ให้กำหนดอัตราที่ใช้คำนวณราคาขายไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารตั้งราคา เพื่อให้เห็นภายหลังว่ากำไรที่หายไปมาจากอัตราหรือมาจากต้นทุนบริการ ข้อสามแยกผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนออกจากต้นทุนบริการในผังบัญชี อย่าปนกัน เพราะการปนทำให้อ่านไม่ออกว่าแพ็กเกจนั้นออกแบบมาผิดหรือเพียงเจอค่าเงินผันผวน ธุรกิจที่มีคณะออกทุกสัปดาห์จะเห็นประโยชน์ของการแยกนี้ชัดในไตรมาสแรกที่เริ่มทำ

แยกให้ชัดว่าคนนั้นเป็นลูกจ้างหรือผู้รับจ้างอิสระ โดยดูข้อเท็จจริงหน้างาน เช่น ใครจัดตารางเดินทาง ใครสั่งการระหว่างทริป และใช้อุปกรณ์ของใคร ไม่ได้ดูเพียงชื่อเอกสารที่ทำกัน ถ้าเป็นลูกจ้างต้องเข้าระบบเงินเดือนและเงินสมทบตามกฎหมาย ถ้าเป็นผู้รับจ้างอิสระให้ทำใบสั่งงานต่อทริป ระบุขอบเขตงาน อัตรา และวันปฏิบัติงาน แล้วหักภาษีที่ต้องหักตามประเภทเงินได้พร้อมออกหนังสือรับรองการหักให้ครบทุกครั้ง ข้อควรระวังที่พบบ่อยคือจ่ายเป็นเงินสดหน้างานแล้วไม่มีเอกสาร ทำให้ต้นทุนก้อนใหญ่ของทริปไม่มีหลักฐานรองรับและถูกตั้งคำถามเมื่อมีการตรวจสอบ

ประเด็นหลักคือองค์ประกอบของแพ็กเกจอาจมีทั้งส่วนที่อยู่ในระบบและส่วนที่ไม่อยู่ในระบบ และเอกสารที่ออกให้ลูกค้าต้องสะท้อนสิ่งที่เรียกเก็บอย่างตรงไปตรงมา วิธีที่ลดความเสี่ยงคือออกแบบใบแจ้งหนี้ให้แสดงองค์ประกอบตามที่ตกลงขายจริง เก็บเอกสารซัพพลายเออร์ทุกใบไว้ผูกกับรหัสคณะ และให้ผู้ทำบัญชีทบทวนแบบฟอร์มเอกสารก่อนเปิดขายโปรแกรมใหม่ ไม่ใช่มาแก้ภายหลังเมื่อออกเอกสารไปแล้วหลายร้อยใบ ถ้าโครงสร้างแพ็กเกจมีทั้งบริการในประเทศและบริการที่เกิดนอกประเทศ ควรให้ผู้ทำบัญชีประเมินเป็นรายโปรแกรมก่อนกำหนดราคา เพราะผลของการจัดประเภทกระทบอัตรากำไรที่ตั้งไว้โดยตรง

หนึ่งแถวต่อหนึ่งคณะ มีคอลัมน์รายได้ที่เรียกเก็บ จำนวนผู้เดินทางจริงเทียบกับที่วางแผน ต้นทุนแยกเป็นที่พัก เดินทาง อาหาร ค่าเข้าสถานที่ ค่าตอบแทนทีมงาน และต้นทุนอื่น ปิดท้ายด้วยกำไรขั้นต้นต่อคณะและต่อหัว วิธีอ่านคือดูคู่กับจำนวนผู้เดินทาง เพราะต้นทุนบางก้อนไม่ลดตามจำนวนคน เช่น รถและไกด์ คณะที่คนไม่เต็มจึงขาดทุนได้แม้ราคาต่อหัวดูดี เมื่อมีรายงานนี้ต่อเนื่องสามเดือน จะเห็นว่าโปรแกรมใดควรกำหนดจำนวนผู้เดินทางขั้นต่ำใหม่ และโปรแกรมใดควรเจรจาราคาซัพพลายเออร์ก่อนเปิดขายรอบถัดไป

ทำรายงานภาระผูกพันสองด้านคู่กันทุกสัปดาห์ ด้านแรกคือเงินที่รับจากลูกค้าแล้วแต่ยังไม่ให้บริการ แยกตามเดือนที่จะออกเดินทาง ด้านที่สองคือเงินที่ต้องจ่ายซัพพลายเออร์ตามกำหนดของคณะเดียวกัน เมื่อวางสองด้านเรียงตามเดือน จะเห็นเดือนที่ต้องจ่ายออกหนักก่อนเงินก้อนใหม่เข้า ซึ่งเป็นจุดที่ธุรกิจท่องเที่ยวมักสะดุด รายงานนี้ยังใช้ตอบคำถามสำคัญได้ทันทีว่าหากต้องคืนเงินลูกค้าหลายคณะพร้อมกัน เงินที่มีอยู่รองรับได้เพียงใด ซึ่งเป็นข้อมูลที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจนำเงินรับล่วงหน้าไปใช้กับค่าใช้จ่ายทั่วไปของกิจการ

หลักประกันที่วางไว้กับหน่วยงานตามเงื่อนไขการประกอบธุรกิจเป็นสินทรัพย์ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย เพราะเป็นเงินที่มีสิทธิได้คืนเมื่อเลิกประกอบกิจการหรือเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข ให้แสดงแยกบรรทัดพร้อมหมายเหตุระบุเงื่อนไขการถอนคืน ส่วนค่าธรรมเนียมรายปีและค่าต่ออายุเป็นค่าใช้จ่ายของงวดที่ครอบคลุม ถ้าจ่ายครั้งเดียวสำหรับช่วงที่คาบเกี่ยวรอบบัญชี ให้ปันส่วนตามเดือน ข้อที่มักถูกลืมคือการทบทวนว่าจำนวนหลักประกันที่วางไว้ยังสอดคล้องกับขนาดธุรกิจปัจจุบันหรือไม่ เพราะธุรกิจที่โตขึ้นอาจต้องปรับหลักประกัน และการเตรียมเงินก้อนนั้นควรอยู่ในแผนกระแสเงินสดล่วงหน้า ไม่ใช่รู้ตัวเมื่อถึงกำหนด

ควรแยกเป็นศูนย์กำไรสองศูนย์ในผังบัญชีเดียวกัน ไม่ต้องตั้งนิติบุคคลใหม่เพียงเพื่อการนี้ เหตุผลคือทั้งสองฝั่งมีโครงสร้างต้นทุนและรอบเงินต่างกันมาก ฝั่งรับเข้ามักมีลูกหนี้เป็นตัวแทนต่างประเทศที่จ่ายหลังจบทริปและมีความเสี่ยงเรื่องระยะเวลาเก็บเงิน ฝั่งส่งออกมักรับเงินจากผู้เดินทางก่อนและจ่ายซัพพลายเออร์ปลายทางล่วงหน้า เมื่อแยกศูนย์กำไรจะเห็นว่าเงินที่ดูเหมือนเหลือในบัญชีมาจากฝั่งใด และไม่นำเงินรับล่วงหน้าของฝั่งหนึ่งไปอุดรอบเก็บเงินที่ยาวของอีกฝั่งโดยไม่รู้ตัว การแยกนี้ทำได้ด้วยการกำหนดรหัสศูนย์กำไรในทุกเอกสารตั้งแต่ใบเสนอราคา

ไล่ตามหกขั้น ขั้นหนึ่งกระทบทะเบียนคณะเดินทางกับรายได้ที่รับรู้ในเดือนนั้น ขั้นสองตรวจยอดเงินรับล่วงหน้าคงเหลือว่าผูกกับคณะที่ยังไม่ออกเดินทางครบทุกรายการ ขั้นสามกระทบเงินจ่ายล่วงหน้าซัพพลายเออร์กับใบยืนยันการจอง ขั้นสี่ตรวจลูกหนี้ค่าคอมมิชชันกับรายงานของซัพพลายเออร์ ขั้นห้าตรวจว่าค่าตอบแทนทีมงานรายทริปมีเอกสารและการหักภาษีครบ ขั้นหกออกรายงานกำไรรายคณะของเดือนพร้อมหมายเหตุคณะที่ต่ำกว่าเป้า การทำหกขั้นนี้ให้จบภายในสิบวันทำการหลังสิ้นเดือนทำให้ตัวเลขยังทันใช้ตัดสินใจเรื่องราคาของรอบขายถัดไป ไม่ใช่ได้มาเพื่อยื่นแบบเท่านั้น