บัญชีคลินิกและสถานพยาบาล ต้องวางระบบอย่างไรให้ถูกต้อง

ใช่ รายได้จากการประกอบโรคศิลปะและการรักษาพยาบาลของสถานพยาบาลตามกฎหมายว่าด้วยสถานพยาบาลได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามประมวลรัษฎากร ครอบคลุมค่าตรวจ ค่าหัตถการ และค่ายาที่ใช้ในการรักษาโดยตรง แต่ความยกเว้นนี้ผูกกับลักษณะบริการ ไม่ใช่ผูกกับตัวกิจการทั้งหมด กิจการเดียวกันจึงอาจมีทั้งรายได้ที่ยกเว้นและรายได้ที่ต้องเสียภาษีอยู่ในเดือนเดียวกันได้

เมื่อคลินิกขายยาหรือเวชภัณฑ์นอกเหนือจากการรักษาโรคโดยตรง หรือให้บริการเสริมความงามที่ไม่เข้าข่ายข้อบ่งชี้ทางการแพทย์ รายได้ส่วนนี้ถือเป็นรายได้ปกติที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม พอรายได้ก้อนนี้บวกกับรายได้ต้องเสียภาษีอื่นรวมกันทะลุหนึ่งล้านแปดแสนบาทในรอบปี คลินิกต้องรีบไปยื่นขอเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายในสามสิบวันนับจากวันที่รายได้เกินเพดาน และควรตั้งผังบัญชีแยกรายได้ที่ยกเว้นออกจากรายได้ที่ต้องเสียภาษีให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

หากแพทย์รับค่าตอบแทนในลักษณะผู้ประกอบวิชาชีพอิสระที่ไม่ใช่ลูกจ้างประจำของคลินิก เข้าเกณฑ์เงินได้ตามมาตรา 40(6) ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราตามบัญชีที่กรมสรรพากรกำหนดซึ่งอาจสูงถึงร้อยละสามสิบของเงินได้สุทธิตามขั้นบันได แตกต่างจากลูกจ้างประจำที่หักตามมาตรา 50 แบบเงินเดือน คลินิกจึงต้องกำหนดให้ชัดตั้งแต่ทำสัญญาว่าแพทย์แต่ละคนเป็นลูกจ้างหรือผู้รับจ้างอิสระ เพราะกระทบทั้งอัตราหักและแบบภาษีที่ต้องยื่น

ต้องตั้งบัญชีสินค้าคงเหลือแยกตามล็อตและวันหมดอายุ ไม่ใช่บันทึกรวมเป็นยอดเดียว เพราะยาที่หมดอายุต้องตัดออกจากสต๊อกและบันทึกเป็นผลเสียหายพร้อมเอกสารทำลายที่ตรวจสอบได้ การตรวจนับสต๊อกจริงเทียบกับบัญชีควรทำอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง ผลต่างที่เกิดจากยาเสื่อมสภาพหรือสูญหายต้องมีบันทึกเหตุผลแนบไว้ เพื่อใช้อ้างอิงเมื่อถูกตรวจสอบภาษีหรือประเมินย้อนหลัง

อุปกรณ์การแพทย์และเครื่องมือวินิจฉัยถือเป็นทรัพย์สินถาวรของคลินิก จึงต้องทยอยหักค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งานจริง ซึ่งตามหลักทั่วไปของประมวลรัษฎากรกำหนดไว้ไม่ต่ำกว่าห้าปี เว้นแต่จะได้รับสิทธิพิเศษจากบัตรส่งเสริมการลงทุนที่อนุญาตให้หักเร็วกว่านั้น เครื่องมือราคาแพงอย่างเครื่องเลเซอร์หรือเครื่องอัลตราซาวด์ ควรเปิดทะเบียนทรัพย์สินแยกเป็นรายชิ้นพร้อมเลขเครื่องกำกับไว้ จะได้ตรวจสอบย้อนหลังง่ายและคิดกำไรขาดทุนตอนขายต่อได้ถูกต้อง

รายได้ที่คลินิกหรือโรงพยาบาลได้รับจากสำนักงานประกันสังคมหรือสำนักงานหลักประกันสุขภาพแห่งชาติมักจ่ายล่าช้ากว่าการรักษาจริงหลายสัปดาห์ถึงหลายเดือน จึงควรตั้งบัญชีลูกหนี้แยกต่างหากจากลูกหนี้เงินสดทั่วไปเพื่อติดตามยอดเบิกจ่ายค้างรับ และบันทึกรายได้ตามเกณฑ์คงค้างเมื่อให้บริการแล้วแม้ยังไม่ได้รับเงินจริง ไม่ใช่รอบันทึกเมื่อเงินโอนเข้าบัญชี เพราะกระทบการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีในรอบบัญชีที่ถูกต้อง

นอกจากรายการที่ประมวลรัษฎากรกำหนดสำหรับใบรับทั่วไป เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ วันที่ และจำนวนเงิน สถานพยาบาลตามกฎหมายเฉพาะยังต้องแยกแสดงค่าบริการทางการแพทย์ ค่ายา และค่าอุปกรณ์เป็นรายการแยกกันเพื่อให้ผู้ป่วยใช้เบิกประกันหรือหน่วยงานต้นสังกัดได้ การออกใบเสร็จรวมยอดเดียวโดยไม่แยกรายการอาจทำให้ผู้ป่วยเบิกไม่ได้และย้อนกลับมาเป็นภาระให้คลินิกต้องออกใหม่

ในกรณีที่ทุกสาขาถือทะเบียนภายใต้นิติบุคคลเดียวกัน กรมสรรพากรบังคับให้ยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มแยกเป็นรายสถานประกอบการทีละสาขา นอกจากจะได้รับอนุมัติให้รวมยื่นที่แห่งเดียว ฝ่ายบัญชีจึงควรกำหนดรหัสประจำสาขาไว้ในผังบัญชีตั้งแต่วันแรกที่เปิดสาขาใหม่ เพื่อให้ดึงงบกำไรขาดทุนแยกรายสาขาออกมาดูได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาแยกย้อนหลัง ส่วนสต๊อกยาและอุปกรณ์ก็ควรผูกรหัสสาขาไว้เช่นกัน จะได้ตรวจนับและติดตามการโยกย้ายสินค้าข้ามสาขาได้อย่างโปร่งใส

ใบอนุญาตประกอบกิจการสถานพยาบาลออกโดยกรมสนับสนุนบริการสุขภาพเป็นคนละขั้นตอนกับการจดทะเบียนภาษีที่กรมสรรพากรหรือการจดทะเบียนนิติบุคคลที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า แต่ต้องสอดคล้องกัน ชื่อผู้ดำเนินการและที่ตั้งในใบอนุญาตต้องตรงกับที่จดทะเบียนภาษี หากเปลี่ยนที่ตั้งหรือเปลี่ยนผู้ดำเนินการต้องแก้ไขทั้งสองระบบพร้อมกัน มิฉะนั้นอาจมีปัญหาตอนขอคืนภาษีหรือตรวจสอบย้อนหลัง

ไม่ได้ เนื่องจากยาที่ใช้ในการรักษาถือเป็นต้นทุนของรายได้ที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีซื้อที่เกิดจากการจัดหายาเหล่านั้นจึงต้องบันทึกรวมเป็นต้นทุนแทนการนำไปหักออกจากภาษีขาย ต่างจากยาหรือเวชภัณฑ์ที่ซื้อมาเพื่อขายต่อในส่วนที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งภาษีซื้อส่วนนั้นนำมาหักลดหย่อนได้ตามปกติ คลินิกที่มีรายได้ทั้งสองประเภทต้องเฉลี่ยภาษีซื้อตามสัดส่วนรายได้ให้ถูกต้องทุกเดือน

ควรกระทบยอดรายรับเงินสด บัตรเครดิต และการโอนผ่านแอปธนาคารทุกสิ้นวันกับใบเสร็จที่ออกจริง เพื่อจับส่วนต่างจากค่าธรรมเนียมธุรกรรมบัตรที่หักก่อนโอนเข้าบัญชี ค่าธรรมเนียมนี้ถือเป็นรายจ่ายของกิจการที่หักเป็นต้นทุนได้ ไม่ใช่ส่วนที่ต้องบันทึกลดรายได้ การไม่กระทบยอดรายวันมักทำให้พบยอดขาดเกินสะสมตอนสิ้นเดือนที่ตามหาสาเหตุยาก

ทั้งสองรูปแบบทำได้ตามกฎหมายสถานพยาบาล แต่ภาระภาษีต่างกันมาก บุคคลธรรมดาเสียภาษีเงินได้ตามอัตราก้าวหน้าสูงสุดร้อยละสามสิบห้าโดยหักค่าใช้จ่ายตามที่กฎหมายกำหนดหรือตามจริง ส่วนนิติบุคคลเสียภาษีจากกำไรสุทธิในอัตราไม่เกินร้อยละยี่สิบ และอาจได้สิทธิลดอัตราสำหรับกิจการขนาดเล็กตามเงื่อนไขทุนจดทะเบียนและรายได้ แพทย์ที่มีรายได้สูงและมีค่าใช้จ่ายลงทุนอุปกรณ์มาก มักได้ประโยชน์จากโครงสร้างนิติบุคคลมากกว่าเมื่อวางแผนร่วมกับค่าตอบแทนกรรมการ

ต้องออกทุกครั้งที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ว่าจะจ้างเป็นครั้งคราวหรือประจำ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายต้องระบุจำนวนเงินได้และภาษีที่หักไว้ให้ตรงกับที่จะนำไปยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 ภายในวันที่เจ็ดของเดือนถัดไป คลินิกที่จ้างแพทย์นอกเวลามาช่วยดูแลผู้ป่วยเป็นครั้งคราวมักลืมออกหนังสือรับรองเพราะมองว่าเป็นยอดเล็กน้อย ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่ถูกประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับได้

การนำเข้าเครื่องมือแพทย์และวัสดุสิ้นเปลืองเช่นฟิลเลอร์หรือโบทูลินัมท็อกซินต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในขั้นตอนนำเข้าที่ด่านศุลกากรตามมูลค่าซีไอเอฟบวกอากรขาเข้า แม้ต่อมาจะนำไปใช้ในบริการที่ยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มก็ตาม ภาษีซื้อจากการนำเข้าส่วนที่ใช้กับบริการยกเว้นภาษีจึงนำมาหักลดหย่อนไม่ได้และต้องบวกเป็นต้นทุนสินค้า ควรแยกใบขนสินค้าตามวัตถุประสงค์การใช้งานตั้งแต่ต้นเพื่อคำนวณเฉลี่ยภาษีซื้อได้ถูกต้อง

หากกรรมการหรือหุ้นส่วนให้กิจการกู้ยืมเงิน กรมสรรพากรมีสิทธิประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาดหากไม่มีการคิดดอกเบี้ยหรือคิดต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุผลทางธุรกิจรองรับ ควรทำสัญญากู้ยืมเป็นลายลักษณ์อักษรระบุอัตราดอกเบี้ยที่ใกล้เคียงอัตราตลาดและกำหนดเวลาชำระคืนชัดเจน เพื่อป้องกันการถูกประเมินภาษีเงินได้เพิ่มจากดอกเบี้ยที่ควรจะได้รับ

ค่าบริการตรวจวิเคราะห์ทางห้องปฏิบัติการที่จ่ายให้นิติบุคคลภายนอกถือเป็นการจ้างทำของหรือค่าบริการตามมาตรา 40(8) ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละสามเมื่อผู้รับเป็นนิติบุคคลในประเทศ คลินิกต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ห้องแล็บทุกครั้งและนำส่งภายในกำหนดเช่นเดียวกับค่าบริการวิชาชีพอื่น การไม่หักถือเป็นความผิดที่คลินิกต้องรับผิดร่วมในภาษีที่ขาดไป

บริจาคให้แก่องค์กรสาธารณกุศลที่ประกาศกำหนดหรือหน่วยงานราชการสามารถนำมูลค่าต้นทุนมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ตามหลักเกณฑ์การบริจาค แต่ต้องมีหลักฐานใบรับบริจาคระบุชื่อผู้รับ วันที่ และมูลค่าที่ตรงกับบัญชี ยาที่บริจาคต้องไม่ใช่ยาที่ใกล้หมดอายุจนไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้จริง มิฉะนั้นอาจถูกตั้งคำถามเรื่องความสมเหตุสมผลของรายจ่ายเมื่อถูกตรวจสอบ

รายได้ค่ารักษาต้องบันทึกตามเกณฑ์คงค้างเมื่อให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว ไม่ใช่ทยอยรับรู้ตามงวดที่ผู้ป่วยผ่อนชำระ ส่วนที่ยังไม่ได้รับเงินให้บันทึกเป็นลูกหนี้การค้า ดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บเพิ่มจากการผ่อนชำระถือเป็นรายได้อื่นแยกต่างหากและต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามลักษณะของค่าธรรมเนียมนั้น ไม่ใช่ได้รับยกเว้นตามรายได้ค่ารักษา

ต้องแก้ไขทั้งใบอนุญาตสถานพยาบาลที่กรมสนับสนุนบริการสุขภาพ หนังสือรับรองนิติบุคคลที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มให้ตรงกันทุกจุด เอกสารทางบัญชีที่ออกในช่วงเปลี่ยนผ่านต้องระบุที่อยู่ให้ตรงกับวันที่ออกเอกสารจริง มิฉะนั้นใบกำกับภาษีที่ระบุที่อยู่เก่าหลังวันย้ายอาจถูกโต้แย้งความถูกต้องเมื่อขอคืนภาษีซื้อ

หักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้เต็มจำนวนหากเป็นเครื่องแบบที่ใช้ปฏิบัติงานจริงและมีระเบียบภายในกำหนดให้พนักงานต้องสวมใส่ ถือเป็นสวัสดิการที่ไม่ต้องนำมารวมเป็นเงินได้ของลูกจ้างเพื่อคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา แต่หากจ่ายเป็นเงินสดให้พนักงานไปซื้อเองโดยไม่มีการควบคุมการใช้จริง อาจถูกตีความเป็นเงินได้ของพนักงานที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม

ค่าจ้างบริษัทกำจัดขยะติดเชื้อถือเป็นค่าบริการตามมาตรา 40(8) ที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายร้อยละสามเมื่อผู้รับเป็นนิติบุคคล และเป็นรายจ่ายที่หักได้เต็มจำนวนเพราะเป็นข้อกำหนดตามกฎหมายสถานพยาบาลที่ต้องมีสัญญากับผู้รับกำจัดที่ได้รับอนุญาต ควรเก็บใบเสร็จและใบรับรองการกำจัดแต่ละครั้งไว้เป็นหลักฐานประกอบทั้งด้านบัญชีและด้านการต่อใบอนุญาตสถานพยาบาล

ต้องเฉลี่ยภาษีซื้อของค่าใช้จ่ายที่ใช้ร่วมกันทั้งสองส่วน เช่น ค่าเช่าอาคารหรือค่าไฟฟ้า ตามสัดส่วนรายได้ที่ต้องเสียภาษีต่อรายได้รวมในรอบเดือนหรือรอบปีตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด ส่วนภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับรายได้ต้องเสียภาษีอย่างเดียว เช่น ซื้อเวชภัณฑ์เพื่อขายต่อ นำมาหักได้เต็มจำนวน การไม่เฉลี่ยให้ถูกต้องเป็นสาเหตุหลักที่คลินิกถูกประเมินภาษีมูลค่าเพิ่มย้อนหลัง

หากจ่ายให้บุคคลธรรมดาที่รับจ้างโฆษณาถือเป็นเงินได้ตามมาตรา 40(2) หรือ 40(8) แล้วแต่ลักษณะงาน ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละสามเช่นเดียวกับการจ้างบริการทั่วไป และหากอินฟลูเอนเซอร์มีรายได้เกินเกณฑ์ต้องพิจารณาว่าเข้าข่ายต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยหรือไม่ คลินิกด้านความงามที่ใช้งบโฆษณาผ่านสื่อสังคมออนไลน์จำนวนมากมักละเลยการหัก ณ ที่จ่ายเพราะจ่ายผ่านการโอนธนาคารโดยตรงไม่มีใบแจ้งหนี้

ต้องแยกมูลค่าของแต่ละส่วนในแพ็กเกจตามสัดส่วนที่สมเหตุสมผล ส่วนค่าตรวจและหัตถการทางการแพทย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนค่าอาหารและที่พักที่ไม่ใช่การรักษาพยาบาลต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามปกติ การขายแพ็กเกจรวมราคาเดียวโดยไม่แยกรายการในใบเสร็จเป็นความเสี่ยงหลักที่ทำให้สรรพากรประเมินให้ทั้งแพ็กเกจต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งจำนวน

กิจการที่มีสัดส่วนรายรับเป็นเงินสดสูงมักถูกจับตามองมากกว่าเพราะตรวจสอบย้อนกลับได้ยากกว่าธุรกรรมผ่านธนาคาร กรมสรรพากรมักใช้ข้อมูลจากสถาบันการเงินตามกฎหมายรายงานธุรกรรมและเทียบกับจำนวนผู้ป่วยที่บันทึกในระบบนัดหมายเพื่อประเมินความสมเหตุสมผลของรายได้ที่แสดง คลินิกจึงควรออกใบเสร็จรับเงินสดทุกรายการอย่างครบถ้วนและกระทบยอดกับระบบนัดหมายเป็นประจำเพื่อลดข้อโต้แย้งเมื่อถูกเรียกตรวจ

แพทย์ต่างชาติที่มาทำงานในไทยต้องมีทั้งใบอนุญาตทำงานและใบประกอบวิชาชีพเวชกรรมตามกฎหมายเฉพาะทางการแพทย์ก่อน จากนั้นเงินได้ที่แพทย์คนนั้นได้รับจากการทำงานในไทยต้องนำมาเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามหลักแหล่งที่มาของเงินได้ ไม่ว่าจะพำนักอยู่ในไทยครบหนึ่งร้อยแปดสิบวันหรือไม่ก็ตาม คลินิกที่จ่ายเงินได้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราก้าวหน้าแบบเดียวกับที่ใช้กับแพทย์สัญชาติไทย และควรตรวจสอบด้วยว่ามีอนุสัญญาภาษีซ้อนระหว่างไทยกับประเทศต้นทางของแพทย์หรือไม่ เพราะอาจมีผลต่อเครดิตภาษีที่แพทย์นำไปใช้สิทธิลดหย่อนในประเทศของตนเอง

จำเป็นต้องทำ เนื่องจากกฎหมายกำหนดให้คลินิกที่จดในรูปบริษัทจำกัดทุกแห่งต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและลงความเห็นในงบการเงินก่อนทุกปี เมื่อที่ประชุมผู้ถือหุ้นซึ่งต้องจัดภายในสี่เดือนหลังวันปิดบัญชีอนุมัติงบแล้ว คลินิกมีเวลาอีกหนึ่งเดือนในการนำส่งงบดังกล่าวต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สำหรับคลินิกขนาดเล็กที่จดในรูปห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคลและมีทุนจดทะเบียนกับรายได้ไม่ถึงเกณฑ์ที่ทางการประกาศไว้ กฎหมายเปิดช่องให้ได้รับยกเว้นจากการต้องตรวจสอบบัญชีในลักษณะนี้

ยื่นแบบและชำระภาษีมูลค่าเพิ่มล่าช้าต้องเสียเงินเพิ่มร้อยละหนึ่งจุดห้าต่อเดือนหรือเศษของเดือนของภาษีที่ต้องชำระ บวกค่าปรับอาญาทางแพ่งตามจำนวนวันที่ล่าช้าซึ่งอาจสูงสุดถึงสองเท่าของภาษีที่ต้องชำระหากไม่มายื่นเลย คลินิกที่มีทั้งรายได้ยกเว้นและต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มมักยื่นผิดพลาดเรื่องฐานภาษีมากกว่าลืมยื่น จึงควรตรวจทานยอดก่อนวันที่สิบห้าของเดือนถัดไปทุกครั้งเพื่อลดความเสี่ยงถูกประเมินเพิ่ม