รับรองเอกสารรับบุตรบุญธรรม ผู้ปกครอง และการดูแลเด็กข้ามประเทศ

ครอบคลุมหนังสือยินยอมของบิดามารดา หนังสือยินยอมให้เด็กเดินทางไปต่างประเทศ คำรับรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับความสัมพันธ์และการอุปการะ หนังสือมอบอำนาจให้ดำเนินการแทนในกระบวนการ คำแปลเอกสารที่ลงนามโดยผู้แปล และการรับรองว่าสำเนาถูกต้องตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง ส่วนคำสั่งตั้งผู้ปกครองหรือคำสั่งรับบุตรบุญธรรมเป็นอำนาจของศาลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ไม่ การรับรองเป็นการยืนยันลายมือชื่อ ตัวบุคคล หรือความถูกต้องของสำเนาเท่านั้น สถานะทางกฎหมายของการรับบุตรบุญธรรมเกิดจากกระบวนการของหน่วยงานที่รับผิดชอบและการจดทะเบียนตามกฎหมาย เอกสารที่รับรองแล้วทำหน้าที่เป็นหลักฐานประกอบในกระบวนการนั้น ไม่ใช่สิ่งที่แทนคำสั่งหรือทะเบียนได้

ระบุชื่อเด็กและเลขเอกสารเดินทาง ชื่อผู้ให้ความยินยอมและความเกี่ยวข้อง ชื่อผู้ที่จะเดินทางไปด้วยหรือผู้รับดูแลที่ปลายทาง ประเทศและช่วงเวลาที่อนุญาต วัตถุประสงค์ของการเดินทาง และข้อความอนุญาตให้ตัดสินใจเรื่องการรักษาพยาบาลฉุกเฉินหากต้องการ ควรแนบสำเนาเอกสารแสดงตนของผู้ให้ความยินยอมและเอกสารที่แสดงความเป็นบิดามารดา

ให้ฝ่ายที่อยู่ต่างประเทศลงนามในหนังสือยินยอมต่อหน้าเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจรับรองในประเทศนั้น แล้วนำเอกสารเข้าชั้นรับรองของประเทศนั้นและชั้นสถานทูตหรือชั้นตามระบบที่ใช้ร่วมกัน ก่อนส่งกลับมาใช้ในไทยพร้อมคำแปล ควรตรวจชื่อสะกดให้ตรงกับเอกสารเดินทางทุกฉบับ เพราะความต่างเพียงอักษรเดียวเป็นเหตุให้ถูกตีกลับบ่อยที่สุด

ต้องมีหลักฐานทางทะเบียนหรือคำสั่งที่แสดงอำนาจปกครองนั้น เช่น บันทึกข้อตกลงท้ายทะเบียนหย่าที่ระบุผู้ใช้อำนาจปกครอง คำสั่งศาล หรือเอกสารทะเบียนที่แสดงสถานะ การกล่าวอ้างในคำรับรองเพียงลำพังว่าตนมีอำนาจฝ่ายเดียว มักไม่พอสำหรับหน่วยงานปลายทาง จึงควรนำเอกสารต้นฉบับมาแสดงพร้อมกันในวันนัด

เตรียมคำรับรองข้อเท็จจริงว่าเด็กพักอาศัยกับผู้ใด ตั้งแต่เมื่อใด ใครรับภาระค่าใช้จ่าย พร้อมหลักฐานประกอบ เช่น ทะเบียนบ้าน เอกสารการศึกษาของเด็ก และหลักฐานการชำระค่าใช้จ่าย หากจะให้มีอำนาจตัดสินใจแทนในเรื่องสำคัญ ควรพิจารณาขอคำสั่งตั้งผู้ปกครองตามกฎหมาย เพราะเอกสารรับรองอย่างเดียวไม่ก่อสิทธิตามกฎหมายให้ผู้ดูแล

โดยทั่วไปต้องมีเอกสารต้นฉบับจากหน่วยงานไทย คำแปลที่รับรอง ชั้นรับรองของหน่วยงานด้านการต่างประเทศ และชั้นของหน่วยงานประเทศปลายทางถ้าเรียก การรับรองลายมือชื่อผู้แปลหรือผู้ให้คำรับรองเป็นชั้นที่มักใช้ประกอบ ควรตรวจกับสถานศึกษาหรือหน่วยงานที่รับเอกสารก่อนว่าเรียกชั้นใด เพื่อไม่ต้องเดินซ้ำรอบ

ส่วนใหญ่ไม่จำเป็น เพราะผู้ลงนามคือผู้ใหญ่ที่ให้ความยินยอมหรือให้คำรับรอง กรณีที่เด็กต้องลงนามเองตามเงื่อนไขของเอกสารหรือของหน่วยงานปลายทาง จะต้องมาพร้อมเอกสารแสดงตนและมีผู้ใช้อำนาจปกครองมาด้วย ควรแจ้งล่วงหน้าเมื่อนัด เพื่อจัดเวลาให้เหมาะกับเด็กและเตรียมขั้นตอนไว้ให้ครบ

แปลให้ตรงตามต้นฉบับทุกบรรทัด รวมตราประทับและข้อความท้ายเอกสาร สะกดชื่อให้ตรงกับเอกสารเดินทาง คงรูปแบบวันเดือนปีให้ชัดว่าใช้ระบบใด และให้ผู้แปลลงนามพร้อมข้อความรับรองความถูกต้อง หากปลายทางกำหนดให้ผู้แปลเป็นผู้ที่ขึ้นทะเบียนไว้ ต้องตรวจเงื่อนไขนี้ก่อน เพราะเป็นจุดที่ทำให้ต้องแปลใหม่ทั้งชุด

แก้ที่ต้นทางก่อนเสมอ คือขอแก้ไขหรือขอหนังสือรับรองจากหน่วยงานที่ออกเอกสารนั้น หากเป็นการเปลี่ยนชื่อโดยชอบ ให้แนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อไว้ในชุดเอกสาร และอาจใช้คำรับรองข้อเท็จจริงอธิบายความเชื่อมโยงของชื่อเดิมกับชื่อใหม่ประกอบ การรับรองเอกสารที่ชื่อขัดกันโดยไม่มีคำอธิบายจะถูกตั้งคำถามที่ปลายทางแน่นอน

ระบุเรื่องที่มอบให้ทำเป็นรายการ เช่น ยื่นคำขอต่อหน่วยงานใด รับเอกสารประเภทใด ลงนามในแบบฟอร์มชุดใด พร้อมกำหนดระยะเวลาและข้อจำกัดที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงถ้อยคำกว้างว่าให้ทำการใด ๆ แทนได้ทั้งหมด เพราะทั้งหน่วยงานปลายทางอาจไม่รับ และผู้ให้อำนาจเองก็เสี่ยงต่อการใช้เกินเจตนา

หน่วยงานจะพิจารณาความเหมาะสมของผู้ขอและความเป็นอยู่ของเด็กตามระเบียบ โดยเรียกเอกสารหลายรายการที่ต้องมีชั้นรับรอง เช่น หนังสือรับรองรายได้ หลักฐานที่อยู่อาศัย เอกสารสุขภาพ และหนังสือยินยอมของผู้เกี่ยวข้อง งานรับรองจึงเป็นขั้นตอนสนับสนุนที่ควรทำให้สอดคล้องกับรายการที่หน่วยงานระบุ ไม่ใช่ทำล่วงหน้าตามที่คาดเอง

โดยประมาณ ขั้นรับรองลายมือชื่อทำได้ภายในวันนัดหากเอกสารครบ ขั้นหน่วยงานด้านการต่างประเทศใช้เวลาไม่กี่วันทำการถึงราวหนึ่งถึงสองสัปดาห์ตามรูปแบบการยื่น และขั้นของประเทศปลายทางขึ้นกับคิวของแต่ละแห่งซึ่งต่างกันมาก ควรเผื่อเวลารวมไว้หลายสัปดาห์เมื่อมีวันนัดของหน่วยงานหรือวันเปิดภาคเรียนเป็นเส้นตาย

นำเอกสารแสดงตนของผู้ลงนามทุกคนฉบับจริง เอกสารแสดงความเป็นบิดามารดาหรือผู้ดูแล สูติบัตรและเอกสารเดินทางของเด็ก เอกสารทะเบียนที่เกี่ยวกับสถานะครอบครัว ร่างข้อความที่ต้องการรับรอง และชื่อหน่วยงานปลายทางพร้อมรายการชั้นรับรองที่เขาเรียก ข้อมูลชุดสุดท้ายนี้ช่วยให้จัดลำดับได้ถูกในรอบเดียว