ตรวจสอบภายในและวางระบบควบคุมภายใน

ตำราการควบคุมภายในเขียนบนสมมติฐานว่ามีคนพอจะแยกหน้าที่ได้สามทาง คือผู้อนุมัติ ผู้บันทึก และผู้ถือทรัพย์สิน แต่กิจการที่มีฝ่ายบัญชีสองคนทำแบบนั้นไม่ได้ ทางออกที่ใช้ได้คือการควบคุมแบบชดเชย เช่น เจ้าของสอบยอดธนาคารเองเดือนละครั้ง และกำหนดวงเงินที่ต้องมีลายมือชื่อที่สองทุกครั้ง

เราออกแบบการควบคุมโดยเริ่มจากจุดที่เงินออกจากกิจการ เพราะนั่นคือจุดที่ความเสียหายเกิดเร็วที่สุด แล้วจึงไล่ย้อนไปยังการอนุมัติและเอกสารต้นทาง วิธีนี้ทำให้กิจการได้การควบคุมที่คุ้มค่าก่อน ไม่ใช่ได้คู่มือหนาที่ไม่มีใครอ่าน

การประเมินที่ใช้เพียงแบบสอบถามให้หัวหน้างานกรอกเองมักได้คำตอบว่าทุกอย่างเรียบร้อย เราจึงสุ่มตัวอย่างรายการจริงย้อนหลังหลายเดือน ตามรอยจากใบขออนุมัติไปถึงใบสั่งซื้อ ใบรับของ ใบกำกับภาษี และรายการจ่ายในสมุดธนาคาร ถ้าเอกสารใดขาดในสายนี้ นั่นคือช่องว่างที่วัดได้

ผลการทดสอบถูกรายงานเป็นอัตราความผิดพลาดของแต่ละกระบวนการ พร้อมมูลค่าที่เกี่ยวข้อง ทำให้ผู้บริหารเห็นว่าควรลงทุนแก้จุดใดก่อนโดยเทียบกับเงินที่มีความเสี่ยง ไม่ใช่ตัดสินจากความรู้สึก

ช่องว่างการควบคุมส่วนใหญ่กลายเป็นปัญหาภาษีในที่สุด ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารรองรับตามที่กฎหมายกำหนดถูกบวกกลับเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี ภาษีซื้อที่ใบกำกับไม่สมบูรณ์ถูกปฏิเสธเครดิต และสินค้าคงเหลือที่นับไม่ตรงกับบัญชีเป็นประเด็นที่ผู้สอบบัญชีต้องตั้งข้อสังเกต

เราจึงส่งรายงานสองชุด ชุดแรกสำหรับผู้บริหารที่ต้องแก้กระบวนการ อีกชุดสำหรับฝ่ายบัญชีที่ต้องปรับวิธีบันทึกและจัดเก็บเอกสารให้พร้อมรับการตรวจ ทั้งสองชุดใช้ตัวเลขเดียวกันจึงไม่มีข้อโต้แย้งภายในว่าใครถูก