ตรวจสัญญาเช่าสำนักงานก่อนเซ็น: กฎหมาย ภาษี และข้อสัญญาสำคัญ

1) ระยะเวลาเช่าเกิน 3 ปี ต้องจดทะเบียน

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 538 กำหนดว่าการเช่าอสังหาริมทรัพย์ต้องมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรที่ผู้ต้องรับผิดลงชื่อไว้ จึงนำไปฟ้องบังคับได้ และถ้าเช่ามีกำหนดเกิน 3 ปีหรือตลอดอายุผู้เช่าหรือผู้ให้เช่า หากไม่ได้ทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วนำไปจดทะเบียน สิทธิตามสัญญาจะใช้บังคับทางศาลได้แค่ 3 ปีแรก

ในทางปฏิบัติ หากตกลงเช่า 3+3 ปีด้วยสิทธิต่ออายุ หรือทำสัญญาเดียว 6 ปี ผู้เช่าควรถามตั้งแต่ต้นว่าผู้ให้เช่ายินยอมไปจดทะเบียนที่สำนักงานที่ดินหรือไม่ การจดทะเบียนการเช่ามีค่าธรรมเนียมราชการและอากรตามที่สำนักงานที่ดินประเมิน และสัญญาควรระบุว่าใครเป็นผู้รับภาระ

2) อากรแสตมป์และภาษีที่เกี่ยวข้อง

บัญชีอัตราอากรแสตมป์ ลักษณะ 1 กำหนดให้การเช่าที่ดิน โรงเรือน หรือสิ่งปลูกสร้าง เสียอากร 1 บาทต่อค่าเช่าทุก 1,000 บาทหรือเศษของ 1,000 บาท โดยคำนวณจากค่าเช่าหรือเงินกินเปล่า หรือทั้งสองอย่างรวมกันตลอดอายุการเช่า ผู้ให้เช่าเป็นผู้ต้องเสียอากรและผู้เช่าเป็นผู้ขีดฆ่าแสตมป์ตามบัญชี (คู่สัญญาตกลงแบ่งภาระทางเศรษฐกิจกันเองได้) ถ้าสัญญาไม่กำหนดอายุ ให้ถือว่ามีกำหนด 3 ปี คู่ฉบับเสียอากรตามลักษณะ 29 ของบัญชี ถ้าเสียไม่ครบ ศาลจะไม่รับสัญญานั้นเป็นหลักฐานในคดีแพ่ง จนกว่าจะชำระอากรที่ขาดพร้อมเงินเพิ่ม

ในกรณีที่บริษัทหรือห้างฯ เป็นฝ่ายชำระค่าเช่าอาคาร ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 5% ตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 แล้วนำส่งตามแบบ ภ.ง.ด.3 (ผู้ให้เช่าเป็นบุคคล) หรือ ภ.ง.ด.53 (ผู้ให้เช่าเป็นนิติบุคคล) ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่ม การให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นตามมาตรา 81(1) แห่งประมวลรัษฎากร แต่ค่าบริการที่แยกออกมา เช่น ค่าบริการส่วนกลางหรือค่าสาธารณูปโภคที่ผู้ให้เช่าเรียกเก็บเป็นค่าบริการ อาจต้องเสีย VAT ผู้เช่าจึงควรขอให้แยกรายการในใบแจ้งหนี้ให้ชัด

3) เงินประกันและเงื่อนไขการคืน

กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนเงินประกันหรือกำหนดเวลาคืนสำหรับการเช่าเชิงพาณิชย์ จึงขึ้นกับข้อตกลง สัญญาควรระบุจำนวน ระยะเวลาคืนหลังส่งมอบพื้นที่ รายการที่หักได้ และให้ทำบันทึกสภาพพื้นที่พร้อมภาพถ่ายทั้งตอนรับมอบและส่งคืน เพื่อแยกความเสื่อมสภาพตามปกติออกจากความเสียหาย

4) การปรับค่าเช่า สิทธิต่ออายุ และการบอกเลิก

ข้อสัญญาเหล่านี้ไม่มีกฎหมายกำหนดอัตราตายตัว จึงเป็นเรื่องที่ต้องต่อรอง ประเด็นที่ควรเขียนให้ชัด ได้แก่ สูตรการปรับค่าเช่าเมื่อต่ออายุ ผู้เช่ามีสิทธิต่ออายุจริง (option) หรือเพียงสิทธิเจรจา ต้องแจ้งความประสงค์ล่วงหน้ากี่วัน และผู้เช่าบอกเลิกก่อนครบกำหนดได้หรือไม่ โดยเสียเงินประกันหรือค่าตอบแทนเท่าใด

การเช่าช่วงหรือโอนสิทธิการเช่าทำไม่ได้ถ้าผู้ให้เช่าไม่ยินยอม ยกเว้นสัญญาอนุญาตไว้ (ป.พ.พ. มาตรา 544) ธุรกิจที่อาจปรับโครงสร้างหรือย้ายไปเป็นบริษัทในเครือควรขอข้อสัญญาที่อนุญาตไว้ล่วงหน้า ส่วนหากผู้ให้เช่าขายอาคาร การเช่าไม่ระงับ ผู้รับโอนต้องรับสิทธิและหน้าที่ตามสัญญา (มาตรา 569)

5) ภาระซ่อมแซม ค่าส่วนกลาง และการคืนสภาพ

กฎหมายวางหลักว่าผู้เช่าต้องสงวนทรัพย์สินที่เช่าเหมือนวิญญูชน และซ่อมแซมเล็กน้อย (มาตรา 553) ส่วนการซ่อมแซมใหญ่เป็นของผู้ให้เช่า เว้นแต่สัญญาเขียนเป็นอย่างอื่น แบบสัญญาจำนวนมากโอนภาระทั้งหมดให้ผู้เช่า จึงควรแยกตารางความรับผิดชอบระบบไฟฟ้า ปรับอากาศ หลังคา และโครงสร้าง

• •ค่าส่วนกลาง (CAM): คำนวณจากพื้นที่ใด ปรับขึ้นได้อย่างไร และขอดูรายละเอียดได้หรือไม่
• •งานตกแต่ง (fit-out): ต้องขออนุมัติแบบหรือไม่ และเมื่อสิ้นสุดต้องรื้อคืนสภาพหรือยกให้ผู้ให้เช่า
• •ประกันภัย: ใครทำประกันอาคาร ใครทำประกันทรัพย์สินและความรับผิดต่อบุคคลภายนอก
• •การใช้ที่อยู่จดทะเบียนบริษัท: ขอหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ตั้งและสำเนาทะเบียนบ้าน/โฉนดสำหรับยื่น DBD และสรรพากร

แหล่งอ้างอิง

ตรวจเทียบกับตัวบทและแหล่งราชการด้านล่าง ควรตรวจฉบับปัจจุบันก่อนใช้กับกรณีของท่าน

• กรมสรรพากร — บัญชีอัตราอากรแสตมป์
• กรมสรรพากร — คำสั่ง ท.ป.4/2528 (หักภาษี ณ ที่จ่าย)
• Revenue Department — Stamp Duty Schedule (EN)