แก้ปัญหา / Help
เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปี: หน้าที่ตามกฎหมายและแผนส่งมอบ
คำตอบสั้น
การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีไม่ต้องยื่นแบบเฉพาะต่อกรมสรรพากร แต่ผู้ทำบัญชีคนเดิมต้องแจ้งยกเลิกและคนใหม่ต้องแจ้งรับทำบัญชีในระบบ e-Accountant ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 30 วัน บริษัทยังเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีและเก็บเอกสารไม่น้อยกว่า 5 ปี จึงควรกำหนดวันตัดงานสิ้นเดือน ทำทะเบียนส่งมอบ เปลี่ยนสิทธิ์เข้าระบบราชการ และกระทบยอดยกมาก่อนปิดงบปีนั้น
เจ้าของกิจการมักเข้าใจว่าการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเป็นเพียงการเปลี่ยนผู้รับจ้าง ในทางกฎหมาย บริษัทคือผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 และต้องรับผลหากบัญชีหรือเอกสารหาย ส่วนผู้ทำบัญชีแต่ละคนมีหน้าที่แจ้งการรับหรือยกเลิกงานต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า บทความนี้แยกหน้าที่สองฝ่าย อธิบายการเลือกวันตัดงาน รายการส่งมอบ สิทธิ์ในระบบออนไลน์ ข้อพิพาทเรื่องเอกสาร และการตรวจยอดยกมา ข้อมูลกฎหมายเป็นการสรุปจากตัวบทและหน้าบริการของหน่วยงาน ณ พฤศจิกายน 2569 ยังไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมายสำหรับกรณีเฉพาะ
1) แยกหน้าที่ของบริษัทออกจากหน้าที่ของผู้ทำบัญชี
มาตรา 19 ของ พ.ร.บ.การบัญชีให้บริษัทจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่อธิบดีกำหนด และควบคุมดูแลให้บัญชีตรงต่อความเป็นจริง มาตรา 12 ให้บริษัทส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ผู้ทำบัญชีครบถ้วน ส่วนมาตรา 20 กำหนดให้ผู้ทำบัญชีจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีโดยมีเอกสารประกอบถูกต้อง หน้าที่จึงซ้อนกันอยู่ การเปลี่ยนผู้รับจ้างไม่ได้โอนความรับผิดของบริษัทไปด้วย
เรื่องการเก็บรักษา มาตรา 13 ให้เก็บบัญชีและเอกสาร ณ สถานที่ทำการหรือสถานที่ทำงานประจำ เว้นแต่ได้รับอนุญาตให้เก็บที่อื่น มาตรา 14 ให้เก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี และมาตรา 15 ให้แจ้งสารวัตรบัญชีภายใน 15 วันเมื่อทราบว่าเอกสารสูญหายหรือเสียหาย การฝ่าฝืนมาตราเหล่านี้มีค่าปรับเป็นพินัยไม่เกิน 5,000 บาทตามมาตรา 31 ในทางปฏิบัติ หากต้นฉบับอยู่ที่สำนักงานบัญชีเดิมเป็นเวลานาน ควรตรวจว่าเป็นการฝากเพื่อทำงานชั่วคราว หรือเป็นการเก็บถาวรนอกสถานที่ซึ่งต้องขออนุญาต
2) การแจ้งในระบบ e-Accountant ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2568 มีผลตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 หน้าบริการของรัฐระบุว่าผู้ทำบัญชีต้องแจ้งยกเลิกการทำบัญชีภายใน 30 วันนับแต่วันที่ยกเลิก โดยทำผ่านระบบ e-Accountant ไม่มีค่าธรรมเนียม คู่มือของกรมแยกเมนูแจ้งข้อมูลรับทำบัญชี การเพิ่มปีงบการเงินแรกที่รับทำ และการแจ้งยกเลิก ผู้ทำบัญชีคนใหม่จึงควรแจ้งรับงานภายใน 30 วันและระบุปีงบการเงินให้ตรงกับงานที่รับจริง
เงื่อนไขใหม่ที่สรุปโดยแหล่งรองระบุด้วยว่า ผู้ทำบัญชียืนยันการทำบัญชีได้หลังสิ้นรอบปีบัญชีและต้องยืนยันก่อนบริษัทนำส่งงบการเงิน รับทำได้ไม่เกิน 100 งบการเงินต่อปีปฏิทิน และต้องมีชั่วโมงพัฒนาความรู้ต่อเนื่องอย่างน้อย 12 ชั่วโมงต่อปี ข้อนี้กระทบการเปลี่ยนกลางปีโดยตรง เพราะผู้ที่ยืนยันงบปีนั้นต้องรับผิดชอบตัวเลขทั้งปี รวมถึงเดือนที่ทีมเดิมบันทึกไว้
- •ขอเลขผู้ทำบัญชีและชื่อผู้รับผิดชอบจริง ไม่ใช่เพียงชื่อบริษัทที่รับจ้าง
- •ใช้เมนูค้นหาข้อมูลผู้ทำบัญชีของนิติบุคคลตรวจว่ารายชื่อเดิมถูกยกเลิกและรายชื่อใหม่ขึ้นแล้ว
- •ตกลงเป็นหนังสือว่าใครจะยืนยันงบการเงินของปีที่มีการเปลี่ยนมือ
3) เลือกวันตัดงานจากปฏิทินภาษี ไม่ใช่จากวันหมดสัญญา
แบบรายเดือนอย่าง ภ.ง.ด.1, 3, 53, 54 และ ภ.พ.30 รวมถึงเงินสมทบประกันสังคม อ้างอิงงวดเดือนภาษี หากเปลี่ยนกลางเดือน รายการครึ่งแรกอยู่กับทีมเดิมและครึ่งหลังอยู่กับทีมใหม่ แต่แบบต้องยื่นเป็นฉบับเดียว จุดที่ปลอดภัยกว่าคือวันสิ้นเดือน โดยตกลงว่าทีมเดิมยื่นแบบของเดือนสุดท้ายที่ตนดูแลและส่งหลักฐานการยื่นและชำระให้ครบ
ช่วงที่ควรหลีกเลี่ยงคือระหว่างปิดงบประจำปี ซึ่งบริษัทต้องประชุมใหญ่อนุมัติงบภายใน 4 เดือนหลังปิดบัญชี ยื่นงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 1 เดือนหลังอนุมัติ ขณะที่แบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี (ภ.ง.ด.50) ครบกำหนดเมื่อพ้นรอบบัญชีไป 150 วัน ถ้าจำเป็นต้องเปลี่ยนช่วงนี้ ให้แยกงานปีที่ปิดแล้วไว้กับทีมเดิมจนยื่นครบ ส่วนบริษัทที่ใช้ปีปฏิทินและเปลี่ยนกลางปี ควรนัดให้ทีมใหม่ตรวจงานครึ่งปีแรกก่อนยื่น ภ.ง.ด.51
- •ระบุงวดสุดท้ายของทีมเดิมและงวดแรกของทีมใหม่ในหนังสือส่งมอบ
- •ให้ทีมเดิมแนบใบเสร็จหรือหลักฐานชำระของงวดสุดท้าย ไม่ใช่เพียงไฟล์แบบ
- •ตรวจว่ามีแบบยื่นเพิ่มเติม หนังสือเชิญพบ หรือคำขอคืนภาษีที่ยังค้างหรือไม่
4) ทะเบียนส่งมอบ: ของที่ควรได้รับก่อนปิดงานกับทีมเดิม
ทะเบียนส่งมอบควรมีคอลัมน์ ชื่อเอกสาร งวด รูปแบบไฟล์ ผู้ส่ง ผู้รับ วันที่ และสถานะ เพื่อให้ตรวจได้ว่าส่วนใดยังขาด ไฟล์ที่นำไปใช้ต่อได้ เช่น ไฟล์สำรองของโปรแกรมบัญชีหรือไฟล์ส่งออกสมุดรายวัน มีค่ามากกว่าไฟล์ PDF เพียงอย่างเดียว เพราะทีมใหม่ต้องตรวจย้อนรายการได้ถึงระดับเอกสาร
- •งบทดลองและบัญชีแยกประเภททั่วไป ณ วันตัดงาน พร้อมงบการเงินที่ตรวจสอบแล้วของปีก่อน รายงานผู้สอบบัญชี และรายการปรับปรุง
- •งบกระทบยอดเงินฝากธนาคารทุกบัญชี รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัว เงินกู้ยืมกรรมการ และสัญญาเงินกู้
- •ทะเบียนทรัพย์สินพร้อมวิธีคิดค่าเสื่อมราคา และรายงานสินค้าคงเหลือ
- •รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย ภ.พ.30 ที่ยื่นแล้ว เลขใบกำกับภาษีล่าสุด และรายการภาษีซื้อที่ยังไม่ได้ใช้สิทธิ
- •แบบ ภ.ง.ด.1, 3, 53, 54 ใบรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ออกแล้ว แบบ ภ.ง.ด.1ก และ ภ.ง.ด.50/51 ย้อนหลัง
- •ข้อมูลเงินเดือนและแบบนำส่งประกันสังคม ทะเบียนลูกจ้าง และรายการลดหย่อนของพนักงาน
- •หนังสือจากหน่วยงานรัฐที่ยังไม่ปิดเรื่อง เช่น หนังสือเชิญพบ คำขอคืนภาษี หรือหนังสือแจ้งให้ส่งเอกสาร
5) สิทธิ์เข้าระบบออนไลน์และข้อมูลส่วนบุคคล
บัญชีผู้ใช้ระบบยื่นแบบของกรมสรรพากร ระบบประกันสังคม และ DBD e-Filing เป็นของบริษัท ไม่ใช่ของสำนักงานบัญชี วันตัดงานควรเป็นวันเดียวกับวันที่บริษัทเปลี่ยนรหัสผ่าน ถอนสิทธิ์ผู้ใช้ของทีมเดิม และมอบสิทธิ์ให้ทีมใหม่ตามอำนาจที่กรรมการยืนยัน หากใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ e-Tax Invoice ให้ตรวจผู้ถือและวิธีเก็บกุญแจด้วย
ข้อมูลเงินเดือน เลขบัตรประชาชน และบัญชีธนาคารของพนักงานเป็นข้อมูลส่วนบุคคล สำนักงานบัญชีมักอยู่ในฐานะผู้ประมวลผลข้อมูลแทนบริษัท กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดให้ผู้ประมวลผลทำตามคำสั่งของผู้ควบคุมและจัดมาตรการรักษาความปลอดภัย จึงควรขอหนังสือยืนยันการคืนหรือทำลายสำเนาเมื่อส่งมอบเสร็จ
- •ห้ามส่งรหัสผ่านหรือรหัส OTP ผ่านแชตกลุ่ม ให้ผู้มีอำนาจตั้งค่าเอง
- •ทำรายการระบบทั้งหมดที่ทีมเดิมเคยเข้าถึง รวมถึงธนาคารออนไลน์และโปรแกรมบัญชีบนคลาวด์
6) เมื่อสำนักงานเดิมไม่ส่งเอกสารหรือยังค้างค่าบริการ
ฉบับเดิมของบทความนี้อ้างมาตรา 798 ซึ่งไม่ถูกต้อง มาตรา 798 เป็นเรื่องแบบของการตั้งตัวแทน หากสัญญามีลักษณะเป็นตัวแทน มาตรา 810 กำหนดให้ตัวแทนส่งเงินและทรัพย์สินที่ได้รับไว้เพราะการเป็นตัวแทนให้ตัวการจนสิ้น แต่มาตรา 819 ให้สิทธิตัวแทนยึดหน่วงทรัพย์สินของตัวการไว้จนกว่าจะได้รับเงินที่ค้างชำระเพราะการเป็นตัวแทน ดังนั้น หากยังมีค่าบริการค้างจริง การฟ้องเรียกเอกสารอาจไม่ง่ายอย่างที่เข้าใจ
ลำดับที่เหมาะคือ ทำหนังสือขอเอกสารพร้อมรายการที่ระบุชัด แยกยอดค่าบริการที่ไม่โต้แย้งและชำระก่อนเพื่อลดข้ออ้างยึดหน่วง ขอให้ส่งสำเนาหรือไฟล์ที่จำเป็นต่อการยื่นแบบที่ใกล้ครบกำหนด และเก็บหลักฐานการติดต่อทั้งหมด หากเอกสารสูญหายจริง บริษัทต้องแจ้งสารวัตรบัญชีภายใน 15 วัน และห้ามแจ้งว่าสูญหายเพื่อเลี่ยงการตรวจ เพราะการแจ้งเท็จเรื่องนี้เป็นความผิดอาญาตามมาตรา 33 ซึ่งมีทั้งโทษจำและโทษปรับ ลักษณะสัญญาแต่ละรายต่างกัน ควรให้ทนายความตรวจก่อนดำเนินคดี
7) ตรวจยอดยกมาและประสานผู้สอบบัญชี
งานแรกของทีมใหม่คือพิสูจน์ว่างบทดลอง ณ วันตัดงานตรงกับเอกสาร จุดที่มักพบความต่าง ได้แก่ ภาษีซื้อในรายงานไม่ตรงกับ ภ.พ.30 ใบรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ออกไม่ครบตามแบบ เงินฝากที่กระทบยอดไม่ได้ ลูกหนี้ค้างนานที่ยังไม่ตั้งค่าเผื่อ และบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการที่ไม่มีสัญญา ความต่างที่พบควรบันทึกเป็นรายการปรับปรุงพร้อมคำอธิบาย ไม่ใช่ล้างยอดเข้าบัญชีพักโดยไม่มีหลักฐาน
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเป็นงานคนละส่วนกับผู้ทำบัญชี และตามปกติแต่งตั้งโดยที่ประชุมผู้ถือหุ้น การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีจึงไม่บังคับให้เปลี่ยนผู้สอบบัญชี หากเปลี่ยนผู้สอบด้วย ผู้สอบรายใหม่ต้องได้หลักฐานเรื่องยอดยกมาตามมาตรฐานการสอบบัญชี ซึ่งอาจต้องขอดูกระดาษทำการของผู้สอบเดิม ควรแจ้งผู้สอบล่วงหน้าว่ามีการเปลี่ยนผู้ทำบัญชีระหว่างปี
สรุป
การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอย่างปลอดภัยขึ้นกับสี่เรื่อง คือ การแจ้งรับและยกเลิกผู้ทำบัญชีในระบบ e-Accountant ภายใน 30 วัน วันตัดงานสิ้นเดือนที่ทีมเดิมยื่นแบบงวดสุดท้ายครบ ทะเบียนส่งมอบพร้อมการเปลี่ยนสิทธิ์เข้าระบบ และการกระทบยอดยกมาก่อนปิดงบปีนั้น เนื้อหานี้สรุปจากตัวบทและหน้าบริการของหน่วยงาน ยังไม่ผ่านการตรวจโดยทนายความหรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ทีมบัญชีของเราช่วยประเมินความครบถ้วนของงานเดิมและจัดทำขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร โดยสอบถามเจ้าหน้าที่เพื่อรับใบเสนอราคา
ติดต่อขอคำปรึกษาคำถามที่พบบ่อย
เปลี่ยนสำนักงานบัญชีต้องแจ้งกรมสรรพากรหรือไม่?+
ไม่มีแบบเฉพาะสำหรับแจ้งเปลี่ยนผู้รับจ้างทำบัญชีต่อกรมสรรพากร การแจ้งที่ต้องทำคือผู้ทำบัญชีแจ้งรับหรือยกเลิกงานใน e-Accountant ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แต่หากที่อยู่จดทะเบียนหรือสถานประกอบการ VAT ใช้ที่อยู่ของสำนักงานเดิม การย้ายที่อยู่ต้องจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงและแจ้งกรมสรรพากรตามขั้นตอนของเรื่องนั้น
สำนักงานเดิมยึดเอกสารไว้เพราะค้างค่าบริการได้หรือไม่?+
หากสัญญาเป็นลักษณะตัวแทน ป.พ.พ. มาตรา 819 ให้สิทธิยึดหน่วงทรัพย์สินจนกว่าจะได้รับเงินที่ค้างเพราะการเป็นตัวแทน ส่วนมาตรา 810 กำหนดหน้าที่ส่งมอบ จึงควรชำระส่วนที่ไม่โต้แย้ง ขอเอกสารเป็นรายการ และให้ทนายความตรวจลักษณะสัญญาก่อนฟ้อง
เปลี่ยนกลางปี ใครยืนยันงบการเงินของปีนั้น?+
ผู้ทำบัญชีที่แจ้งรับทำบัญชีของปีงบการเงินนั้นในระบบ e-Accountant ซึ่งต้องยืนยันก่อนบริษัทยื่นงบ ทีมใหม่จึงควรตรวจรายการเดือนก่อนหน้าที่ทีมเดิมบันทึกไว้ด้วย
ต้องเปลี่ยนผู้สอบบัญชีตามไปด้วยไหม?+
ไม่ต้อง ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเป็นงานแยกจากการทำบัญชีและแต่งตั้งโดยที่ประชุมผู้ถือหุ้น ควรแจ้งผู้สอบให้ทราบถึงการเปลี่ยนผู้ทำบัญชีระหว่างปี
ค่าบริการรับช่วงงานบัญชีคิดอย่างไร?+
ขึ้นกับจำนวนงวดที่ต้องตรวจย้อน ระบบที่ใช้ ความครบถ้วนของไฟล์ และยอดที่ต้องกระทบใหม่ โปรดส่งข้อมูลให้เจ้าหน้าที่ประเมินและออกใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษร
บทความที่เกี่ยวข้อง
ดูทั้งหมด →