COE คู่สมรสญี่ปุ่น: เอกสาร ISA คำแปลไทย และขั้นวีซ่า JVAC

1) COE คืออะไร ใครยื่น และใช้ได้นานเท่าใด

Certificate of Eligibility (在留資格認定証明書) คือหนังสือที่ ISA ออกเพื่อยืนยันล่วงหน้าว่ากิจกรรมของผู้สมัครเข้าเงื่อนไขสถานะพำนัก “日本人の配偶者等” ผู้สมัครอยู่นอกญี่ปุ่น จึงให้คู่สมรสชาวญี่ปุ่นหรือญาติที่อยู่ในญี่ปุ่นเป็นผู้ยื่นแทนที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองภูมิภาคซึ่งรับผิดชอบท้องที่ที่อยู่ หรือผ่านระบบยื่นออนไลน์ของ ISA

กระทรวงการต่างประเทศญี่ปุ่นระบุระยะพำนักของสถานะนี้เป็น 5 ปี 3 ปี 1 ปี หรือ 6 เดือน ระยะที่ได้รับขึ้นกับการพิจารณา ไม่ใช่สิ่งที่ผู้สมัครเลือกได้ COE มีอายุใช้เข้าเมือง 3 เดือนนับจากวันออก ปัจจุบันมี COE แบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งแสดงหรือพิมพ์สำเนาที่จุดยื่นวีซ่าได้

การออก COE ไม่ใช่การออกวีซ่า สถานทูตยังพิจารณาคำขอวีซ่าแยกต่างหาก และเจ้าหน้าที่ ณ ด่านยังตรวจการเข้าเมืองอีกชั้นหนึ่ง

• MOFA Japan — Spouse or child of Japanese national visa
• ISA — Certificate of Eligibility procedure

2) ทำให้การสมรสปรากฏใน Koseki ก่อนยื่น

ISA ขอ Koseki Tohon (戸籍謄本・全部事項証明書) ของคู่สมรสชาวญี่ปุ่นที่มีบันทึกการสมรสกับผู้สมัคร ถ้ายังไม่มีบันทึก ต้องยื่นหนังสือรับรองการรับแจ้งการสมรส (婚姻届受理証明書) เพิ่ม

คู่ที่จดทะเบียนสมรสที่สำนักงานเขตหรืออำเภอในไทยก่อน ฝ่ายญี่ปุ่นต้องแจ้งการสมรสที่ทำตามกฎหมายต่างประเทศต่อหน่วยงานญี่ปุ่นภายใน 3 เดือน ตามมาตรา 41 ของกฎหมายทะเบียนครอบครัวญี่ปุ่น จะแจ้งที่สถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นกรุงเทพฯ หรือที่เทศบาลในญี่ปุ่นก็ได้ หากแจ้งผ่านสถานทูต การบันทึกเข้า Koseki ใช้เวลาหลายสัปดาห์ จึงควรวางเวลาไว้ก่อนยื่น COE

คู่ที่จดทะเบียนในญี่ปุ่นก่อน ISA ยังขอหนังสือรับรองการสมรสที่ออกโดยหน่วยงานของประเทศสัญชาติผู้สมัคร ควรสอบถามสถานเอกอัครราชทูตไทยในโตเกียวหรือสถานกงสุลใหญ่ ณ โอซากา เรื่องการบันทึกการสมรสเข้าระบบทะเบียนไทยเพื่อให้มีเอกสารฝั่งไทยใช้ยื่น

• ISA — 日本人の配偶者等 (配偶者) 提出書類
• Embassy of Japan in Thailand — Consular Affairs

3) เอกสารตามรายการ ISA ทีละรายการ

แบบคำขอ COE 1 ชุด และรูปถ่ายตามขนาดที่กำหนด (4×3 ซม.) ซึ่งจะพิมพ์ลงในช่องรูปของแบบคำขอก็ได้ หากรูปไม่เข้ามาตรฐาน เจ้าหน้าที่จะขอให้ถ่ายใหม่

Koseki Tohon ของคู่สมรสญี่ปุ่น และหนังสือรับรองการสมรสจากหน่วยงานไทย สำหรับการสมรสที่จดในไทย เอกสารที่ใช้คือเอกสารการจดทะเบียนสมรสที่สำนักงานทะเบียนออก เช่น ใบสำคัญการสมรส (คร.3) และสำเนาทะเบียนสมรส (คร.2) ตามที่ผู้รับเรื่องขอ

หลักฐานค่าใช้จ่ายในญี่ปุ่น: หนังสือรับรองภาษีผู้อยู่อาศัย (課税証明書 หรือ 非課税証明書) และหนังสือรับรองการชำระภาษี (納税証明書) ปีล่าสุดของผู้ออกค่าใช้จ่าย ออกโดยเทศบาลที่ผู้นั้นอาศัย ณ วันที่ 1 มกราคม ถ้ามีฉบับเดียวที่แสดงทั้งรายได้รวมและสถานะการชำระภาษีก็ใช้ฉบับเดียวได้ กรณีเพิ่งกลับญี่ปุ่นหรือย้ายเขตจนเอกสารนี้ไม่สะท้อนฐานะ ISA รับสำเนาสมุดบัญชีเงินฝาก (หรือภาพหน้าบัญชีออนไลน์ที่พิมพ์แบบแก้ไขไม่ได้) หรือหนังสือว่าจ้างจากบริษัทญี่ปุ่น

หนังสือค้ำประกัน (身元保証書) โดยคู่สมรสญี่ปุ่นที่อาศัยในญี่ปุ่น สำเนาทะเบียนผู้อยู่อาศัย (住民票) ที่แสดงสมาชิกครัวเรือนทุกคน โดยละเลขบัตร My Number แต่ไม่ละรายการอื่น และแบบสอบถาม (質問書) ซึ่ง ISA มีฉบับภาษาอังกฤษ

รายการตรวจสอบของ ISA สำหรับสถานะนี้ยังขอหลักฐานการติดต่อระหว่างคู่สมรส เช่น ภาพถ่ายคู่ 2–3 ใบที่เห็นหน้าชัดและไม่ผ่านแอปตกแต่ง รวมถึงบันทึก SNS หรือประวัติการโทร เอกสารที่ออกในญี่ปุ่นต้องออกไม่เกิน 3 เดือนก่อนวันยื่น และ ISA อาจขอเอกสารนอกรายการระหว่างพิจารณา

• ISA — Spouse or Child of Japanese National (COE list)
• ISA — Checklist PDF (change-of-status version, same evidence groups)

4) แปลเอกสารไทยให้ตรงกับ Koseki

ISA กำหนดเพียงว่าเอกสารภาษาต่างประเทศต้องแนบคำแปลภาษาญี่ปุ่น ไม่มีข้อบังคับให้ใช้ผู้แปล NAATI ซึ่งเป็นระบบของออสเตรเลีย หรือคำแปลที่ผ่านการรับรองจากหน่วยงานใดเป็นการเฉพาะ แนวปฏิบัติที่ช่วยการพิจารณาคือระบุชื่อผู้แปล วันที่แปล และช่องทางติดต่อไว้ท้ายคำแปล

Koseki บันทึกชื่อคู่สมรสต่างชาติเป็นอักษรคาตาคานะ คำแปลทะเบียนไทยจึงควรใช้คาตาคานะชุดเดียวกับที่ปรากฏใน Koseki และใช้ตัวสะกดโรมันให้ตรงหนังสือเดินทาง หากชื่อในหนังสือเดินทาง ทะเบียนสมรส และ Koseki ต่างกัน ให้แนบหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อ (ช.3 หรือ ช.5) แทนการเขียนคำชี้แจงเอง

วันที่ในเอกสารไทยเป็นปีพุทธศักราช ควรแปลงเป็นคริสต์ศักราชและตรวจกับวันจดทะเบียนใน Koseki ทีละรายการ ช่องตราประทับ ลายมือชื่อนายทะเบียน และบันทึกท้ายทะเบียน (เช่น การหย่าครั้งก่อน) ต้องแปลครบ ไม่ตัดออก

รายการของ ISA ไม่ได้กำหนดให้ผ่านการรับรองนิติกรณ์หรือ Apostille หากหน่วยงานญี่ปุ่นรายใดขอการรับรอง ญี่ปุ่นเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille และ HCCH ประกาศว่าอนุสัญญาจะมีผลกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังวันนั้นเอกสารราชการไทยจะใช้ Apostille ได้ เว้นแต่ญี่ปุ่นคัดค้านการภาคยานุวัติของไทยตามข้อ 12 ก่อนหน้านั้นให้ใช้การรับรองที่กรมการกงสุลตามคำแนะนำของผู้รับเรื่อง

• ISA — Notes on foreign-language documents (訳文)
• HCCH — Apostille Convention status table

5) ยื่นวีซ่าในไทยหลังได้ COE

สถานเอกอัครราชทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทยไม่รับคำขอวีซ่าที่เคาน์เตอร์โดยตรง ผู้สมัครยื่นที่ Japan Visa Application Centre (JVAC) ในกรุงเทพฯ หรือศูนย์รับคำขอภูมิภาค 11 แห่งที่ตั้งในที่ทำการไปรษณีย์ คำขอที่ส่งไปรษณีย์ตรงถึงสถานทูตจะไม่ได้รับการพิจารณา

ผู้อาศัยในเชียงใหม่ พะเยา แม่ฮ่องสอน ลำปาง ลำพูน แพร่ เชียงราย น่าน และอุตรดิตถ์ ยื่นได้ที่สถานกงสุลใหญ่ญี่ปุ่น ณ เชียงใหม่เท่านั้น

เอกสารหลักคือหนังสือเดินทาง แบบคำขอวีซ่า รูปถ่าย และ COE (ต้นฉบับหรือสำเนา หรือ COE อิเล็กทรอนิกส์) สถานทูตระบุเวลาพิจารณาโดยเฉลี่ย 5 วันทำการ แต่อาจขอเอกสารเพิ่มหรือเรียกสัมภาษณ์ ซึ่งทำให้ใช้เวลานานขึ้น สถานทูตแนะนำไม่ให้ซื้อตั๋วเครื่องบินก่อนได้วีซ่า และหากถูกปฏิเสธ JVAC จะไม่รับคำขอใหม่ของผู้สมัครเดิมภายใน 6 เดือน

การยื่นแทนทำได้เฉพาะผู้เข้าเงื่อนไขที่สถานทูตกำหนด เช่น อายุต่ำกว่า 16 ปีหรือเกิน 60 ปี และต้องมีหนังสือมอบอำนาจ

• Embassy of Japan in Thailand — Visa application with COE
• JVAC Thailand — Visa information

6) หลังเดินทางถึงญี่ปุ่น

ผู้เข้าเมืองด้วยสถานะพำนักระยะกลางถึงยาวจะได้รับบัตรผู้พำนัก (在留カード) ที่สนามบินหลัก และต้องแจ้งที่อยู่ต่อเทศบาลภายใน 14 วันนับจากวันกำหนดที่อยู่ การแจ้งนี้เชื่อมกับการเข้าระบบประกันสุขภาพแห่งชาติหรือประกันของนายจ้าง

สถานะคู่สมรสของคนญี่ปุ่นไม่จำกัดประเภทงาน แต่ผูกกับการสมรสที่ยังดำรงอยู่ หากหย่าหรือคู่สมรสเสียชีวิต ต้องแจ้ง ISA ภายใน 14 วัน และพิจารณาเปลี่ยนสถานะ การต่ออายุครั้งถัดไปใช้หลักฐานภาษีและรายได้ชุดเดียวกับตอนยื่น COE จึงควรเก็บเอกสารภาษีทุกปี

ค่าธรรมเนียมการต่ออายุหรือเปลี่ยนสถานะมีการปรับตั้งแต่ปีงบประมาณ 2568 แหล่งรองระบุ 6,000 เยนเมื่อยื่นที่สำนักงาน และ 5,500 เยนเมื่อยื่นออนไลน์ ควรยืนยันอัตราปัจจุบันจาก ISA ก่อนยื่น

• ISA — Notifications for residents under this status
• Japan Handbook — fee summary (secondary source)