แปลเอกสารไทยยื่นแคนาดา: IRCC, ECA, Québec และ Apostille

1) ระบุผู้รับเอกสารทุกรายก่อนสั่งแปล

เอกสารชุดเดียวของคนไทยที่ย้ายไปแคนาดามักถูกใช้หลายที่ เช่น IRCC (กระทรวงตรวจคนเข้าเมือง ผู้ลี้ภัยและสัญชาติแคนาดา) หน่วยประเมินวุฒิการศึกษา (ECA) กระทรวงตรวจคนเข้าเมืองของรัฐควิเบก (MIFI) สภาวิชาชีพประจำรัฐ หรือศาล แต่ละแห่งกำหนดคุณสมบัติผู้แปลไม่เหมือนกัน คำแปลที่ผ่าน IRCC จึงไม่ได้แปลว่าจะผ่าน MIFI หรือสภาวิชาชีพด้วย

CICIC (Canadian Information Centre for International Credentials) เป็นศูนย์ข้อมูลและแนะนำหน่วยงาน ไม่ได้ออกรายงาน ECA เพื่อการเข้าเมือง ผู้สมัคร Express Entry ต้องใช้หน่วยงานที่ IRCC แต่งตั้งเท่านั้น

• •IRCC: ยึด Help Centre คู่มือของโครงการ และรายการเอกสารในบัญชีออนไลน์ หากคู่มือเฉพาะโครงการเขียนต่างจากหน้าทั่วไป ให้ทำตามคู่มือเฉพาะ
• •ECA: หน่วยงานอเนกประสงค์ 5 แห่งคือ CES (University of Toronto), ICAS, ICES, IQAS และ WES ส่วนแพทย์ เภสัชกร และสถาปนิกต้องใช้ Medical Council of Canada, Pharmacy Examining Board of Canada และ Canadian Architectural Certification Board ตามลำดับ
• •รัฐควิเบก (MIFI): มีรายชื่อผู้แปลที่ยอมรับของตนเอง แยกจาก IRCC
• •สภาวิชาชีพหรือศาล: ตรวจระเบียบของหน่วยงานนั้นโดยตรงก่อนเลือกผู้แปล

• IRCC — Educational Credential Assessment service providers (designated organizations)
• CICIC — Canadian Information Centre for International Credentials

2) สิ่งที่ IRCC เขียนไว้จริงเรื่องคำแปล

Help Centre ของ IRCC ระบุว่าเอกสารที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือฝรั่งเศสต้องแนบคำแปลภาษาอังกฤษหรือฝรั่งเศส affidavit ของผู้แปล และสำเนารับรองของต้นฉบับ ส่วนคำแนะนำการยื่นเอกสาร Express Entry ให้แนบคำแปลที่มีตราประทับของ certified translator หรือคำแปลพร้อม affidavit ของผู้แปล โดยใช้ทาง affidavit เฉพาะเมื่อให้ certified translator แปลไม่ได้ และต้องแนบสแกนต้นฉบับหรือสแกนสำเนารับรองฉบับที่ผู้แปลใช้แปลด้วย

คำแนะนำ Express Entry นิยาม certified translator ว่าเป็นสมาชิกที่มีสถานะปกติของสมาคมวิชาชีพนักแปลในแคนาดาหรือต่างประเทศ และต้องมีตราหรือซีลที่แสดงเลขสมาชิก ผู้ที่อยู่ระหว่างขอรับรองไม่นับ ขณะที่คู่มือวีซ่าท่องเที่ยวแบบกระดาษ (IMM 5256) ระบุว่าผู้แปลที่ได้รับการยกเว้น affidavit คือผู้แปลที่ได้รับการรับรองในแคนาดา คือสมาชิกองค์กรนักแปลและล่ามประจำรัฐหรือเขตปกครอง ถ้อยคำสองแห่งนี้ไม่เหมือนกัน ผู้ยื่นจากไทยจึงควรวางแผนตามข้อที่เข้มกว่า

• •ต้องแปลตราประทับและซีลทุกจุดที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือฝรั่งเศส เช่น ตรานายทะเบียนบนทะเบียนสมรส
• •ห้ามผู้สมัครและสมาชิกครอบครัวแปลเอง ได้แก่ พ่อแม่ ผู้ปกครอง พี่น้อง คู่สมรส คู่ชีวิต ปู่ย่าตายาย บุตร ลุงป้าน้าอา หลาน และลูกพี่ลูกน้อง
• •ตัวแทนหรือที่ปรึกษาของผู้สมัครก็แปลไม่ได้ แม้เป็นทนาย โนตารี หรือนักแปลก็ตาม
• •ถ้าใช้ certified translator และไม่ทำ affidavit ให้แนบหนังสืออธิบายสั้น ๆ ว่าไม่ต้องมี affidavit เพราะใช้ certified translator ตามที่คำแนะนำ Express Entry เปิดช่องไว้
• •affidavit ต้องอ้างถึงทั้งคำแปลและต้นฉบับที่ใช้แปล

• IRCC Help Centre — What language should my supporting documents be in?
• IRCC — Apply for permanent residence through Express Entry (translation of documents)
• IRCC — Guide 5256: visitor visa paper application (translation and affidavit)
• IRCC Help Centre — Police certificate translations

3) ทำ affidavit และสำเนารับรองในประเทศไทย

คู่มือ IMM 5256 ระบุว่า affidavit ที่ทำนอกแคนาดาให้สาบานต่อหน้า notary public และอำนาจรับคำสาบานแตกต่างกันไปตามประเทศ ส่วนอภิธานศัพท์ของ IRCC อธิบายว่าเอกสารจะเป็น affidavit เมื่อผู้ลงนามให้คำสาบานต่อหน้าผู้มีอำนาจว่าข้อความเป็นความจริง สำหรับสำเนารับรอง ผู้มีอำนาจต้องเทียบกับต้นฉบับและเขียนชื่อ ลายมือชื่อ ตำแหน่ง ชื่อเอกสาร วันที่รับรอง และข้อความ “I certify that this is a true copy of the original document.”

ในไทย บทบาทที่ใกล้เคียง notary public ที่สุดคือ Notarial Services Attorney หรือทนายความที่สภาทนายความออกใบอนุญาตให้รับรองลายมือชื่อและเอกสาร IRCC ไม่ได้ระบุชื่อตำแหน่งของไทยไว้ ผู้ยื่นจึงควรให้ affidavit ระบุชื่อ คุณวุฒิทางภาษาของผู้แปล คำยืนยันความถูกต้อง ชื่อเอกสารต้นฉบับ และวันที่ให้คำสาบานให้ชัด อีกทางหนึ่งคือสถานเอกอัครราชทูตแคนาดาในกรุงเทพฯ ซึ่งให้บริการแบบนัดหมาย แก่พลเมืองแคนาดา และในบางกรณีแก่ผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองหากเอกสารจะใช้ในแคนาดา

• •ค่าธรรมเนียมราชการของสถานทูตแคนาดาในกรุงเทพฯ: รับคำสาบานหรือรับรอง affidavit CAD 50 (1,250 บาท) ต่อเอกสาร
• •สำเนารับรองที่สถานทูตแคนาดา: CAD 20 (500 บาท) ต่อสำเนา
• •ต้องเตรียมเอกสารให้ครบก่อนนัด และลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าหน้าที่กงสุล
• •ผู้สมัครและครอบครัวรับรองสำเนาเอกสารของตนเองไม่ได้

• Government of Canada — Services in Bangkok, Thailand (notarial services and fees)
• IRCC Help Centre — Glossary (affidavit, certified photocopy, certified translator)
• Travel.gc.ca — Notarial services abroad

4) ผู้แปล NAATI ใช้กับแคนาดาได้แค่ไหน

NAATI เป็นหน่วยงานกำหนดมาตรฐานและรับรองผู้แปลของออสเตรเลีย ผู้แปลแต่ละคนมีเลข CPN บนตราประทับ ซึ่งช่วยให้ผู้รับตรวจสถานะได้ แต่ NAATI ไม่ใช่สมาคมแบบมีสมาชิก และไม่มีชื่ออยู่ในคู่มือ IRCC ที่ตรวจ ผู้แปล NAATI ที่อยู่ในไทยหรือออสเตรเลียจึงไม่ใช่ certified translator ตามนิยามแบบแคนาดาในคู่มือ IMM 5256

ทางที่ลดความเสี่ยงคือให้ผู้แปล NAATI ทำ affidavit ประกอบคำแปลทุกฉบับ หรือเลือกผู้แปลที่เป็นสมาชิกองค์กรประจำรัฐของแคนาดา ข้อความเดิมที่ว่าแปลกับ NAATI แล้วให้ ATIO รับรองปลายทางไม่มีในระเบียบ ATIO หรือ IRCC ที่ตรวจ จึงตัดออก สำหรับรัฐควิเบก ผู้แปลนอกแคนาดาต้องเป็นสมาชิกองค์กรวิชาชีพหรือได้รับอนุญาตให้ประกอบวิชาชีพแปล ตามรายละเอียดในหัวข้อ 5

• •ตรวจว่าตรา NAATI มีชื่อผู้แปล เลข CPN คู่ภาษา และทิศทางการแปลตรงกับงาน (ไทย→อังกฤษ)
• •ตราของ NAATI ไม่ใช่ affidavit เพราะไม่มีการสาบานต่อผู้มีอำนาจ
• •องค์กรในเครือ CTTIC มี 7 แห่ง ได้แก่ STIBC, ATIA, ATIS, ATIM, ATIO, CTINB และ ATINS ส่วนรัฐควิเบกใช้ OTTIAQ

• CTTIC — Member societies (provincial certifying bodies)
• NAATI — Check a NAATI certification

5) ECA, WES และรัฐควิเบก

IRCC กำหนดว่ารายงาน ECA ต้องมีอายุไม่ถึง 5 ปีทั้งตอนสร้างโปรไฟล์ Express Entry และตอนยื่นคำขอ และต้องเป็นรายงานเพื่อการเข้าเมืองเท่านั้น WES ระบุว่าการประเมินในแคนาดาต้องมีคำแปลอังกฤษหรือฝรั่งเศสเฉพาะเอกสารที่ออกเป็นภาษาอื่น ให้ดูว่าต้องแปลหรือไม่จากรายการ Required Documents ในบัญชี WES ผู้แปลต้องแปลครบทุกคำ อ่านง่าย และเป็นนักแปลมืออาชีพ เช่น ผู้แปลสังกัดมหาวิทยาลัยหรือบริษัทแปล ไม่จำกัดว่าต้องเป็น NAATI หรือต้องเป็นสถานศึกษาไทย

WES ไม่รับคำแปลลายมือ คำแปลที่ทำจากสำเนา คำแปลที่ผู้สมัครทำเอง คำแปลไม่ครบ และไม่ต้องส่งคำแปลตัวจริง คำแปลอัปโหลดเป็นไฟล์ PDF หรือ JPEG ไม่เกิน 10 MB ได้ ไม่ต้องใส่ซองปิดผนึกเหมือนใบแสดงผลการเรียน หน่วยงาน ECA อื่นอาจกำหนดต่างจากนี้

รัฐควิเบกกำหนดว่าคำแปลที่ทำนอกควิเบกหรือนอกแคนาดาต้องทำโดยนักแปลที่เป็นสมาชิกองค์กรวิชาชีพหรือได้รับอนุญาตให้ประกอบวิชาชีพ หรือทำโดยหน่วยแปลของสถาบันที่ออกเอกสาร สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศที่ออกเอกสาร หรือกระทรวงการต่างประเทศหรือกระทรวงยุติธรรมของประเทศนั้น ไทยไม่อยู่ในรายชื่อประเทศที่ใช้คำแปลพร้อมนิติกรณ์โนตารีแทนตราผู้แปลได้ ต้องส่งตัวจริงของคำแปลที่มีชื่อและตราผู้แปล และเย็บติดกับเอกสารภาษาเดิม

• IRCC — Educational credential assessment for Express Entry (5-year validity)
• WES — Translation requirements for a WES credential evaluation
• Gouvernement du Québec — Règles concernant les documents et les formats exigés (traduction)

6) Apostille และเอกสารแคนาดาที่จะใช้ในไทย

อนุสัญญา Apostille มีผลกับแคนาดาตั้งแต่ 11 ม.ค. 2567 ผู้ออก Apostille ได้แก่ Global Affairs Canada สำหรับเอกสารรัฐบาลกลาง เขตปกครอง และรัฐที่เหลือ ส่วนรัฐอัลเบอร์ตา บริติชโคลัมเบีย ออนแทรีโอ ควิเบก และซัสแคตเชวันออกเองสำหรับเอกสารที่ออกหรือรับรองโนตารีในรัฐนั้น Global Affairs Canada ไม่เก็บค่าธรรมเนียมรับรองเอกสาร

ก่อนอนุสัญญามีผลกับไทย สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงออตตาวา (ปรับข้อมูล 5 ก.ย. 2569) กำหนดให้เอกสารผ่านโนตารีพับลิกและได้ Apostille จากหน่วยงานแคนาดาที่มีอำนาจก่อน แล้วจึงนัดยื่นรับรองที่สถานทูต ค่าธรรมเนียม CAD 30 ต่อตรา ชำระด้วยเงินสด ธนาณัติ หรือดราฟต์ธนาคารเท่านั้น ถ้าไม่มีรัฐภาคีใดคัดค้าน วันที่อนุสัญญาเริ่มใช้กับไทยคือ 28 ก.พ. 2570 เมื่อถึงวันนั้นเอกสารมหาชนแคนาดาที่มี Apostille ไม่ควรต้องผ่านสถานทูตไทยอีก แต่ควรถามหน่วยงานไทยที่รับเอกสารก่อน

ทิศทางกลับกัน คู่มือ IRCC ที่ตรวจกำหนดเรื่องคำแปลและสำเนารับรอง แต่ไม่ได้กำหนดให้เอกสารไทยต้องรับรองที่กรมการกงสุลหรือมี Apostille เป็นเงื่อนไขทั่วไป ให้ทำเฉพาะเมื่อผู้รับในแคนาดาขอ หลัง 28 ก.พ. 2570 กรมการกงสุลจะเป็นผู้ออก Apostille สำหรับเอกสารมหาชนไทย

• Global Affairs Canada — Improving authentication services (Apostille in force 11 January 2024)
• Global Affairs Canada — Authentication of documents: requirements and fees
• Royal Thai Embassy, Ottawa — Authentication of documents
• HCCH — Apostille Convention status table

7) ตัวอย่าง 6 กรณี

ตัวเลขเป็นค่าธรรมเนียมราชการตามตารางที่อ้างข้างต้น ไม่รวมค่าแปล ค่าไปรษณีย์ และค่าบริการของผู้ให้บริการ สำหรับค่าบริการของสำนักงานให้สอบถามเจ้าหน้าที่เพื่อขอใบเสนอราคา

• •ตัวอย่าง A — Express Entry ผู้แปลในกรุงเทพฯ ไม่ได้เป็นสมาชิกสมาคมนักแปล: แปลสูติบัตร ทะเบียนสมรส และหนังสือรับรองการทำงาน 3 ฉบับ หากทำ affidavit แยกฉบับละ 1 ฉบับต่อหน้าเจ้าหน้าที่สถานทูตแคนาดา ค่าธรรมเนียมคือ 3 × CAD 50 = CAD 150 (3,750 บาท) และถ้าต้องรับรองสำเนา 4 ฉบับ เพิ่ม 4 × CAD 20 = CAD 80 (2,000 บาท)
• •ตัวอย่าง B — ผู้แปล NAATI ในออสเตรเลียแปลทะเบียนสมรสไทยให้คู่สมรสยื่น IRCC: ตรา NAATI แสดงเลข CPN แต่ไม่ใช่องค์กรประจำรัฐของแคนาดา จึงให้ผู้แปลทำ affidavit ต่อผู้มีอำนาจรับคำสาบานในออสเตรเลีย อ้างทั้งคำแปลและต้นฉบับ แล้วอัปโหลดคำแปล affidavit และสแกนต้นฉบับรวมกัน
• •ตัวอย่าง C — ECA ใกล้หมดอายุ: รายงานออกวันที่ 15 มี.ค. 2565 ใช้ได้ถึงก่อนวันที่ 15 มี.ค. 2570 ได้รับคำเชิญ (ITA) วันที่ 20 ม.ค. 2570 ซึ่งให้เวลา 60 วันถึง 21 มี.ค. 2570 แต่ ECA จะครบ 5 ปีก่อน จึงต้องยื่นภายใน 14 มี.ค. 2570
• •ตัวอย่าง D — WES กับวุฒิไทย: มหาวิทยาลัยไทยส่งใบแสดงผลการเรียนภาษาอังกฤษให้ WES โดยตรง ไม่ต้องแปล แต่ถ้ารายการ Required Documents ขอเอกสารฉบับภาษาไทย ต้องให้นักแปลมืออาชีพแปลครบทุกคำจากเอกสารทางการ แล้วอัปโหลดไฟล์ PDF ไม่เกิน 10 MB
• •ตัวอย่าง E — หนังสือมอบอำนาจที่ทำในออนแทรีโอเพื่อใช้กับกรมที่ดินไทย ก่อน 28 ก.พ. 2570: ให้โนตารีออนแทรีโอรับรอง ขอ Apostille จากรัฐออนแทรีโอ แล้วนัดรับรองที่สถานทูตไทยออตตาวา CAD 30 ต่อตรา ถ้ามี 2 ฉบับ ค่าธรรมเนียมสถานทูตคือ 2 × CAD 30 = CAD 60 หลังวันมีผล หากผู้รับยอมรับ Apostille จะไม่ต้องจ่ายส่วนนี้
• •ตัวอย่าง F — ยื่นรัฐควิเบก (MIFI): คำแปลจากผู้แปลไทยที่ไม่ใช่สมาชิกองค์กรวิชาชีพ ไม่อยู่ในกลุ่มที่ควิเบกยอมรับ และไทยไม่อยู่ในรายชื่อประเทศที่ใช้นิติกรณ์โนตารีแทนได้ จึงต้องเลือกนักแปลที่เป็นสมาชิกองค์กรวิชาชีพ หรือหน่วยแปลของสถาบันที่ออกเอกสาร แล้วส่งตัวจริงของคำแปลเย็บติดเอกสารภาษาไทย