ประชุมใหญ่และเลือกกรรมการคอนโด: องค์ประชุม มติ มอบฉันทะ

1) ใครมีสิทธิออกเสียง และคะแนนเสียงคิดอย่างไร

มาตรา 45 ให้เจ้าของร่วมแต่ละรายมีคะแนนเสียงเท่ากับอัตราส่วนที่ตนมีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์ส่วนกลาง ไม่ใช่หนึ่งห้องหนึ่งเสียง ห้องขนาดใหญ่จึงมีน้ำหนักมากกว่า และถ้าเจ้าของร่วมรายเดียว เช่น ผู้ประกอบการที่ยังขายห้องไม่หมด มีคะแนนเสียงเกินกึ่งหนึ่ง กฎหมายให้ลดเหลือเท่ากับคะแนนของเจ้าของร่วมอื่นรวมกัน

ผู้มีสิทธิออกเสียงคือเจ้าของห้องชุดตามทะเบียน ไม่ใช่ผู้เช่าหรือผู้จองซื้อที่ยังไม่ได้รับโอน ส่วนเรื่องค่าใช้จ่ายที่ข้อบังคับกำหนดให้เจ้าของร่วมเพียงบางคนรับภาระ มาตรา 46 ให้เฉพาะเจ้าของร่วมกลุ่มนั้นออกเสียงตามอัตราที่ข้อบังคับกำหนด ทะเบียนผู้มีสิทธิออกเสียงจึงควรจัดทำจากหนังสือกรรมสิทธิ์และอัตราส่วนในข้อบังคับก่อนส่งหนังสือนัด

• กรมที่ดิน — พ.ร.บ.อาคารชุด พ.ศ. 2522 และกฎกระทรวง (PDF ฉบับรวบรวม)

2) ประเภทการประชุมใหญ่และกำหนดเวลาที่ต้องรู้

มาตรา 42 ให้ผู้จัดการจัดประชุมใหญ่สามัญครั้งแรกภายใน 6 เดือนนับแต่วันจดทะเบียนนิติบุคคลอาคารชุด เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการและพิจารณาข้อบังคับกับผู้จัดการที่จดทะเบียนไว้ หลังจากนั้นมาตรา 42/1 ให้คณะกรรมการจัดประชุมใหญ่สามัญปีละครั้งภายใน 120 วันนับแต่วันสิ้นปีบัญชี เพื่ออนุมัติงบดุล พิจารณารายงานประจำปี และแต่งตั้งผู้สอบบัญชี

ประชุมใหญ่วิสามัญตามมาตรา 42/2 เรียกได้โดยผู้จัดการ คณะกรรมการด้วยมติเกินกึ่งหนึ่งของที่ประชุมคณะกรรมการ หรือเจ้าของร่วมที่มีคะแนนเสียงไม่น้อยกว่าร้อยละ 20 ของทั้งหมดลงชื่อร้องขอ ในกรณีหลังคณะกรรมการต้องจัดภายใน 15 วัน ถ้าไม่จัด เจ้าของร่วมกลุ่มนั้นตั้งตัวแทนออกหนังสือเรียกประชุมเองได้

• •หนังสือนัดตามมาตรา 42/3 ต้องระบุสถานที่ วัน เวลา วาระ และเรื่องที่จะเสนอพร้อมรายละเอียดตามสมควร
• •ต้องส่งถึงเจ้าของร่วมไม่น้อยกว่า 7 วันก่อนวันประชุม และควรเก็บหลักฐานการส่งของทุกห้อง
• •เรื่องที่ไม่อยู่ในหนังสือนัด โดยเฉพาะเรื่องที่ต้องใช้มติพิเศษ เสี่ยงต่อการถูกโต้แย้งว่ามตินั้นไม่ชอบ

3) องค์ประชุมและการประชุมครั้งหลัง

มาตรา 43 กำหนดว่าการประชุมใหญ่ต้องมีผู้มาประชุมซึ่งมีคะแนนเสียงรวมกันไม่น้อยกว่า 1 ใน 4 ของคะแนนเสียงทั้งหมด ถ้าไม่ครบ ต้องเรียกประชุมใหม่ภายใน 15 วันนับแต่วันเรียกประชุมครั้งก่อน และครั้งหลังนี้ไม่บังคับองค์ประชุม หลายโครงการจึงกำหนดนัดที่สองไว้ในหนังสือฉบับเดียวกัน เช่นตัวอย่างในข้อหารือต่อกรมที่ดินปี 2569 ที่กำหนดนัดแรกและนัดที่สองห่างกัน 14 วัน

ตัวอย่าง: อาคารที่มีคะแนนเสียงทั้งหมด 1,000 ต้องมีผู้มาประชุม (รวมผู้รับมอบฉันทะ) ถือคะแนนไม่น้อยกว่า 250 จึงเปิดประชุมนัดแรกได้ ถ้ามาเพียง 180 คะแนน ต้องไปประชุมครั้งหลัง ซึ่งเปิดได้แม้มีผู้มาน้อยกว่านั้น แต่การไม่บังคับองค์ประชุมไม่ได้ลดเกณฑ์มติพิเศษที่คิดจากคะแนนเสียงทั้งหมด ผู้จัดการและคู่สมรสของผู้จัดการเป็นประธานการประชุมใหญ่ไม่ได้

• กรมที่ดิน — ข้อหารือการประชุมใหญ่เพื่อแต่งตั้งกรรมการและผู้จัดการก่อนครบวาระ

4) เกณฑ์มติแต่ละเรื่อง: ฐานคิดต่างกันสามแบบ

จุดที่ผิดบ่อยที่สุดคือการใช้เสียงข้างมากของผู้มาประชุมกับทุกวาระ กฎหมายแยกฐานคำนวณไว้ 3 แบบ ถ้าใช้ผิดฐาน มติอาจไม่มีผลและสำนักงานที่ดินอาจไม่รับจดทะเบียน ตารางด้านล่างใช้ตัวอย่างอาคารที่มีคะแนนเสียงทั้งหมด 1,000

• •มาตรา 44 เสียงข้างมากของเจ้าของร่วมที่เข้าประชุม: ใช้กับเรื่องทั่วไป รวมถึงการแต่งตั้งกรรมการ อนุมัติงบดุล และการให้กรรมการพ้นตำแหน่งตามมาตรา 37/3(4)
• •มาตรา 48 ไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของคะแนนเสียงทั้งหมด (500 จาก 1,000): ซื้อหรือรับให้อสังหาริมทรัพย์ที่มีภาระติดพัน จำหน่ายทรัพย์ส่วนกลางที่เป็นอสังหาริมทรัพย์ อนุญาตต่อเติมห้องที่กระทบทรัพย์ส่วนกลางหรือรูปลักษณ์อาคาร แก้ข้อบังคับเรื่องการใช้หรือจัดการทรัพย์ส่วนกลาง แก้อัตราส่วนค่าใช้จ่ายร่วม ก่อสร้างปรับปรุงทรัพย์ส่วนกลาง และจัดหาผลประโยชน์ในทรัพย์ส่วนกลาง
• •มาตรา 48 วรรคสอง: ถ้าคะแนนไม่ถึง ให้เรียกประชุมใหม่ภายใน 15 วัน และมติครั้งใหม่ต้องได้ไม่น้อยกว่า 1 ใน 3 ของคะแนนเสียงทั้งหมด (ประมาณ 333.34 จาก 1,000)
• •มาตรา 49 ไม่น้อยกว่า 1 ใน 4 ของคะแนนเสียงทั้งหมด (250 จาก 1,000): แต่งตั้งหรือถอดถอนผู้จัดการ และกำหนดกิจการที่ผู้จัดการมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทน

5) คณะกรรมการ: คุณสมบัติ วาระ และหน้าที่หลังได้รับเลือก

มาตรา 37 ให้มีคณะกรรมการ 3–9 คน แต่งตั้งโดยที่ประชุมใหญ่ อยู่ในตำแหน่งคราวละ 2 ปี ผู้ที่เข้ามาแทนตำแหน่งว่างหรือเพิ่มระหว่างวาระอยู่เท่าวาระที่เหลือ เมื่อครบวาระแล้วยังไม่มีชุดใหม่ ชุดเดิมรักษาการจนกว่าชุดใหม่เข้ารับหน้าที่ กรรมการได้รับแต่งตั้งใหม่ได้แต่ดำรงตำแหน่งเกิน 2 วาระติดต่อกันไม่ได้ เว้นแต่ไม่อาจหาบุคคลอื่นได้ และผู้จัดการต้องนำการแต่งตั้งไปจดทะเบียนภายใน 30 วันนับแต่วันมีมติ

มาตรา 37/1 จำกัดผู้มีสิทธิเป็นกรรมการไว้ที่เจ้าของร่วมหรือคู่สมรส ผู้แทนโดยชอบธรรม ผู้อนุบาลหรือผู้พิทักษ์ของเจ้าของร่วม และตัวแทนหนึ่งคนของนิติบุคคลที่เป็นเจ้าของร่วม ห้องที่มีผู้ถือกรรมสิทธิ์ร่วมหลายคนมีสิทธิเป็นกรรมการได้หนึ่งคน มาตรา 37/2 ห้ามผู้เยาว์หรือผู้ไร้ความสามารถ ผู้เคยถูกให้พ้นจากกรรมการหรือถอดถอนจากผู้จัดการเพราะทุจริต ผู้เคยถูกไล่ออกฐานทุจริตต่อหน้าที่ และผู้เคยได้รับโทษจำคุกตามคำพิพากษาถึงที่สุด เว้นแต่ความผิดโดยประมาทหรือลหุโทษ

หลังได้รับเลือก คณะกรรมการเลือกประธานเอง ประชุมกรรมการต้องมีองค์ประชุมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง ถ้ากรรมการสองคนขึ้นไปร้องขอ ประธานต้องกำหนดวันประชุมภายใน 7 วัน คะแนนเท่ากันประธานมีเสียงชี้ขาด และมาตรา 38 ให้ประชุมคณะกรรมการอย่างน้อยทุก 6 เดือน พร้อมมีหน้าที่ควบคุมการจัดการนิติบุคคล และตั้งกรรมการทำหน้าที่ผู้จัดการแทนเมื่อผู้จัดการปฏิบัติหน้าที่ไม่ได้เกิน 7 วัน

• •ตรวจคุณสมบัติจากเอกสาร เช่น หนังสือกรรมสิทธิ์ ทะเบียนสมรส หรือหนังสือแต่งตั้งผู้แทนนิติบุคคล ก่อนเปิดรับสมัคร
• •ให้ผู้สมัครลงนามรับรองว่าไม่มีลักษณะต้องห้ามตามมาตรา 37/2
• •นับวาระติดต่อกันจากทะเบียนการแต่งตั้งเดิม ไม่ใช่จากความจำของผู้จัดการ

6) หนังสือมอบฉันทะ: ข้อจำกัดที่ทำให้คะแนนตกไป

มาตรา 47 ให้เจ้าของร่วมมอบฉันทะเป็นหนังสือให้ผู้อื่นออกเสียงแทนได้ แต่ผู้รับมอบฉันทะหนึ่งคนรับมอบได้ไม่เกิน 3 ห้องชุดต่อการประชุมหนึ่งครั้ง และบุคคล 4 กลุ่มรับมอบฉันทะไม่ได้เลย ได้แก่ กรรมการและคู่สมรส ผู้จัดการและคู่สมรส พนักงานหรือลูกจ้างของนิติบุคคลหรือของผู้รับจ้างของนิติบุคคล และพนักงานของผู้จัดการที่เป็นนิติบุคคล

กรณีที่พบได้บ่อยคือเจ้าของห้องที่อยู่ต่างประเทศฝากใบมอบฉันทะไว้กับสำนักงานนิติบุคคลหรือบริษัทบริหารอาคาร ซึ่งทำให้เสียงนั้นใช้ไม่ได้ทั้งในการนับองค์ประชุมและการลงมติ ผู้ตรวจนับควรเทียบรายชื่อผู้รับมอบกับรายชื่อกรรมการ พนักงาน และผู้รับจ้างก่อนเริ่มประชุม

• •ตรวจลายมือชื่อผู้มอบ สำเนาบัตรหรือหนังสือเดินทาง และเลขห้องตรงกับทะเบียน
• •นับจำนวนห้องต่อผู้รับมอบหนึ่งคนไม่ให้เกิน 3 ห้อง
• •ถ้าผู้มอบเป็นนิติบุคคล ให้ตรวจหนังสือรับรองและผู้มีอำนาจลงนาม

7) ประชุมใหญ่ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์: ทำได้ แต่ต้องเก็บหลักฐานครบ

พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 มาตรา 6 ให้การประชุมที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีประชุม จัดผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้และมีผลเช่นเดียวกับการประชุมตามวิธีในกฎหมายนั้น มาตรา 7 ให้เป็นไปตามมาตรฐานความมั่นคงปลอดภัยที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมกำหนด มาตรา 8 ให้ส่งหนังสือเชิญและเอกสารทางอีเมลได้แต่ต้องเก็บสำเนาไว้ และมาตรา 9 ให้ผู้จัดต้องให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตน ลงคะแนนได้ทั้งเปิดเผยและลับ ทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ และบันทึกเสียงหรือภาพตลอดการประชุม

กรมที่ดินวางแนวทางสำหรับการประชุมใหญ่อาคารชุดไว้ในหนังสือ ที่ มท 0517.3/ว 9567 ลงวันที่ 5 พฤษภาคม 2564 และตอบข้อหารือเมื่อ 5 ตุลาคม 2569 ว่าจัดประชุมออนไลน์ได้แม้ยังไม่แก้ข้อบังคับ เพราะอยู่ภายใต้พระราชกำหนดดังกล่าว แต่ควรกำหนดเรื่องนี้ไว้ในข้อบังคับเพื่อลดข้อโต้แย้ง ส่วนเอกสารที่ต้องใช้จดทะเบียนตามมติ ให้สอบถามสำนักงานที่ดินท้องที่ที่อาคารชุดตั้งอยู่

• •แสดงตนของผู้เข้าประชุมก่อนเริ่ม และผูกกับเลขห้องและคะแนนเสียง
• •สื่อสารได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ และทุกคนเข้าถึงเอกสารประกอบได้
• •ลงคะแนนได้ทั้งแบบเปิดเผยและแบบลับเมื่อมีวาระที่ต้องลงคะแนนลับ
• •บันทึกเสียงหรือภาพตลอดการประชุม เก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ และมีช่องทางแจ้งเหตุขัดข้อง

• ราชกิจจานุเบกษา — พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563
• กรมที่ดิน — ข้อหารือประชุมใหญ่ออนไลน์โดยยังไม่แก้ข้อบังคับ (5 ต.ค. 2569)
• กรมที่ดิน — ข้อหารือการรับรองมติประชุมออนไลน์ (3 ก.ค. 2569)
• กรมที่ดิน — ข้อหารือกระบวนการขั้นต่ำตามมาตรฐานการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (17 ก.ค. 2569)

8) เมื่อมติถูกโต้แย้ง และสถานะร่างกฎหมายแก้ไข

กรมที่ดินอธิบายในข้อหารือปี 2569 โดยอ้างคำสั่งศาลปกครองสูงสุดที่ 640/2545 ว่าการดำเนินงานของผู้จัดการ คณะกรรมการ และมติที่ประชุมใหญ่เป็นเรื่องระหว่างเอกชน คดีจึงอยู่ในอำนาจศาลยุติธรรม และพนักงานเจ้าหน้าที่ไม่มีอำนาจเข้าไปบริหารงานภายในของนิติบุคคล เจ้าของร่วมที่เห็นว่ามติไม่ชอบจึงควรรวบรวมหนังสือนัด ทะเบียนลงชื่อ ใบมอบฉันทะ ผลนับคะแนน และรายงานการประชุมไว้ตั้งแต่ต้น

สำหรับการแก้กฎหมาย สื่อรายงานเมื่อกุมภาพันธ์ 2569 ว่ากระทรวงมหาดไทยส่งร่าง พ.ร.บ.อาคารชุด (ฉบับที่ ..) พ.ศ. .... กลับให้กรมที่ดินทบทวนและรับฟังความคิดเห็นเพิ่มเติม ร่างดังกล่าวเกี่ยวกับคุณสมบัติกรรมการและผู้จัดการและการบริหารนิติบุคคลด้วย แต่ยังไม่มีผลบังคับ การจัดประชุมจึงต้องใช้ตัวบทปัจจุบันจนกว่าจะมีกฎหมายใหม่ประกาศในราชกิจจานุเบกษา

• กรมที่ดิน — ข้อหารือบันทึกการประชุมและอำนาจศาลยุติธรรม
• ผู้จัดการออนไลน์ — มหาดไทยส่งร่าง พ.ร.บ.อาคารชุดกลับให้ทบทวน (16 ก.พ. 2569)
• ราชกิจจานุเบกษา — ตรวจสอบกฎหมายที่ประกาศใช้