เชนงาน Notary → MFA → สถานทูต: ลำดับขั้นก่อนและหลัง Apostille

1) ถามหน่วยงานปลายทาง 5 ข้อก่อนเริ่ม

ลำดับชั้นที่ถูกต้องขึ้นกับประเทศและหน่วยงานที่รับเอกสาร ไม่ใช่ขึ้นกับชนิดเอกสารอย่างเดียว ก่อนนัดหมายใด ๆ ควรได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับเอกสาร เช่น สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง มหาวิทยาลัย นายทะเบียนบริษัท หรือศาลต่างประเทศ แล้วเก็บอีเมลหรือหน้าเว็บนั้นไว้เป็นหลักฐานหากภายหลังมีการขอเอกสารเพิ่ม

• •รับเอกสารต้นฉบับ สำเนาที่หน่วยงานไทยรับรอง หรือสำเนาที่ทนายความผู้ทำคำรับรองรับรอง
• •ต้องการคำแปลภาษาใด คำแปลต้องรับรองโดยใคร และต้องแปลซ้ำในประเทศปลายทางอีกหรือไม่
• •ยังต้องรับรองที่สถานทูตหรือไม่ หรือรับ Apostille ได้แล้ว (หลัง 28 ก.พ. 2570)
• •เอกสารต้องออกหรือรับรองไม่เกินกี่เดือนนับถึงวันยื่น ซึ่งอาจสั้นกว่า 6 เดือนที่กรมการกงสุลใช้
• •ต้องยื่นเป็นกระดาษฉบับจริงเท่านั้น หรือรับไฟล์และระบบตรวจสอบออนไลน์ได้

2) ชั้นที่หนึ่ง: เตรียมเอกสารตามหน่วยงานผู้ออก

กรมการกงสุลรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่หรือผู้รับรองที่ปรากฏบนเอกสาร จึงต้องเริ่มจากหน่วยงานที่มีอำนาจออกหรือรับรองเอกสารนั้น เอกสารทะเบียนราษฎร เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนบ้าน หรือหนังสือรับรองสถานภาพสมรส ให้ติดต่อสำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอ ซึ่งคัดฉบับภาษาอังกฤษได้หลายประเภท ลดงานแปลเอง คำพิพากษาและคำสั่งศาลต้องคัดสำเนาที่ศาลรับรองก่อนแปล ส่วนเอกสารบริษัท เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคล ข้อบังคับ งบการเงิน และรายชื่อผู้ถือหุ้น ให้คัดสำเนารับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งขอผ่านระบบออนไลน์ได้

คำแปลต้องลงนามรับรองโดยผู้แปล เช่น ข้อความ Certified Correct Translation สำหรับคำแปลไทยเป็นอังกฤษ เอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ หรือสำเนาหนังสือเดินทาง มักต้องให้ทนายความผู้ทำคำรับรองเอกสาร (Notarial Services Attorney) ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความรับรองลายมือชื่อหรือสำเนาก่อน ผู้ลงนามต้องมาแสดงตนพร้อมบัตรประจำตัวและลงนามต่อหน้าทนายความ

• •อายุไม่เกิน 6 เดือนตามรายการของกรมการกงสุล: หนังสือรับรองสถานภาพสมรส หนังสือรับรองการมีชีวิต หนังสือรับรองความประพฤติและการไม่มีประวัติอาชญากรรม ใบรับรองแพทย์ หนังสือรับรองธนาคาร และเอกสารบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
• •เอกสารการศึกษา: กรมการกงสุลรับรองลายมือชื่ออธิการบดีหรือนายทะเบียนบนปริญญาบัตรและใบแสดงผลการเรียน และอาจต้องส่งตรวจกับหน่วยงานไทยที่เกี่ยวข้องก่อน
• •เอกสารการค้าส่งออก เช่น ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าและใบกำกับสินค้า ต้องผ่านการรับรองของหอการค้าไทยก่อน
• •กรรมการบริษัทลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลได้ โดยแสดงหนังสือรับรองบริษัทอายุไม่เกิน 6 เดือนและตราบริษัท

• กรมการกงสุล — การรับรองเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานต่าง ๆ
• กรมการปกครอง — คู่มือรับรองเอกสารการทะเบียนและบัตรประจำตัวประชาชนภาษาอังกฤษ

3) ชั้นที่สอง: รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล — ขั้นตอน เวลา และค่าธรรมเนียมราชการ

กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล รับรองลายมือชื่อเจ้าหน้าที่หรือผู้ทำคำรับรองบนเอกสาร ไม่ได้รับรองว่าเนื้อหาเอกสารถูกต้อง ที่อาคารแจ้งวัฒนะต้องจองคิวออนไลน์ที่ qlegal.consular.go.th ก่อน วันนัดให้แสดง QR Code รับบัตรคิว ยื่นตรวจเอกสาร ชำระค่าธรรมเนียม แล้วเจ้าหน้าที่ตรวจคำแปล ลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ติดสติกเกอร์นิติกรณ์ และเย็บเล่มเอกสาร

ตามแผ่นขั้นตอนบริการที่กรมการกงสุลเผยแพร่ บริการปกติรับเอกสารภายใน 3 วันทำการโดยนับวันยื่นด้วย ค่าธรรมเนียมราชการ 200 บาทต่อสติกเกอร์นิติกรณ์ บริการด่วนรับในวันเดียวกัน 400 บาทต่อสติกเกอร์ และคำแปลเอกสารศาล 400 บาทต่อหน้า หากต้องแก้คำแปล ให้นำกลับไปแก้และยื่นใหม่ก่อน 14.00 น. เพื่อรับวันถัดไป เอกสารที่ต้องส่งให้หน่วยงานไทยตรวจสอบใช้เวลาไม่เกิน 45 วัน (ประกาศระบุว่าเอกสารการศึกษาใช้ 2–4 สัปดาห์) และคำแปลยาว เช่น เอกสารศาลหรืองบการเงิน ใช้เวลาตรวจเกิน 3 วันทำการ รับเอกสารคืนได้ 08.30–15.30 น. และติดตามสถานะที่ legal.consular.go.th

ผู้ที่อยู่ไกลใช้บริการทางไปรษณีย์ได้ (เริ่ม 1 มิ.ย. 2566) โดยส่งคำร้อง สำเนาบัตรหรือหนังสือเดินทาง เอกสารฉบับจริงพร้อมสำเนา คำแปลที่ผู้แปลรับรอง ธนาณัติค่าธรรมเนียมนิติกรณ์ละ 200 บาท และซองตอบกลับที่ติดแสตมป์ EMS ตามน้ำหนักจริง หากยื่นแทนต้องแนบหนังสือมอบอำนาจและสำเนาบัตรของทั้งสองฝ่าย ค่าธรรมเนียมราชการทั้งหมดนี้แยกจากค่าบริการของสำนักงาน

• กรมการกงสุล — รับรองนิติกรณ์เอกสาร
• กรมการกงสุล — ขั้นตอนการรับรองเอกสาร (แผ่นขั้นตอนบริการ 7 ขั้น)
• กรมการกงสุล — บริการรับรองเอกสารทางไปรษณีย์
• กรมการกงสุล — ระบบจองคิวรับรองนิติกรณ์เอกสาร

4) ชั้นที่สาม: สถานทูตปลายทาง หรือ Apostille ตั้งแต่ 28 ก.พ. 2570

HCCH ประกาศว่าไทยยื่นภาคยานุวัติสารต่ออนุสัญญายกเลิกข้อกำหนดการรับรองเอกสารมหาชนต่างประเทศ ค.ศ. 1961 เมื่อ 30 มิ.ย. 2569 และอนุสัญญามีผลกับไทย 28 ก.พ. 2570 ตัวเลขนี้มาจากข้อ 12 ของอนุสัญญา คือรัฐภาคีมีเวลา 6 เดือนหลังได้รับแจ้งจากผู้เก็บรักษาเพื่อคัดค้าน และอนุสัญญามีผลในวันที่หกสิบหลังสิ้นระยะนั้น กรมการกงสุลจึงเรียกช่วงนี้ว่าระยะรับฟังข้อขัดข้อง 8 เดือน จนถึงวันนั้นชั้นสถานทูตยังจำเป็น ค่าธรรมเนียม วิธียื่น และการรับทางไปรษณีย์ของแต่ละสถานทูตต่างกันและเปลี่ยนบ่อย จึงต้องตรวจจากเว็บไซต์ของสถานทูตนั้นโดยตรง

เอกสารของกรมการกงสุลระบุว่ากรมการกงสุลได้รับมอบหมายเป็นหน่วยงานผู้มีอำนาจ (Competent Authority) ของไทย Apostille รับรองเพียงความแท้จริงของลายมือชื่อ ฐานะของผู้ลงนาม และตราประทับ (ข้อ 5) ไม่ได้รับรองเนื้อหา และใช้ได้เฉพาะระหว่างไทยกับรัฐภาคีที่ไม่คัดค้าน ประเทศที่ไม่ใช่ภาคียังต้องผ่านสถานทูต อนุสัญญาไม่ใช้กับเอกสารที่ทำโดยเจ้าหน้าที่การทูตหรือกงสุล และเอกสารทางปกครองที่เกี่ยวกับการพาณิชย์หรือศุลกากรโดยตรง ณ วันที่ตรวจ ยังไม่พบประกาศค่าธรรมเนียมและแบบคำขอ Apostille ของไทยบนเว็บไซต์กรมการกงสุล

• •วิธีอ่านตารางสถานะของ HCCH: แถวที่มีรหัส A** หมายถึงมีการคัดค้าน ตารางที่ตรวจเมื่อ 8 พ.ย. 2569 แสดงแถวไทยเป็น A วันมีผล 28-II-2027 โดยยังไม่มีเครื่องหมายคัดค้าน แต่ระยะคัดค้านยังไม่สิ้นสุด จึงควรตรวจซ้ำก่อนส่งเอกสารจริง
• •คำรับรองของทนายความผู้ทำคำรับรองจะออก Apostille ได้โดยตรงหรือต้องผ่านขั้นใดก่อน ขึ้นกับแนวปฏิบัติที่กรมการกงสุลจะประกาศ ควรสอบถามก่อนนัดลงนาม
• •หน่วยงานปลายทางยังกำหนดคำแปล อายุเอกสาร หรือรูปแบบอื่นได้ Apostille ไม่ได้ยกเลิกเงื่อนไขเหล่านั้น

• HCCH — Thailand accedes to the 1961 Apostille Convention (30 June 2026)
• HCCH — ตารางสถานะอนุสัญญา Apostille
• กรมการกงสุล — การยื่นภาคยานุวัติสารและระยะรับฟังข้อขัดข้อง 8 เดือน

5) เอกสารต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในไทย

ทิศทางกลับกันก็มีหลายชั้นเช่นกัน ปัจจุบันกรมการกงสุลกำหนดให้เอกสารต่างประเทศ เช่น เอกสารการสมรสหรือมรณบัตร ผ่านการรับรองของสถานทูตประเทศนั้นประจำประเทศไทย หรือผ่านกระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทางแล้วต่อด้วยสถานทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น จากนั้นแนบคำแปลภาษาไทยที่ผู้แปลลงนามรับรองเพื่อยื่นรับรองที่กรมการกงสุล

หลังวันมีผล เอกสารมหาชนที่ออกในรัฐภาคีซึ่งไม่ได้คัดค้านไทยและมี Apostille ไม่ต้องผ่านสถานทูตไทยในต่างประเทศอีก แต่อนุสัญญาไม่ได้ยกเลิกข้อกำหนดภายในเรื่องคำแปลภาษาไทยของหน่วยงานไทย เช่น สำนักงานเขต กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง จึงควรถามหน่วยงานผู้รับว่าต้องให้กรมการกงสุลรับรองคำแปลต่อหรือไม่

• •คนไทยที่เป็นกรรมการหรือผู้ถือหุ้นบริษัทต่างประเทศ: ต้องแสดงหนังสือรับรองบริษัทต่างประเทศที่ผ่านการรับรองจากโนตารีพับลิกหรือกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นและสถานทูตไทย ก่อนขอให้กรมการกงสุลรับรองลายมือชื่อ
• •บางประเทศเริ่มออก Apostille สำหรับเอกสารที่จะใช้ในไทยก่อนวันมีผลแล้ว แต่หน่วยงานไทยอาจยังไม่รับจนกว่าอนุสัญญามีผล ควรถามผู้รับก่อน
• •เอกสารจากประเทศที่ไม่ใช่ภาคี หรือรัฐภาคีที่คัดค้านไทย ยังต้องผ่านสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยตามเดิม

• กรมการกงสุล — เอกสารที่ต้องเตรียมเพื่อขอรับการนิติกรณ์

6) ตัวอย่างคำนวณกำหนดเวลาและค่าธรรมเนียมราชการ 6 กรณี

ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้กติกาที่กรมการกงสุลและ HCCH เผยแพร่ วันที่ทั้งหมดสมมติว่าไม่มีวันหยุดราชการเพิ่มและหน่วยงานเปิดตามปกติ ตัวเลขเป็นค่าธรรมเนียมราชการเท่านั้น ไม่รวมค่าแปล ค่าสถานทูต และค่าบริการของสำนักงาน

• •ตัวอย่าง A — วันมีผลของอนุสัญญา: ยื่นภาคยานุวัติสาร 30 มิ.ย. 2569 + ระยะคัดค้าน 6 เดือน = 30 ธ.ค. 2569 + 60 วัน = 28 ก.พ. 2570 (สมมติว่าผู้เก็บรักษาแจ้งรัฐภาคีในวันเดียวกับวันยื่น)
• •ตัวอย่าง B — บริการปกติ: ยื่นวันอังคาร 17 พ.ย. 2569 นับวันยื่นเป็นวันทำการที่ 1 จึงรับเอกสารได้วันพฤหัสบดี 19 พ.ย. 2569
• •ตัวอย่าง C — คำแปลต้องแก้: ยื่นบริการด่วนวันพุธ 18 พ.ย. 2569 เจ้าหน้าที่พบชื่อสะกดผิด หากแก้และยื่นใหม่ก่อน 14.00 น. วันเดียวกัน จะรับได้วันพฤหัสบดี 19 พ.ย. 2569 ไม่ใช่วันที่ 18
• •ตัวอย่าง D — ค่าธรรมเนียมราชการ: สูติบัตร ทะเบียนสมรส และทะเบียนบ้าน ฉบับละ 1 สติกเกอร์ บริการปกติ 3 × 200 = 600 บาท บริการด่วน 3 × 400 = 1,200 บาท ส่วนคำแปลคำพิพากษา 6 หน้า 6 × 400 = 2,400 บาท
• •ตัวอย่าง E — อายุ 6 เดือน: หนังสือรับรองบริษัทออกวันที่ 3 พ.ย. 2569 ต้องยื่นกรมการกงสุลไม่เกิน 3 พ.ค. 2570 หากปลายทางกำหนดไม่เกิน 3 เดือน กำหนดจริงคือ 3 ก.พ. 2570 ซึ่งเร็วกว่าวันที่ Apostille มีผล จึงต้องใช้เส้นทางสถานทูต หรือขอหนังสือรับรองฉบับใหม่หลัง 28 ก.พ. 2570
• •ตัวอย่าง F — เอกสารการศึกษาที่ต้องส่งตรวจ: ยื่นวันจันทร์ 4 ม.ค. 2570 กรณีใช้เวลาตรวจ 4 สัปดาห์ได้คืนประมาณ 1 ก.พ. 2570 แต่หากใช้เวลาถึง 45 วันจะเป็น 18 ก.พ. 2570 เหลือเวลาไปสถานทูตเพียง 10 วันก่อนวันที่ Apostille มีผล จึงควรถามปลายทางล่วงหน้าว่าจะรอรับ Apostille หรือให้ผ่านสถานทูต

7) วางแผนช่วงเปลี่ยนผ่าน และข้อผิดพลาดที่ทำให้ต้องเริ่มใหม่

วางแผนจากคิวกรมการกงสุลและสถานทูตที่จองได้จริง ไม่ใช่จากจำนวนวันทำการขั้นต่ำ ถ้ามีกำหนดยื่นวีซ่าหรือศาลต่างประเทศ ให้เผื่อรอบแก้คำแปลอย่างน้อย 1 รอบ และอย่าจองการเดินทางก่อนยืนยันนัดสถานทูต สำหรับงานที่คาบเกี่ยววันที่ 28 ก.พ. 2570 ให้เลือกเส้นทางเดียวตั้งแต่ต้นตามคำตอบของปลายทาง เพื่อไม่ให้เอกสารหมดอายุระหว่างรอระบบใหม่

• •ลงนามมาก่อนแทนที่จะลงนามต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรอง
• •ชื่อสะกดในคำแปลไม่ตรงหนังสือเดินทาง หรือคำแปลไม่มีลายมือชื่อรับรองของผู้แปล
• •แยกเย็บหรือแกะเอกสารที่รับรองแล้ว ทำให้สติกเกอร์ไม่ติดกับเอกสารเดิม
• •ใช้หนังสือรับรองที่ออกเกิน 6 เดือน หรือเกินกว่าที่ปลายทางกำหนด
• •ส่งเอกสารไปต่างประเทศโดยไม่มีหมายเลขติดตามและไม่ได้สแกนทุกหน้าก่อนส่ง