บริษัทเปิดใหม่ปีแรก: หน้าที่บัญชีและภาษีจนถึงปิดงบ

1) วันจดทะเบียนกำหนดสามเรื่องที่แก้ทีหลังยาก

เรื่องแรกคือรอบบัญชี พระราชบัญญัติการบัญชีให้เริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันจดทะเบียน และปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน บริษัทเลือกวันปิดบัญชีได้ บริษัทที่จดทะเบียน 1 มีนาคมแล้วปิด 31 ธันวาคมจะมีรอบแรก 10 เดือน ซึ่งทำให้ไม่ต้องยื่น ภ.ง.ด.51 ในรอบนั้น ส่วนบริษัทที่อยากให้รอบแรกยาวเต็ม 12 เดือนต้องเลือกวันปิดให้ตรงตั้งแต่ต้น การเปลี่ยนรอบภายหลังต้องขออนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากร

เรื่องที่สองคือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักใช้เป็นเลขผู้เสียภาษีของบริษัทได้ทันที ไม่ต้องขอเลขใหม่หรือเปิดใช้งานแยก แบบ ภ.พ.01 ที่หลายคนสับสนเป็นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ใช่คำขอเลขผู้เสียภาษี

เรื่องที่สามคือทุน มาตรา 1110 ให้ผู้ถือหุ้นชำระค่าหุ้นครั้งแรกอย่างน้อยร้อยละ 25 ส่วนที่ยังไม่ชำระยังเป็นหนี้ที่บริษัทเรียกได้ เงินค่าหุ้นควรโอนจากบัญชีของผู้ถือหุ้นแต่ละคนเข้าบัญชีบริษัทโดยตรง บริษัทที่มีคนต่างด้าวร่วมถือหุ้นหรือเป็นกรรมการผู้มีอำนาจลงนามตามเงื่อนไขของคำสั่งนายทะเบียนกลางที่ 2/2569 ต้องแสดงเส้นทางเงินลงทุนตั้งแต่ตอนยื่นจดทะเบียน

• ป.พ.พ. มาตรา 1110 การเรียกชำระค่าหุ้นครั้งแรก (thailawonline)
• พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ฉบับรวมแก้ไข
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — คำสั่งนายทะเบียนกลาง 2/2569 เรื่องหลักฐานเงินลงทุน

2) ระบบเอกสารที่ต้องเริ่มตั้งแต่ใบเสร็จใบแรก

ปัญหาที่ทำให้ปีแรกแพงที่สุดไม่ใช่การยื่นแบบช้า แต่คือรายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานในนามบริษัท ค่าเช่า อุปกรณ์ หรือโฆษณาที่เจ้าของจ่ายด้วยบัตรส่วนตัวและได้ใบเสร็จชื่อบุคคล อาจถูกตัดเป็นรายจ่ายที่หักไม่ได้เมื่อคำนวณภาษีนิติบุคคล ทั้งที่เงินออกไปจริง

บริษัทต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และผู้ทำบัญชีต้องแจ้งการรับทำบัญชีผ่านระบบ e-Accountant ไม่ว่าจะเป็นพนักงานของบริษัทหรือสำนักงานบัญชีภายนอก ความรับผิดชอบต่อความถูกต้องของบัญชียังอยู่ที่กรรมการ

• •เปิดบัญชีธนาคารในชื่อบริษัท และให้เงินเข้าออกของกิจการผ่านบัญชีนี้เท่านั้น
• •ขอใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จในชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของบริษัททุกครั้ง
• •เงินที่กรรมการสำรองจ่ายให้ทำใบเบิกพร้อมหลักฐาน และคืนเงินผ่านบัญชีธนาคาร ไม่หักกลบกับเงินที่กรรมการเบิกไปใช้
• •เก็บสัญญาเช่า สัญญาจ้าง และใบสั่งซื้อไว้คู่กับการจ่ายเงินแต่ละรายการ
• •ค่าใช้จ่ายในการก่อตั้งที่ผู้เริ่มก่อการจ่ายก่อนจดทะเบียน ให้ที่ประชุมตั้งบริษัทอนุมัติไว้ตามมาตรา 1108 ก่อนให้บริษัทชดใช้

• DBD: ผู้ทำบัญชี (e-Accountant) และประกาศ พ.ศ. 2568
• DBD: คู่มือแจ้งรับทำบัญชีและแจ้งยกเลิก

3) ทะเบียนที่เกิดจากกิจกรรม ไม่ใช่จากวันจดบริษัท

ภาษีมูลค่าเพิ่มบังคับเมื่อรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี และต้องยื่น ภ.พ.01 ภายใน 30 วันนับจากวันที่เกิน บริษัทที่ยังไม่ถึงเกณฑ์จดได้โดยสมัครใจ ซึ่งมักจำเป็นเมื่อลูกค้าเป็นนิติบุคคลที่ต้องการใบกำกับภาษี เมื่อจดแล้วต้องติดใบทะเบียน ภ.พ.20 ไว้ที่สถานประกอบการ และทำรายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบถ้าขายสินค้า

ประกันสังคมเริ่มเมื่อมีลูกจ้างคนแรก นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนภายใน 30 วันนับจากวันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน เงินสมทบมาตรา 33 คือฝ่ายละร้อยละ 5 ของค่าจ้าง โดยตั้งแต่ปี 2569 ถึง 2571 ค่าจ้างที่ใช้คำนวณขั้นต่ำ 1,650 บาท สูงสุด 17,500 บาท จึงเป็นเงินสมทบสูงสุดฝ่ายละ 875 บาทต่อเดือน กรรมการที่ไม่ได้มีฐานะลูกจ้างไม่ได้ทำให้เกิดหน้าที่นี้

• •ใบอนุญาตเฉพาะธุรกิจ เช่น อาหาร ยา ท่องเที่ยว หรือขายตรง ต้องตรวจก่อนเริ่มขาย ไม่ใช่หลังจดบริษัทเสร็จ
• •บริษัทไม่ต้องจดทะเบียนพาณิชย์ (รวมการขายออนไลน์) ตั้งแต่ 5 มิ.ย. 2567 แต่การแจ้งเพิ่มสาขาและใบอนุญาตเฉพาะสินค้ายังต้องตรวจตามลักษณะการขายจริง

• ประมวลรัษฎากร มาตรา 80–82 รวมเกณฑ์จดทะเบียนมาตรา 81/1 — กรมสรรพากร
• สำนักงานประกันสังคม — หน้าที่นายจ้างรายใหม่

4) ปฏิทินรายเดือน และแบบใดต้องยื่นแม้ไม่มีรายการ

แบบหักภาษี ณ ที่จ่าย ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ยื่นภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดจากเดือนที่จ่ายเงิน ส่วน ภ.พ.30 และเงินสมทบประกันสังคมยื่นภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป การยื่นทางอินเทอร์เน็ตมักได้ขยายเวลาตามประกาศกระทรวงการคลังที่ต่ออายุเป็นช่วง ๆ จึงควรตรวจประกาศฉบับที่ใช้อยู่ก่อนนับวัน

จุดที่ฉบับเดิมเขียนผิดคือแบบยื่นศูนย์ ผู้จดทะเบียน VAT ต้องยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือนแม้ไม่มียอดขายหรือยอดซื้อ ขณะที่แบบหักภาษี ณ ที่จ่ายเกิดหน้าที่เมื่อมีการจ่ายเงินได้ที่ต้องหักภาษี เดือนที่ไม่ได้จ่ายเลยโดยทั่วไปจึงไม่ต้องยื่น การยื่นเกินกำหนดหรือไม่ยื่นมีโทษปรับอาญาตามมาตรา 35 ไม่เกิน 2,000 บาทต่อแบบ นอกเหนือจากเงินเพิ่มของภาษีที่ชำระล่าช้า

ตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 ถึง 31 ธันวาคม 2570 การจ่ายค่าบริการผ่านระบบ e-Withholding Tax ของธนาคารใช้อัตราหักร้อยละ 1 ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 402 และธนาคารนำส่งภาษีแทน ทำให้บริษัทเล็กลดงานยื่นแบบรายเดือนได้

• กรมสรรพากร: กฎกระทรวง ฉบับที่ 402 (พ.ศ. 2569)
• กรมสรรพากร — คำสั่ง ท.ป.4/2528 (หักภาษี ณ ที่จ่าย)

5) ภ.ง.ด.51 ในปีแรก: ใครต้องยื่น และประมาณการอย่างไรไม่ให้โดนเงินเพิ่ม

แบบครึ่งปีใช้กับรอบบัญชีที่ยาวครบ 12 เดือน ยื่นภายใน 2 เดือนนับจากวันสุดท้ายของเดือนที่หก บริษัทที่รอบแรกสั้นกว่าจึงเริ่มยื่นในรอบที่สอง บริษัททั่วไปประมาณกำไรทั้งปีแล้วชำระครึ่งหนึ่งของภาษีที่คำนวณได้

มาตรา 67 ตรี กำหนดว่าถ้ากำไรสุทธิที่ประมาณไว้ขาดไปเกินร้อยละ 25 ของกำไรจริงและไม่มีเหตุอันควร บริษัทถูกคิดเงินเพิ่มหนึ่งในห้าของยอดภาษีส่วนที่จ่ายไม่ครบ สตาร์ทอัพที่รายได้โตเร็วในครึ่งปีหลังควรเก็บที่มาของตัวเลขประมาณการ เช่น สัญญาที่มีอยู่ ณ วันยื่น ไว้ใช้อธิบายเหตุอันสมควร

• ตัวบทภาษีเงินได้นิติบุคคล ม.65–76 ของกรมสรรพากร (รวม ม.67 ทวิ และ 67 ตรี)

6) ไทม์ไลน์ปิดงบปีแรก: ตัวอย่างบริษัทที่ปิดบัญชี 31 ธันวาคม 2569

งบการเงินทุกบริษัทจำกัดต้องผ่านผู้สอบบัญชีรับอนุญาต แม้ปีแรกจะไม่มีรายได้ เพราะมาตรา 1197 ให้เสนองบที่ตรวจแล้วต่อที่ประชุมใหญ่ภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดงบ ผู้สอบบัญชีต้องได้รับเอกสารก่อนเส้นตายนี้หลายสัปดาห์ งานตรวจนับสินค้าคงเหลือและยืนยันยอดเงินฝากต้องทำ ณ วันปิดบัญชี ย้อนหลังทีหลังไม่ได้

• •31 ธันวาคม 2569: วันปิดบัญชี ตรวจนับสินค้า ขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร และตัดยอดรายได้ค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงวดที่ถูก
• •ภายใน 30 เมษายน 2570: ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นอนุมัติงบที่ผ่านการตรวจ โดยส่งสำเนางบให้ผู้ถือหุ้นก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 3 วัน
• •ภายใน 14 วันหลังวันประชุม: ส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น บอจ.5 ตามมาตรา 1139
• •ภายใน 1 เดือนหลังวันประชุม: ส่งงบการเงินพร้อมแบบ ส.บช.3 ผ่าน DBD e-Filing
• •ภายใน 30 พฤษภาคม 2570 (150 วันนับจากวันปิดบัญชี): ยื่น ภ.ง.ด.50 พร้อมงบ แม้มีผลขาดทุน ขาดทุนสุทธิทางภาษียกไปใช้ได้ 5 รอบบัญชี

• ป.พ.พ. มาตรา 1197 การสอบบัญชีและเสนองบต่อที่ประชุม (thailawonline)
• ป.พ.พ. มาตรา 1139 การส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (thailawonline)
• DBD: หน้าที่นิติบุคคลและกำหนดนำส่งงบ

7) ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยในบริษัทปีแรก

ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากไม่รู้กำหนดวัน แต่เกิดจากการผสมเงินกิจการกับเงินส่วนตัวและการเก็บเอกสารไม่ครบในช่วงที่ทีมยังเล็ก ซึ่งแก้ย้อนหลังได้ยากเมื่อถึงเวลาปิดงบ

• •เงินค่าหุ้นที่ยังไม่ได้ชำระจริงแต่บันทึกว่าชำระครบ ทำให้งบไม่ตรงกับหลักฐานธนาคาร
• •ยอดเงินที่กรรมการเบิกไปไม่มีเอกสาร จนต้องบันทึกเป็นเงินให้กู้ยืมกรรมการ
• •ออกใบกำกับภาษีก่อนวันที่จดทะเบียน VAT มีผล หรือจดแล้วแต่ไม่ได้ยื่น ภ.พ.30 เดือนที่ไม่มียอด
• •จ่ายค่าบริการให้บุคคลหรือนิติบุคคลโดยไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย ทำให้บริษัทต้องรับผิดร่วมในภาษีที่ไม่ได้หัก
• •ปล่อยให้ผู้สอบบัญชีได้รับเอกสารเดือนเมษายน จนประชุมอนุมัติงบไม่ทันกำหนด