e-Tax Invoice ปี 2569: เลือกระบบ Time Stamp หรือ e-Tax Invoice & e-Receipt

1) e-Tax Invoice by Time Stamp: เหมาะกับใคร และใช้อย่างไร

คู่มือกรมสรรพากรระบุว่าระบบนี้ออกแบบสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลซึ่งมีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ยื่นคำขอแบบ ก.อ.01 ผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร และต้องไม่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างขออนุมัติระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ไม่มีค่าบริการ และใช้ควบคู่กับใบกำกับภาษีกระดาษได้

ผู้ขายจัดทำใบกำกับภาษี 1 ฉบับต่อ 1 ไฟล์ในรูป PDF/A-3 ขนาดไม่เกิน 3 MB ส่งจากอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ถึงผู้ซื้อ 1 อีเมล และสำเนาถึงระบบ e-Tax Invoice by Email หัวข้ออีเมลต้องเรียงตามรูปแบบที่กำหนด เช่น วันที่ออก ประเภทเอกสาร (INV, DBN, CRN) และเลขที่ ห้ามใช้ภาพถ่ายหรือสแกนจากกระดาษ ระบบจะประทับรับรองเวลาและส่งกลับให้ทั้งสองฝ่าย

• กรมสรรพากร — คู่มือการจัดทำใบกำกับภาษีโดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
• ETDA — คำถามที่พบบ่อย e-Tax Invoice by Email

2) e-Tax Invoice & e-Receipt: สำหรับปริมาณมากหรือเชื่อมระบบบัญชี

ประกาศกรมสรรพากรเรื่องการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (ลงวันที่ 7 มิ.ย. 2566) ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือผู้มีหน้าที่ออกใบรับยื่นคำขอแบบ บ.อ.01 ผ่านระบบของกรมสรรพากร และพิสูจน์ยืนยันตัวตน เมื่ออธิบดีประกาศรายชื่อแล้วจึงจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ เอกสารต้องลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือมอบหมายผู้ให้บริการจัดทำหรือนำส่งข้อมูลที่ได้รับอนุญาตให้เชื่อมต่อกับกรมสรรพากร

ข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับต้องส่งให้กรมสรรพากรผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ตามมาตรฐานข้อมูลที่ประกาศไว้ ระบบนี้ยังครอบคลุมใบรับ (e-Receipt) ซึ่งระบบ Time Stamp ไม่ได้ออกแบบมารองรับ

• •ระบบโปรแกรมต้องแสดงภาพรวมการทำงาน (System Flowchart) ได้
• •แก้ไขรายการที่บันทึกแล้วโดยไม่เหลือร่องรอยไม่ได้ ต้องบันทึกรายการปรับปรุงแทนการลบ
• •ต้องมีการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและสำรองข้อมูล

• ประกาศกรมสรรพากร — การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์

3) ตารางตัดสินใจแบบย่อ

เลือกจากรายได้ ปริมาณเอกสาร และว่าต้องออกใบรับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยหรือไม่ ไม่ใช่จากความเชื่อว่าระบบใดประหยัดภาษีกว่า เพราะสิทธิทางภาษีของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เหมือนใบกระดาษ

• •รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท ออกใบกำกับไม่มาก ไม่มีระบบ ERP: ระบบ Time Stamp ใช้งานได้ทันทีหลังได้รับอนุมัติอีเมล
• •ออกเอกสารจำนวนมาก ใช้โปรแกรมบัญชีหรือ ERP หรือต้องออก e-Receipt: ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่านใบรับรองของตนเองหรือผู้ให้บริการ
• •ลูกค้าต้องการใช้สิทธิตามมาตรการลดหย่อนที่กำหนดให้ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์: ตรวจเงื่อนไขของมาตรการในปีนั้นว่ารับเอกสารจากระบบใด

4) ออกผิดแล้วทำอย่างไร: ยกเลิก ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้

ตามประกาศกรมสรรพากร หากใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีรายการสาระสำคัญไม่ถูกต้องครบถ้วน หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่น่าเชื่อถือ เมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิก ผู้ประกอบการจัดทำฉบับใหม่ได้โดยไม่ต้องเรียกคืนฉบับเดิม ฉบับใหม่ต้องใช้เลขที่ใหม่ อ้างอิงเลขที่ฉบับเดิม และระบุเหตุผลการยกเลิก

ถ้าใบเดิมถูกต้องแต่มูลค่าเปลี่ยนภายหลัง เช่น คืนสินค้า ลดราคา หรือคิดราคาเพิ่ม ให้ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ ไม่ใช่ยกเลิกใบเดิม ในระบบ Time Stamp หัวข้ออีเมลของใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และใบที่ออกแทนต้องระบุเลขที่ใบกำกับภาษีเดิมด้วย

5) เก็บรักษาเอกสาร และแผนเปลี่ยนระบบ

ผู้ออกต้องเก็บไฟล์ข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับ และผู้ซื้อที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนเก็บสิ่งพิมพ์ออกหรือไฟล์ที่ได้รับเช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ รายงานภาษีและเอกสารประกอบตามประมวลรัษฎากรโดยทั่วไปต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันยื่นแบบ และอาจถูกสั่งให้เก็บนานขึ้น ควรสำรองข้อมูลไว้มากกว่าหนึ่งแห่ง

• •ตรวจว่าโปรแกรมบัญชีที่ใช้สร้าง PDF/A-3 หรือไฟล์ตามมาตรฐานของกรมสรรพากรได้หรือไม่
• •ทดลองออกเอกสารจริงจำนวนน้อยพร้อมกับใบกระดาษก่อนเปลี่ยนทั้งหมด
• •แจ้งลูกค้าประจำว่าจะส่งเอกสารทางอีเมลใด และตรวจว่ากล่องอีเมลของลูกค้ารับไฟล์ได้
• •กำหนดผู้รับผิดชอบส่งข้อมูลภายในวันที่ 15 และตรวจผลการนำส่งทุกเดือน (ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt)

6) ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ผู้มีอำนาจลงนาม และข้อมูลหลักของกิจการ

คู่มือกรมสรรพากรกำหนดให้ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับในระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่เป็นไฟล์ XML ลงลายมือชื่อดิจิทัลแบบ XAdES ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของกิจการ เพื่อให้มีผลตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ใบรับรองมีวันหมดอายุ เมื่อหมดอายุโปรแกรมจะลงลายมือชื่อเอกสารใหม่ไม่ได้ทันที จึงควรมีทะเบียนวันหมดอายุ ผู้ถือกุญแจส่วนตัว และขั้นตอนต่ออายุล่วงหน้า

ก่อนออกเอกสารฉบับแรก ให้เทียบข้อมูลในโปรแกรมกับหนังสือรับรองบริษัทและใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ได้แก่ ชื่อตามกฎหมาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก รหัสสาขา และที่อยู่ ส่วนข้อมูลผู้ซื้อที่จดทะเบียน VAT ต้องมีเลขประจำตัวและสาขาของผู้ซื้อถูกต้อง ข้อมูลหลักที่ผิดตั้งแต่ต้นจะทำให้ต้องยกเลิกและออกใหม่ทั้งชุด เมื่อเปลี่ยนกรรมการหรือผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือรับรอง ให้ทบทวนสิทธิผู้ใช้ในระบบและการมอบอำนาจที่ยื่นต่อกรมสรรพากรพร้อมกัน

ตัวอย่าง ก: บริษัทใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ออกใบกำกับภาษีลงวันที่ 28 ก.พ. 2570 และออกใบลดหนี้ให้รายการเดียวกันวันที่ 3 มี.ค. 2570 ข้อมูลใบกำกับภาษีเดือนกุมภาพันธ์ต้องส่งถึงกรมสรรพากรภายใน 15 มี.ค. 2570 ส่วนข้อมูลใบลดหนี้ซึ่งออกเดือนมีนาคมส่งภายใน 15 เม.ย. 2570 การนับรอบส่งข้อมูลจึงยึดเดือนที่ออกเอกสารแต่ละฉบับ ไม่ใช่เดือนของใบกำกับต้นทาง

• กรมสรรพากร — คู่มือการสร้างลายมือชื่อดิจิทัล (XAdES)
• กรมสรรพากร — ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

7) ต้นทุนระบบ สิทธิหักรายจ่าย 2 เท่า และการเปลี่ยนผู้ให้บริการ

ระบบ Time Stamp ไม่มีค่าบริการจากหน่วยงานรัฐ ส่วนใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรม และผู้ให้บริการจัดทำหรือนำส่งข้อมูลคิดค่าบริการตามสัญญาของแต่ละราย ควรขอใบเสนอราคาที่แยกค่าใบรับรอง ค่าเชื่อมระบบ และค่าจัดเก็บข้อมูลให้ชัด เพราะสิทธิทางภาษีพิจารณาตามประเภทรายจ่ายและวันที่จ่าย

พระราชกฤษฎีกาเลข 808 (ออกปี 2569) เปิดให้บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลนับเงินลงทุนหรือค่าบริการของระบบเอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์และระบบ e-Withholding Tax เป็นรายจ่ายได้รวม 2 เท่า เฉพาะเงินที่จ่ายในช่วง 1 ม.ค. 2569 ถึง 31 ธ.ค. 2570 และต้องเข้าหลักเกณฑ์ที่อธิบดีประกาศไว้ ผู้ประกอบการบุคคลธรรมดาไม่ได้รับสิทธินี้ บทความเก่าหลายแห่งยังอ้างพระราชกฤษฎีกาฉบับก่อนซึ่งช่วงเวลาสิ้นสุดแล้ว ควรตรวจว่าวันที่จ่ายอยู่ในช่วงของฉบับที่ใช้อ้างจริง

ตัวอย่าง ข: บริษัทจ่ายค่าบริการผู้ให้บริการนำส่งข้อมูลที่เข้าเงื่อนไข 150,000 บาทในเดือน ก.ย. 2570 หักเป็นรายจ่ายปกติ 150,000 บาท และได้ยกเว้นเงินได้เพิ่มอีก 150,000 บาท ถ้ากำไรส่วนนี้เสียภาษีอัตราร้อยละ 20 ภาษีลดลงจากสิทธิเพิ่มประมาณ 30,000 บาท บริษัทที่ใช้อัตรา SME แบบขั้นบันไดจะประหยัดน้อยกว่านี้ตามอัตราขั้นที่กำไรตกอยู่ รายละเอียดเงื่อนไขอยู่ในบทความ e-Receipt และสิทธิหักรายจ่ายปี 2570 ของเรา

ก่อนเลิกสัญญากับผู้ให้บริการเดิม ให้ส่งออกไฟล์ XML/PDF ทุกฉบับ หลักฐานผลการนำส่ง และบันทึกการลงลายมือชื่อ แล้วตรวจว่าเลขที่เอกสารชุดใหม่ต่อเนื่องและไม่ซ้ำกับชุดเดิมหรือชุดกระดาษ เพราะการตรวจย้อนหลังต้องหาเอกสารได้ตามเลขที่และวันที่

• •ใบรับรองหมดอายุโดยไม่มีใครติดตาม ทำให้ออกเอกสารไม่ได้ในวันทำการ
• •อีเมลถึงผู้ซื้อตีกลับแต่ไม่มีผู้ตรวจ ลูกค้าจึงไม่ได้รับใบกำกับภาษีที่ออกแล้ว
• •ใช้เลขที่ชุดเดียวกันกับใบกระดาษ ทำให้เกิดเลขซ้ำ ควรแยกคำนำหน้าเลขที่ของแต่ละช่องทาง
• •ลืมส่งข้อมูลภายในวันที่ 15 ในเดือนที่มีวันหยุดยาว ควรตั้งวันส่งภายในก่อนกำหนดจริง

• เว็บไซต์รัฐสภา — ตัวบทพระราชกฤษฎีกาเลข 808 (2569)