ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไทย: มาตรา 9, 26 ตราบริษัทและอากร

1) มาตรา 7, 8, 9 และ 11: เมื่อใดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เท่ากับหนังสือที่ลงลายมือชื่อ

มาตรา 7 ห้ามปฏิเสธผลผูกพันของข้อความเพียงเพราะอยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 8 ใช้กับกรณีที่กฎหมายเรียกหนังสือ หลักฐานเป็นหนังสือ หรือเอกสาร โดยถือว่าครบเมื่อข้อความเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยน มาตรา 9 เป็นด่านเรื่องลายมือชื่อ ต้องผ่านสองชั้น ชั้นแรกวิธีที่ใช้ต้องระบุตัวผู้ลงนามและแสดงเจตนาของเขาต่อข้อความได้ ชั้นที่สองวิธีนั้นต้องเชื่อถือได้เหมาะกับวัตถุประสงค์โดยดูพฤติการณ์และข้อตกลงที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นวิธีที่ยืนยันตัวผู้ลงนามและเจตนาได้เองหรือร่วมกับพยานหลักฐานอื่น ทางเลือกหลังนี้มาจากการแก้ไขฉบับที่ 3 พ.ศ. 2562

มาตรา 9 วรรคสองให้ดูความรัดกุมของวิธีระบุตัวบุคคล ประเภท ขนาด มูลค่า และความสม่ำเสมอของธุรกรรม ประเพณีทางการค้า และความรัดกุมของระบบสื่อสาร ส่วนมาตรา 11 ห้ามปฏิเสธการรับฟังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นพยานเพียงเพราะเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แต่ศาลชั่งน้ำหนักจากวิธีสร้าง เก็บ และส่งข้อมูล ความครบถ้วนของข้อความ และวิธีระบุตัวผู้ส่ง หลักนี้ใช้กับสิ่งพิมพ์ออกด้วย ข้อสรุปคือ การรับฟังได้ไม่เท่ากับการพิสูจน์ได้ง่าย น้ำหนักขึ้นกับหลักฐานรอบตัวลายเซ็น

ตัวอย่าง A (กู้ยืมผ่านอีเมล): นาย ก. ให้บริษัทของเพื่อนกู้ 80,000 บาท ผู้กู้ตอบอีเมลจากกล่องอีเมลบริษัทว่า “รับเงินกู้ 80,000 บาท จะคืนภายใน 30 มิถุนายน 2570” แล้วพิมพ์ชื่อท้ายอีเมล เงินกู้ที่เกิน 2,000 บาท ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 653 เรียกหลักฐานเป็นหนังสือที่ผู้กู้ลงนามไว้ อีเมลนี้อาจเป็นหลักฐานตามมาตรา 8 และ 9 ได้ แต่ถ้าผู้กู้ปฏิเสธ ผู้ให้กู้ต้องพิสูจน์ว่าบัญชีอีเมลนั้นอยู่ในความควบคุมของผู้กู้ ควรเก็บอีเมลต้นฉบับพร้อม header หลักฐานโอนเงิน และข้อความโต้ตอบก่อนหลัง ไม่ใช่เพียงภาพหน้าจอ

• สพธอ. — พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และฉบับแก้ไข

2) มาตรา 26 มีเงื่อนไข 4 ข้อ และ ขมธอ. 23-2563 แบ่งลายมือชื่อเป็น 3 ประเภท

มาตรา 26 ให้ถือว่าลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เชื่อถือได้เมื่อ (1) ข้อมูลสำหรับสร้างลายมือชื่อเชื่อมโยงกับเจ้าของลายมือชื่อเท่านั้นภายใต้สภาพที่ใช้ (2) ขณะสร้างลายมือชื่อ ข้อมูลนั้นอยู่ในการควบคุมของเจ้าของลายมือชื่อโดยไม่มีผู้อื่นควบคุม (3) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดแก่ลายมือชื่อหลังสร้างตรวจพบได้ และ (4) หากกฎหมายกำหนดให้ลงลายมือชื่อเพื่อรับรองความครบถ้วนของข้อความ การแก้ข้อความหลังลงนามต้องตรวจพบได้ วรรคท้ายยังเปิดให้พิสูจน์ความน่าเชื่อถือด้วยวิธีอื่น และเปิดให้อีกฝ่ายนำสืบว่าไม่น่าเชื่อถือได้

ขมธอ. 23-2563 ที่ สพธอ. ประกาศเมื่อ 29 พฤษภาคม 2563 แบ่งเป็นประเภทที่ 1 ลายมือชื่อทั่วไปตามมาตรา 9 เช่น พิมพ์ชื่อท้ายอีเมล สแกนภาพลายเซ็น เขียนด้วยสไตลัส หรือคลิกยอมรับ ประเภทที่ 2 ลายมือชื่อที่เชื่อถือได้ตามมาตรา 26 เช่น ลายมือชื่อดิจิทัลบนโครงสร้างกุญแจสาธารณะ และประเภทที่ 3 ลายมือชื่อตามมาตรา 26 ที่ใช้ใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรองตามมาตรา 28 ข้อเสนอแนะนี้ระบุว่าประเภทที่ 2 และ 3 ต้องยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัยระดับ AAL2 ขึ้นไป โดยปัจจัยหนึ่งเป็นกุญแจเข้ารหัส และตารางสรุปของเอกสารกำหนดการพิสูจน์ตัวตนระดับ IAL2 ขึ้นไป

ตัวอย่าง B (ระบบลงนามบนคลาวด์): ระบบส่งลิงก์ทางอีเมล ผู้ลงนามวาดลายเซ็นบนจอ แล้วระบบประทับลายมือชื่อดิจิทัลของผู้ให้บริการลงบนไฟล์ PDF ทั้งฉบับ กรณีนี้ไฟล์ตรวจพบการแก้ไขได้ แต่กุญแจที่สร้างลายมือชื่อดิจิทัลเป็นของผู้ให้บริการ ไม่ใช่ของผู้ลงนาม จึงยากจะอ้างว่าครบมาตรา 26 (1) และ (2) สำหรับตัวผู้ลงนาม โดยทั่วไปจึงเข้าลักษณะประเภทที่ 1 ซึ่งยังใช้ได้ตามมาตรา 9 ถ้าหลักฐานระบุตัวคนกดได้ ถ้าต้องการระดับมาตรา 26 ให้เลือกแผนที่ผู้ลงนามมีกุญแจหรือใบรับรองของตนเอง และต้องยืนยันตัวตนหลายปัจจัยก่อนลงนาม

• สพธอ. — ขมธอ. 23-2563 แนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (PDF)
• สพธอ. — รายการข้อเสนอแนะมาตรฐาน (ETDA Recommendation)

3) ใบรับรอง: หน้าที่ของผู้ลงนาม ผู้ออกใบรับรอง และผู้รับเอกสาร

มาตรา 27 ให้เจ้าของลายมือชื่อระวังไม่ให้ข้อมูลสร้างลายมือชื่อถูกใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต และแจ้งผู้ที่คาดว่าจะเชื่อถือลายมือชื่อโดยไม่ชักช้าเมื่อรู้ว่าข้อมูลนั้นสูญหาย ถูกเปิดเผย หรือมีความเสี่ยงมากพอ มาตรา 28 ให้ผู้ออกใบรับรองปฏิบัติตามแนวปฏิบัติที่ประกาศไว้ ให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจข้อมูลสำคัญของใบรับรองได้ และมีบริการเพิกถอนใบรับรองที่ทันการเมื่อมีบริการนั้น มาตรา 30 ให้ผู้ที่จะเชื่อถือลายมือชื่อตรวจความน่าเชื่อถือตามสมควร และถ้ามีใบรับรองต้องตรวจความสมบูรณ์ การพักใช้ การเพิกถอน และข้อจำกัดของใบรับรอง

มาตรา 31 ไม่ให้ตัดผลของใบรับรองหรือลายมือชื่อเพียงเพราะสร้างหรือออกในต่างประเทศ แต่ต้องใช้ระบบที่เชื่อถือได้ไม่น้อยกว่ามาตรฐานตามพระราชบัญญัตินี้ ในทางปฏิบัติ ฝ่ายที่รับเอกสารควรบันทึกผลตรวจใบรับรอง ณ เวลาลงนาม ไม่ใช่ตรวจในวันที่เกิดข้อพิพาท เพราะใบรับรองอาจหมดอายุหรือถูกเพิกถอนภายหลัง การประทับเวลาที่เชื่อถือได้และไฟล์ตรวจสอบสถานะช่วยพิสูจน์ว่าใบรับรองยังใช้ได้ในขณะนั้น

ตัวอย่าง C (ใบรับรองต่างประเทศ): ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินของบริษัทแม่ในเยอรมนีลงนามสัญญาให้กู้ยืมระหว่างกันด้วยใบรับรองที่ออกในสหภาพยุโรป ฝ่ายบัญชีในไทยเปิดไฟล์และพบว่าลายมือชื่อถูกต้องแต่ใบรับรองหมดอายุแล้วสองเดือน ถ้าไฟล์มีการประทับเวลาและข้อมูลสถานะใบรับรองในขณะลงนาม ก็แสดงได้ว่าใบรับรองยังใช้ได้ตอนลงนาม ถ้าไม่มี ควรขอให้ลงนามใหม่หรือขอหลักฐานสถานะจากผู้ออกใบรับรอง และบันทึกผลตรวจตามมาตรา 30 ไว้ในแฟ้มสัญญา

4) ตราประทับนิติบุคคลและอำนาจกรรมการ: ลายเซ็นกรรมการไม่ใช่ตราบริษัท

มาตรา 9 วรรคท้ายให้นำหลักลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้กับการประทับตราของนิติบุคคลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์โดยอนุโลม สพธอ. อธิบายว่าตราอิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุได้ว่าเป็นของนิติบุคคลใดและแสดงการยอมรับข้อความได้ และลายมือชื่อกรรมการใช้แทนตราบริษัทไม่ได้ เพราะลายมือชื่อเชื่อมบุคคลกับข้อความ ส่วนตราเชื่อมนิติบุคคลกับข้อความ

กระทรวงพาณิชย์ตอบไว้ว่าบริษัทจะจดทะเบียนตราหรือไม่ก็ได้ เว้นแต่อำนาจกรรมการกำหนดให้ต้องประทับตราสำคัญ ดังนั้นก่อนย้ายงานลงนามไปเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ให้ตรวจหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุดว่ากรรมการกี่คนต้องลงนามร่วมกันและต้องประทับตราหรือไม่ ขมธอ. 23-2563 ระบุความเสี่ยงเรื่องผู้ลงนามไม่มีอำนาจไว้ และแนะนำว่าเอกสารที่มีผู้ลงนามหลายคน เช่น การอนุมัติตามสายบังคับบัญชา ควรใช้ลายมือชื่อประเภทและรูปแบบเดียวกัน

ตัวอย่าง D (ลงนามเกินอำนาจ): หนังสือรับรองระบุว่า “กรรมการสองคนลงลายมือชื่อร่วมกันและประทับตราสำคัญของบริษัท” แต่สัญญาเช่าโกดังลงนามผ่านระบบโดยกรรมการคนเดียวและไม่มีตรา คู่สัญญามีความเสี่ยงที่บริษัทจะยกขึ้นต่อสู้ว่าไม่ผูกพัน ทางแก้มีสองทาง ทางแรกให้กรรมการคนที่สองลงนามในไฟล์เดียวกันและใช้ตราอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุนิติบุคคลได้ ทางที่สองให้บริษัทมีมติตามข้อบังคับและจดทะเบียนแก้ไขอำนาจกรรมการเพื่อตัดเงื่อนไขประทับตรา แล้วจึงใช้รูปแบบใหม่กับเอกสารหลังวันจดทะเบียน

• สพธอ. — e-Signature กับตราประทับนิติบุคคลแบบอิเล็กทรอนิกส์
• กระทรวงพาณิชย์ — คำถามที่พบบ่อยเรื่องตราของบริษัท

5) ธุรกรรมที่ยกเว้นและเอกสารที่ต้องจดทะเบียนต่อเจ้าพนักงาน

มาตรา 3 ให้ตราพระราชกฤษฎีกายกเว้นธุรกรรมบางประเภทได้ พระราชกฤษฎีกากำหนดประเภทธุรกรรมในทางแพ่งและพาณิชย์ที่ยกเว้นฯ พ.ศ. 2549 มาตรา 3 ยกเว้นสองกลุ่ม คือ ธุรกรรมเกี่ยวกับครอบครัว และธุรกรรมเกี่ยวกับมรดก ดังนั้นสัญญาก่อนสมรส การจดทะเบียนสมรสหรือหย่า และพินัยกรรม ไม่ควรอาศัยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายนี้ ให้ทำตามแบบที่ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์บรรพ 5 และบรรพ 6 กำหนด

อีกกลุ่มหนึ่งไม่ได้ถูกยกเว้น แต่กฎหมายกำหนดแบบที่ต้องทำต่อเจ้าพนักงาน เช่น การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนตามมาตรา 456 การจำนองตามมาตรา 714 ส่วนสัญญาเช่าที่ดินหรืออาคารที่มีกำหนดเกินสามปีแต่ไม่ได้จดทะเบียน ฟ้องบังคับได้เพียงสามปีตามมาตรา 538 สัญญาจะซื้อจะขายหรือบันทึกข้อตกลงก่อนวันโอนลงนามอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่การโอนกรรมสิทธิ์ยังต้องทำตามขั้นตอนของสำนักงานที่ดิน ส่วนการยื่นต่อหน่วยงานรัฐ มาตรา 35 ให้มีผลเมื่อทำตามหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานนั้นกำหนด จึงต้องตรวจระบบที่หน่วยงานรับจริง

เอกสารที่จะส่งไปใช้ต่างประเทศ เช่น หนังสือมอบอำนาจให้ทนายในต่างประเทศ อาจต้องให้โนตารีรับรองลายมือชื่อหรือผ่านการรับรองของกระทรวงการต่างประเทศและสถานทูต ผู้รับปลายทางหลายแห่งยังต้องการลายมือชื่อบนกระดาษ ให้ถามข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนเลือกวิธีลงนาม เพราะลายมือชื่อที่ใช้ได้ตามกฎหมายไทยไม่ได้แปลว่าหน่วยงานต่างประเทศจะรับ

• สพธอ. — พ.ร.ฎ.กำหนดประเภทธุรกรรมที่ยกเว้นฯ พ.ศ. 2549

6) อากรแสตมป์ของสัญญาอิเล็กทรอนิกส์: ชำระผ่าน อ.ส.9 ภายใน 15 วัน

มาตรา 8 วรรคสองถือว่าตราสารอิเล็กทรอนิกส์ปิดอากรแสตมป์และขีดฆ่าแล้ว เมื่อชำระเงินหรือดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ตามที่หน่วยงานรัฐกำหนด ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับอากรแสตมป์ (ฉบับที่ 66) ใช้บังคับตั้งแต่ 19 สิงหาคม 2565 กำหนดให้ตราสารอิเล็กทรอนิกส์หลายลักษณะต้องชำระอากรเป็นตัวเงินตามมาตรา 103 (3) แห่งประมวลรัษฎากร เช่น เช่าที่ดินหรือโรงเรือน โอนหุ้น เช่าซื้อ จ้างทำของ กู้ยืมเงิน ใบมอบอำนาจ และค้ำประกัน โดยยื่นแบบ อ.ส.9 ผ่านเว็บไซต์หรือ API ของกรมสรรพากร

ข้อ 4 ของประกาศให้ยื่นและชำระก่อนทำตราสาร หรือภายใน 15 วันนับแต่วันถัดจากวันทำตราสาร โดยนับวันหยุดราชการด้วย ถ้าวันสุดท้ายเป็นวันหยุดราชการ ให้ยื่นในวันทำการถัดไป ยื่นเกินกำหนดต้องชำระเงินเพิ่มอากรหรือค่าปรับพร้อมกัน เมื่อชำระแล้วกรมสรรพากรออกรหัสรับรองการเสียอากรแสตมป์และใบเสร็จ ซึ่งต้องอ้างอิงหรือแนบกับตราสาร ถ้าตราสารยังเสียอากรไม่ครบ ศาลจะไม่รับฟังเป็นพยานในคดีแพ่งจนกว่าจะชำระอากรให้ครบ จึงกระทบการฟ้องบังคับสัญญาโดยตรง

ตัวอย่าง E (สัญญาจ้างทำของ): บริษัทว่าจ้างผู้รับเหมาติดตั้งระบบไฟฟ้า สินจ้าง 1,250,000 บาท ลงนามอิเล็กทรอนิกส์ครบทุกฝ่ายวันศุกร์ที่ 26 กุมภาพันธ์ 2570 อัตราอากรจ้างทำของคือ 1 บาทต่อสินจ้างทุก 1,000 บาทหรือเศษ จึงเป็น 1,250 บาท วันเริ่มนับคือ 27 กุมภาพันธ์ วันที่ 15 คือวันเสาร์ที่ 13 มีนาคม 2570 ซึ่งเป็นวันหยุด กำหนดจึงเลื่อนเป็นวันจันทร์ที่ 15 มีนาคม 2570 หากวันนั้นไม่ใช่วันหยุดราชการ ควรกำหนดในสัญญาให้ชัดว่าฝ่ายใดเป็นผู้ยื่น อ.ส.9 และเก็บรหัสรับรองไว้กับไฟล์สัญญา

• กรมสรรพากร — รายการประกาศอธิบดีฯ เกี่ยวกับอากรแสตมป์
• กรมสรรพากร — ระบบชำระอากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์

7) ชุดหลักฐานเมื่ออีกฝ่ายปฏิเสธลายเซ็น และข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ลงนาม

ขมธอ. 23-2563 วางองค์ประกอบไว้สามด้าน คือ การพิสูจน์และยืนยันตัวตน เจตนาในการลงนาม และความครบถ้วนของข้อมูล หน้าจอลงนามควรบอกชัดว่ากำลังลงนามเพื่ออะไร เช่น อนุมัติ ยอมรับ รับรอง หรือเป็นพยาน และใช้ภาษาที่ไม่ชวนเข้าใจผิด ไฟล์ที่ลงนาม ลายมือชื่อ และบันทึกที่เกี่ยวข้องต้องเก็บให้ครบถ้วนตลอดระยะเก็บรักษา ซึ่งเชื่อมกับมาตรา 12 เรื่องการเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสาร

ถ้าระบบเก็บลักษณะการเซ็น เช่น แรงกดและจังหวะการเขียน หรือใช้ใบหน้าเพื่อยืนยันตัวผู้ลงนาม ข้อมูลนั้นอาจเป็นข้อมูลชีวภาพซึ่งเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ต้องมีฐานที่กฎหมายรองรับ โดยทั่วไปคือความยินยอมโดยชัดแจ้ง และถ้าเซิร์ฟเวอร์อยู่ต่างประเทศต้องดูเรื่องการโอนข้อมูลข้ามพรมแดนด้วย ระบบที่ใช้เพียงรหัสผ่านครั้งเดียวทางโทรศัพท์ไม่เก็บข้อมูลชีวภาพ แต่ยังต้องแจ้งวัตถุประสงค์และระยะเก็บข้อมูล

ตัวอย่าง F (ผู้ซื้อปฏิเสธว่าไม่ได้ลงนาม): ผู้ขายเครื่องจักรฟ้องเรียกค่างวด 420,000 บาท ผู้ซื้อตอบว่าพนักงานลาออกแล้วเป็นคนกด ชุดหลักฐานที่ควรมีคือ ไฟล์ต้นฉบับที่ยังตรวจลายมือชื่อได้ รายงานจากระบบที่แสดงอีเมล หมายเลขโทรศัพท์ที่รับรหัส เวลา และหมายเลขไอพีของแต่ละขั้น หนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจที่แสดงว่าผู้กดมีอำนาจในวันนั้น ใบส่งของและการชำระงวดแรกที่แสดงการปฏิบัติตามสัญญา และรหัสรับรองการเสียอากรถ้าตราสารต้องเสียอากร ศาลชั่งหลักฐานทั้งหมดตามมาตรา 11 ไม่ได้ดูเพียงภาพลายเซ็นบนหน้าสุดท้าย

• สพธอ. — ข้อเสนอแนะแนวทางจัดทำนิติกรรมหรือสัญญาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์