บริษัทหยุดกิจการ: คงไว้ เลิกชำระบัญชี หรือปล่อยเป็นบริษัทร้าง

1) ตรวจสถานะจริงก่อนเลือกทาง

เจ้าของบริษัทที่เลิกทำธุรกิจมาหลายปีมักไม่แน่ใจด้วยซ้ำว่าบริษัทอยู่ในสถานะใด ขั้นแรกจึงเป็นการคัดหนังสือรับรองและตรวจสถานะกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าว่ายังดำเนินกิจการ เลิกแล้ว หรือถูกขีดชื่อแล้ว จากนั้นตรวจกับกรมสรรพากรว่ายังเป็นผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มอยู่หรือไม่ และมีแบบใดค้าง เพราะสองหน่วยงานไม่ได้ปิดเรื่องให้กันโดยอัตโนมัติ

• •งบการเงินที่ยังไม่ส่ง นับเป็นรายปี และยอดคงเหลือสุดท้ายที่ผู้สอบบัญชีเคยรับรอง
• •สถานะ VAT: ถ้ายังจดทะเบียนอยู่ หน้าที่ยื่น ภ.พ.30 รายเดือนยังเดินแม้ไม่มีการขาย
• •ทรัพย์สินที่ยังมีชื่อบริษัท เช่น ที่ดิน รถ เงินฝาก หุ้นในบริษัทอื่น และหนี้ที่บริษัทค้างหรือมีคนค้างบริษัท
• •ลูกจ้างที่ยังอยู่ในระบบประกันสังคม สัญญาเช่า ใบอนุญาต และบัตรส่งเสริม BOI
• •เงินกู้หรือวงเงินที่กรรมการค้ำประกันส่วนตัว ซึ่งไม่หายไปไม่ว่าจะเลือกทางใด

2) ทางที่หนึ่ง: คงบริษัทไว้แบบไม่มีการดำเนินงาน

บริษัทที่ไม่มีรายได้ยังเป็นนิติบุคคลที่มีหน้าที่ครบ ต้องปิดบัญชีทุกปี ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจงบ จัดประชุมใหญ่ภายใน 4 เดือนหลังสิ้นรอบบัญชี ส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และยื่น ภ.ง.ด.50 ภายใน 150 วันนับแต่วันสิ้นรอบ ถ้ายังจด VAT ต้องยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือนแม้ยอดเป็นศูนย์ ต้นทุนรายปีของทางนี้จึงไม่ใช่ศูนย์ และเพิ่มขึ้นเมื่อมีค่าปรับจากการลืมยื่น

ทางนี้เหมาะเมื่อมีแผนกลับมาทำธุรกิจภายในระยะเวลาที่ชัด ถือทรัพย์สินที่โอนออกแล้วมีต้นทุนภาษีสูง หรือต้องรักษาใบอนุญาตหรือสัญญาที่ผูกกับนิติบุคคล ถ้าไม่มีเหตุผลเหล่านี้ การคงไว้หลายปีมักแพงกว่าการปิดให้จบ ผู้ที่ไม่มีการขายแล้วควรพิจารณาแจ้งเลิกกิจการ VAT ด้วย ภ.พ.09 ภายใน 15 วันนับแต่วันเลิก ตามมาตรา 85/15 และคำสั่ง ป.66/2539 ยังให้ต้องรับผิดในฐานะผู้จดทะเบียนจนกว่าอธิบดีจะสั่งขีดชื่อออกจากทะเบียน

• กรมสรรพากร: คำสั่ง ป.66/2539 การแจ้งเลิกประกอบกิจการตามมาตรา 85/15

3) ทางที่สอง: เลิกและชำระบัญชี พร้อมกำหนดเวลาที่ต้องจับตา

ผู้ถือหุ้นลงมติพิเศษให้เลิกบริษัท โดยคู่มือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ส่งหนังสือนัดประชุมก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 14 วัน หากข้อบังคับไม่ได้กำหนดอื่น กรรมการทุกคนเป็นผู้ชำระบัญชีโดยผลของมาตรา 1251 ภายใน 14 วันนับแต่วันเลิก ผู้ชำระบัญชีต้องจดทะเบียนเลิก ลงประกาศหนังสือพิมพ์อย่างน้อยหนึ่งครั้ง และส่งจดหมายลงทะเบียนถึงเจ้าหนี้ทุกราย บริษัทที่เลิกแล้วยังคงอยู่เพื่อการชำระบัญชีตามมาตรา 1249

ฝั่งภาษี มาตรา 72 แห่งประมวลรัษฎากรให้ผู้ชำระบัญชีและผู้จัดการแจ้งการเลิกต่อเจ้าพนักงานประเมินภายใน 15 วันนับแต่วันรับจดทะเบียนเลิก ถือวันนั้นเป็นวันสุดท้ายของรอบบัญชี และยื่น ภ.ง.ด.50 ภายใน 150 วัน ถ้าไม่ทันต้องขอขยายต่ออธิบดีภายใน 30 วันนับแต่วันรับจดทะเบียนเลิก การไม่แจ้งการเลิกเปิดทางให้สั่งเสียภาษีเพิ่มอีกหนึ่งเท่า งบ ณ วันเลิกต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจ ถ้าชำระบัญชีไม่เสร็จใน 3 เดือนต้องยื่นรายงานทุก 3 เดือน และเมื่อที่ประชุมอนุมัติรายงานการชำระบัญชีแล้วต้องจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีภายใน 14 วัน

จุดที่มักทำให้ภาษีสูงกว่าที่คาดคือข้อหารือ กค 0706/587 ซึ่งตอบว่าในการคำนวณกำไรวันเลิก ทรัพย์สินที่ยังมีอยู่ต้องตีราคาตามราคาตลาดตามมาตรา 74(1)(ก) และสินค้าหรือทรัพย์สินที่เหลือ ณ วันเลิกประกอบกิจการของผู้จด VAT ถือเป็นการขายตามมาตรา 77/1(8)(ฉ) บริษัทที่มีที่ดินหรือรถคงเหลือจึงควรตัดสินใจก่อนจดเลิกว่าจะขาย โอน หรือเก็บไว้

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: การจดทะเบียนเลิกบริษัทจำกัด
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: การชำระบัญชีและจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชี
• กรมสรรพากร: อินโฟกราฟิกหน้าที่ภาษีเมื่อเลิกกิจการ
• กรมสรรพากร: ข้อหารือ กค 0706/587 ภาษีกรณีเลิกและชำระบัญชี

4) ทางที่สาม: ถูกขีดชื่อเป็นบริษัทร้าง ไม่ได้ลบความรับผิด

มาตรา 1246 เดิมถูกยกเลิกในปี 2551 กลไกปัจจุบันอยู่ในมาตรา 1273/1 ถึง 1273/4 เมื่อนายทะเบียนมีเหตุเชื่อว่าบริษัทไม่ได้ประกอบการแล้ว จะส่งหนังสือสอบถาม หากไม่ได้คำตอบใน 30 วันหรือได้คำตอบว่าหยุดแล้ว จะโฆษณาในหนังสือพิมพ์และแจ้งว่าเมื่อพ้น 90 วันจะขีดชื่อออก แหล่งรองอธิบายว่าในทางปฏิบัติมักเริ่มจากบริษัทที่ไม่ส่งงบติดต่อกันสามปี บริษัทที่เลิกแล้วแต่ไม่มีผู้ชำระบัญชีทำงานหรือไม่จดเสร็จการชำระบัญชี ก็ถูกขีดชื่อได้ตามมาตรา 1273/2 หลังหนังสือเตือนพ้น 180 วัน

ผลสำคัญอยู่ที่มาตรา 1273/3 บริษัทสิ้นสภาพนิติบุคคลเมื่อถูกขีดชื่อ แต่ความรับผิดของกรรมการ ผู้จัดการ และผู้ถือหุ้นยังคงอยู่เสมือนบริษัทยังไม่สิ้นสภาพ ผู้มีส่วนได้เสียหรือนายทะเบียนยังร้องขอให้ศาลสั่งคืนชื่อสู่ทะเบียนได้ตามมาตรา 1273/4 ภายในสิบปีนับแต่วันขีดชื่อ ข้อหารือ กค 0706/4801 ยังตอบว่าสรรพากรประเมินภาษีของบริษัทที่ถูกขีดชื่อได้ และอายุความ 2 ปีตามมาตรา 1272 ซึ่งคุ้มครองผู้ชำระบัญชีเริ่มนับเมื่อจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีเท่านั้น การปล่อยให้ร้างจึงประหยัดเฉพาะช่วงแรก แต่ไม่ได้ปิดความเสี่ยง

• ป.พ.พ. หมวดการถอนทะเบียนบริษัทร้าง มาตรา 1273/1–1273/4
• กรมสรรพากร: ข้อหารือ กค 0706/4801 การประเมินภาษีบริษัทร้าง
• กรมสรรพากร: คำพิพากษาฎีกาที่ 809/2518 อายุความ 2 ปีหลังจดเสร็จการชำระบัญชี

5) งบค้างหลายปี: ไล่ปิดตามลำดับ ไม่ข้ามไปงบวันเลิก

งบ ณ วันเลิกต้องตั้งต้นจากยอดยกมาที่เชื่อถือได้ ถ้าบริษัทไม่ได้ส่งงบมาสามปี ผู้สอบบัญชีจะต้องได้งบของปีที่ค้างก่อน จึงเริ่มจากรวบรวมรายการเดินบัญชีธนาคาร สัญญา และใบกำกับภาษีที่เหลืออยู่ ปิดงบทีละปีจากปีที่เก่าที่สุด แล้วจึงทำงบวันเลิก การตัดยอดเงินกู้กรรมการ ลูกหนี้ที่เก็บไม่ได้ หรือสินค้าที่สูญหาย ต้องมีหลักฐานรองรับในปีที่เกิดขึ้น ไม่ใช่รวบไปตัดในงบสุดท้าย

การส่งงบและแบบภาษีล่าช้ามีค่าปรับทั้งตามกฎหมายบัญชี กฎหมายว่าด้วยความผิดเกี่ยวกับบริษัท และประมวลรัษฎากร ซึ่งเปรียบเทียบปรับเป็นรายแบบและรายผู้รับผิด ยอดจริงควรขอจากเจ้าหน้าที่ตามจำนวนงวดที่ค้าง ส่วนปีที่มีภาษีต้องชำระ เงินเพิ่มตามมาตรา 27 คิดร้อยละ 1.5 ต่อเดือนของภาษีที่ค้าง ไม่เกินจำนวนภาษี ปีที่ขาดทุนและไม่มีภาษีจึงมักเหลือเพียงค่าปรับฐานไม่ยื่นแบบ

6) ลูกจ้าง สัญญา และบัญชีธนาคาร

การเลิกจ้างเพราะปิดกิจการเป็นการเลิกจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน ลูกจ้างได้ค่าชดเชยตามมาตรา 118 ตามอายุงาน และถ้าไม่บอกกล่าวล่วงหน้าต้องจ่ายค่าจ้างแทนการบอกกล่าว ควรแจ้งลูกจ้างพ้นสภาพต่อสำนักงานประกันสังคม และออกหนังสือรับรองการหักภาษี 50 ทวิ ให้ครบก่อนเลิก สัญญาเช่า สัญญาบริการ และใบอนุญาตควรบอกเลิกตามเงื่อนไขของแต่ละฉบับเพื่อไม่ให้เกิดหนี้ใหม่ระหว่างชำระบัญชี

บัญชีธนาคารควรปิดเป็นลำดับสุดท้าย เพราะยังต้องรับคืนเงินภาษี จ่ายหนี้ และคืนทุน เงินที่คืนผู้ถือหุ้นส่วนที่เกินทุนที่ลงไว้เป็นเงินได้ตามมาตรา 40(4)(ฉ) แห่งประมวลรัษฎากร ผู้ชำระบัญชีจึงควรคำนวณทุนของผู้ถือหุ้นแต่ละรายไว้ก่อนแบ่ง

7) ผู้ถือหุ้นหรือกรรมการอยู่ต่างประเทศ และบริษัท BOI

กรรมการหรือผู้ชำระบัญชีที่อยู่ต่างประเทศไม่จำเป็นต้องเดินทางมาทุกขั้น สามารถลงนามเอกสารหรือมอบอำนาจได้ แต่เอกสารที่ทำในต่างประเทศโดยทั่วไปต้องรับรองโดยโนตารีปับลิกและสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยตามที่นายทะเบียนกำหนด ควรตรวจรายการเอกสารกับสำนักงานทะเบียนก่อนส่ง เพราะการแก้เอกสารข้ามประเทศกินเวลาหลายสัปดาห์

บริษัทที่ได้รับส่งเสริมการลงทุนควรแจ้ง BOI ขอยกเลิกบัตรส่งเสริม และจัดการเครื่องจักรหรือวัตถุดิบที่ได้รับยกเว้นอากรตามเงื่อนไขก่อนจำหน่าย เพราะรายการที่ยังไม่ปลดภาระอาจต้องชำระอากร ใบอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติและการแจ้งยกเลิกต่อหน่วยงานอนุญาตอื่นก็ควรรวมไว้ในแผนเดียวกัน

• TLA — บริการเลิกบริษัทและชำระบัญชี