ย้ายโปรแกรมบัญชีกลางปี: ตัดยอด กระทบยอด และภาษีที่ต้องต่อเนื่อง

1) วางวันตัดยอดจากกำหนดเวลาลงบัญชีตามกฎหมาย

การเปลี่ยนโปรแกรมไม่ต้องยื่นคำขอต่อหน่วยงานใด แต่ระยะเวลาลงรายการยังบังคับเต็มที่ ประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ฯ พ.ศ. 2544 ข้อ 7 ให้ลงบัญชีรายวันภายใน 15 วันนับแต่วันที่รายการเกิดขึ้น และผ่านรายการเข้าบัญชีแยกประเภทกับบัญชีสินค้าภายใน 15 วันนับแต่วันสิ้นเดือนที่รายการเกิด ฝั่งภาษีมูลค่าเพิ่ม มาตรา 87 แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดให้ลงรายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบภายในสามวันทำการ ช่วงย้ายระบบจึงไม่มีวันว่างที่หยุดบันทึกได้

วันตัดยอดที่เหมาะคือวันสิ้นเดือนภาษี เพื่อให้แบบ ภ.พ.30 ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ของเดือนสุดท้ายมาจากระบบเดิมทั้งหมด หากเริ่มระบบใหม่กลางเดือน เอกสารเดือนเดียวจะกระจายสองระบบ ต้องรวมรายงานด้วยมือก่อนยื่นแบบและกระทบยอดธนาคารยากขึ้น วันที่ดีที่สุดคือวันสิ้นรอบบัญชี เพราะไม่ต้องยกยอดสะสมระหว่างปี ถ้าจำเป็นต้องย้ายกลางปี ให้เลือกสิ้นไตรมาสหรือสิ้นเดือนที่ปริมาณงานต่ำ

ตัวอย่าง A (ไทม์ไลน์ตัดยอด 30 มิ.ย. 2569 ของบริษัทรอบบัญชีปีปฏิทิน): ระบบเดิมลงรายการเดือน มิ.ย. ให้ครบและผ่านบัญชีแยกประเภทภายใน 15 ก.ค. 2569 พร้อมยื่น ภ.พ.30 และแบบหัก ณ ที่จ่ายของเดือน มิ.ย. จากระบบเดิม ระบบใหม่เริ่มบันทึกตั้งแต่ 1 ก.ค. โดยเอกสารเดือน ก.ค. ที่เข้ามาก่อนนำเข้ายอดยกมาเสร็จให้แยกแฟ้มรอและลงรายงานภาษีให้ทันกรอบสามวันทำการ ภายในเดือน ส.ค. ทำรายงานเปรียบเทียบยอดยกมาส่งผู้สอบบัญชีดูล่วงหน้า

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — ประกาศกำหนดชนิดของบัญชีและระยะเวลาลงรายการ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2552 (PDF)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี
• หน้าที่จัดทำรายงาน VAT ตามมาตรา 87–90 ประมวลรัษฎากร

2) ยอดยกมาและตารางจับคู่ผังบัญชีต้องตรวจย้อนได้ทุกบรรทัด

ก่อนปิดระบบเดิม ให้ส่งออกงบทดลอง สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภททุกบัญชี รายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัวพร้อมอายุหนี้ ยอดธนาคารรายบัญชี รายงานสินค้าคงเหลือทั้งจำนวนและมูลค่า และทะเบียนทรัพย์สิน ณ วันตัดยอด เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้โดยไม่แก้ไข หากผังบัญชีใหม่ต่างจากเดิม ให้ทำตารางจับคู่รหัสบัญชีเดิมกับรหัสใหม่ ระบุบัญชีที่ยุบรวมหรือแยกออก และเก็บตารางนี้ไว้กับแฟ้มปิดงบ เพื่อให้ผู้สอบบัญชีและเจ้าพนักงานตรวจย้อนจากงบการเงินกลับไปถึงเอกสารต้นทางได้

หลังนำเข้า ให้เทียบงบทดลองยกมาระบบใหม่กับงบทดลองระบบเดิมทีละบัญชี ไม่ใช่เทียบเฉพาะยอดรวม ผลต่างที่ยังหาสาเหตุไม่ได้ไม่ควรโยนเข้าบัญชีพักหรือบัญชีปรับยอด เพราะจะซ่อนข้อผิดพลาดไว้ในงบสิ้นปีและอธิบายต่อผู้สอบบัญชีไม่ได้

ตัวอย่าง B: ณ 30 มิ.ย. บัญชีคุมลูกหนี้ในงบทดลองเดิม 1,250,000 บาท แต่ผลรวมลูกหนี้รายตัวที่ส่งออกได้ 1,238,400 บาท ต่างกัน 11,600 บาท เมื่อไล่รายการพบใบลดหนี้ลงวันที่ 28 มิ.ย. มูลค่าสินค้า 10,841.12 บาท บวก VAT 758.88 บาท รวม 11,600 บาท ที่ผ่านเข้าทะเบียนลูกหนี้รายตัวแล้ว แต่ยังไม่ได้ลงบัญชีคุม ต้องบันทึกใบลดหนี้ในระบบเดิมให้ครบ ปรับลดรายได้ ภาษีขาย และบัญชีคุมลูกหนี้ให้ตรงกัน แล้วจึงส่งออกงบทดลองใหม่ก่อนนำเข้า

• •งบทดลองระบบเดิม = งบทดลองยกมาระบบใหม่ ทุกบัญชี
• •ผลรวมลูกหนี้–เจ้าหนี้รายตัว = บัญชีคุม
• •ยอดธนาคารแต่ละบัญชี = ใบแจ้งยอด ณ วันตัดยอด พร้อมรายการกระทบยอด
• •จำนวนและมูลค่าสินค้าคงเหลือ = รายงานระบบเดิมและผลตรวจนับ
• •ราคาทุนและค่าเสื่อมสะสมรายสินทรัพย์ = บัญชีคุมทรัพย์สิน

• สภาวิชาชีพบัญชี — TFRS for NPAEs ฉบับปรับปรุง 2565 (PDF)

3) ภาษีมูลค่าเพิ่ม: ภาษีซื้อค้างใช้สิทธิ เลขที่ใบกำกับ และรายงานภาษี

ภาษีซื้อเป็นจุดที่เสียเงินจริงได้ง่ายที่สุดเมื่อย้ายระบบ มาตรา 82/3 ให้นำภาษีซื้อไปหักในเดือนภาษีที่ออกใบกำกับ หากไม่ได้หักเพราะเหตุจำเป็นตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 4) เช่น ได้รับใบกำกับในเดือนภาษีอื่น ข้อ 2 ซึ่งแก้ไขโดยประกาศฉบับที่ 76 ให้นำไปหักในเดือนหลังได้แต่ไม่เกินหกเดือน เริ่มนับจากเดือนหลังเดือนที่ระบุในใบกำกับ และต้องระบุข้อความว่าถือเป็นภาษีซื้อในเดือนภาษีใดไว้ในใบกำกับ ให้ทำทะเบียนใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับแล้วแต่ยังไม่ลงรายงาน ณ วันตัดยอด แยกตามเดือนที่ออกใบกำกับ เพื่อกันทั้งการลืมใช้สิทธิและการใช้สิทธิซ้ำในสองระบบ

ฝั่งขาย มาตรา 86/4 กำหนดให้ใบกำกับภาษีเต็มรูปมีหมายเลขลำดับ ให้บันทึกเลขที่ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ฉบับสุดท้ายของระบบเดิม แล้วตั้งชุดเลขของระบบใหม่ที่ไม่ซ้ำ เช่น เปลี่ยนรหัสนำหน้า เพื่อให้รายงานภาษีขายของเดือนที่ย้ายเรียงต่อกันและแสดงที่มาของเอกสารแต่ละฉบับได้ มาตรา 87/3 ยังกำหนดให้เก็บใบกำกับภาษีซื้อเรียงตามลำดับและตรงตามรายงานภาษีซื้อ จึงควรให้เลขอ้างอิงเอกสารซื้อในระบบใหม่ต่อจากของเดิม หากระบบใหม่จะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ต้องตรวจขั้นตอนของระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากรก่อนเปิดใช้ ไม่ใช่ถือว่าไฟล์ PDF จากโปรแกรมเป็นใบกำกับอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ

ตัวอย่าง C: ณ 30 มิ.ย. 2569 มีใบกำกับภาษีซื้อ 3 ฉบับที่ยังไม่ได้ลงรายงาน VAT 7,000 บาท 2,100 บาท และ 350 บาท รวม 9,450 บาท ฉบับแรกลงวันที่ 20 มิ.ย. แต่ได้รับวันที่ 3 ก.ค. นับหกเดือนตั้งแต่ ก.ค. ถึง ธ.ค. 2569 จึงใช้สิทธิได้ไม่เกินเดือนภาษี ธ.ค. 2569 ถ้าทะเบียนนี้ไม่ถูกยกเข้าระบบใหม่และพบอีกครั้งในเดือน ม.ค. 2570 ภาษีซื้อ 7,000 บาทนั้นจะเลยกรอบหกเดือนแล้ว

• สิทธิหักภาษีซื้อ มาตรา 82/3 (หน้ามาตรา 80–82 ของกรมสรรพากร)
• ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 4) ภาษีซื้อที่หักในเดือนหลัง
• ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 76) กรอบหกเดือน
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 85–86 รวมมาตรา 86/4 รายการในใบกำกับภาษี
• กรมสรรพากร — e-Tax Invoice & e-Receipt

4) ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเงินเดือน: ใช้ยอดทั้งปี ไม่ใช่ยอดหลังย้าย

แบบ ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ยื่นตามเดือนที่จ่ายเงิน ไม่ใช่ตามระบบที่บันทึก ถ้าเดือนเดียวมีการจ่ายทั้งในระบบเดิมและระบบใหม่ ให้รวมเป็นแบบฉบับเดียวของเดือนนั้น และตรวจเลขที่หนังสือรับรองการหักภาษีไม่ให้ซ้ำหรือขาดช่วง ควรตรวจการตั้งค่าอัตราหักภาษีของผู้ขายแต่ละรายที่ย้ายมาด้วย เพราะค่าเริ่มต้นของโปรแกรมใหม่อาจไม่ตรงกับประเภทเงินได้จริง

งานเงินเดือนต้องยกเงินได้สะสม ภาษีที่หักสะสม เงินสมทบประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพตั้งแต่ต้นปีของพนักงานแต่ละคนเข้าระบบใหม่ เพราะการคำนวณภาษีเงินเดือนแบบประมาณทั้งปีเมื่อเงินเดือนเปลี่ยนหรือมีโบนัส หนังสือรับรองการหักภาษีประจำปี และแบบ ภ.ง.ด.1ก ใช้ยอดทั้งปีต่อผู้มีเงินได้หนึ่งราย

ตัวอย่าง D: พนักงานเงินเดือน 50,000 บาท ทั้งปี 600,000 บาท หักค่าใช้จ่ายร้อยละ 50 ไม่เกิน 100,000 บาท และลดหย่อนผู้มีเงินได้ 60,000 บาท คงเหลือเงินได้สุทธิ 440,000 บาท ภาษีทั้งปี 21,500 บาท ถ้าระบบใหม่มีเฉพาะ ก.ค.–ธ.ค. หนังสือรับรองจากระบบใหม่จะแสดงเงินได้ 300,000 บาทและภาษี 10,750 บาท ซึ่งไม่ครบทั้งปี และแบบ ภ.ง.ด.1ก จะไม่ตรงกับยอดที่ยื่น ภ.ง.ด.1 รายเดือนครึ่งปีแรก ต้องนำยอด ม.ค.–มิ.ย. เข้าระบบใหม่หรือรวมจากสองระบบก่อนออกเอกสารประจำปี

• ประมวลรัษฎากร ส่วนภาษีบุคคลธรรมดาและการหักภาษีจากเงินเดือน
• กรมสรรพากร — ระบบงานภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (WHT)

5) สินค้าคงเหลือและทรัพย์สินถาวร: ยกรายตัว และอย่าให้โปรแกรมเปลี่ยนนโยบายบัญชี

ตรวจว่าระบบใหม่ใช้วิธีคำนวณต้นทุนสินค้าเดียวกับเดิมได้ เช่น วิธีถัวเฉลี่ยหรือวิธี FIFO หากโปรแกรมรองรับเพียงวิธีเดียวที่ต่างจากเดิม การเปลี่ยนวิธีถือเป็นการเปลี่ยนนโยบายบัญชีตาม TFRS for NPAEs ที่ต้องมีเหตุผลรองรับและเปิดเผยในงบการเงิน ส่วนทางภาษี มาตรา 65 ทวิ (5) กำหนดว่าเมื่อตีราคาสินค้าด้วยวิธีใดแล้วให้ใช้วิธีนั้นตลอดไป เว้นแต่ได้รับอนุมัติจากอธิบดี จึงควรเลือกโปรแกรมให้ตรงนโยบาย ไม่ใช่เปลี่ยนนโยบายตามโปรแกรม

ทรัพย์สินถาวรควรยกเป็นรายสินทรัพย์ พร้อมวันที่ได้มา ราคาทุน อายุการใช้งาน วิธีและอัตราค่าเสื่อม และค่าเสื่อมสะสม ณ วันตัดยอด การยกเป็นยอดรวมก้อนเดียวทำให้ค่าเสื่อมงวดหลังผิด ตรวจย้อนทะเบียนเดิมไม่ได้ และคำนวณกำไรขาดทุนเมื่อขายหรือตัดจำหน่ายสินทรัพย์รายตัวไม่ได้

ตัวอย่าง E: ณ 30 มิ.ย. 2569 มีสินทรัพย์ 2 รายการ คอมพิวเตอร์ราคาทุน 300,000 บาท คิดค่าเสื่อมครบแล้ว และรถบรรทุกราคาทุน 600,000 บาท อายุ 5 ปี ซื้อ 1 ก.ค. 2568 ค่าเสื่อมสะสม 120,000 บาท รวมราคาทุน 900,000 บาท ค่าเสื่อมสะสม 420,000 บาท มูลค่าสุทธิ 480,000 บาท ถ้ายกเป็นก้อนเดียวและตั้งอายุคงเหลือ 3 ปี ค่าเสื่อมครึ่งปีหลังเท่ากับ 80,000 บาท แต่ค่าเสื่อมที่ถูกคือของรถบรรทุกเพียง 60,000 บาท กำไรจะต่ำไป 20,000 บาทในครึ่งปีหลัง

• ประมวลรัษฎากร มาตรา 65–76 ทวิ ภาษีเงินได้นิติบุคคล รวมมาตรา 65 ทวิ
• สภาวิชาชีพบัญชี — TFRS for NPAEs ฉบับปรับปรุง 2565 บทสินค้าคงเหลือและนโยบายการบัญชี (PDF)

6) เก็บข้อมูลระบบเดิมให้เปิดอ่านได้ และดูแลข้อมูลส่วนบุคคลบนคลาวด์

พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดระยะเก็บรักษาบัญชีพร้อมเอกสารที่ใช้ลงบัญชีอย่างน้อยห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี และอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีอาจกำหนดให้กิจการบางประเภทเก็บเกินห้าปีแต่ไม่เกินเจ็ดปี ประมวลรัษฎากรมาตรา 87/3 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนเก็บรายงานภาษี ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบอย่างน้อยห้าปี เริ่มนับที่วันยื่นแบบหรือวันทำรายงานแล้วแต่กรณี และอธิบดีกรมสรรพากรอาจกำหนดให้เก็บได้ถึงเจ็ดปี ก่อนยกเลิกสัญญาโปรแกรมเดิม ให้ส่งออกสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท รายงานภาษี และไฟล์แนบในรูปแบบที่เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมเดิม หรือทำสัญญาให้เข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวได้ตลอดระยะเก็บรักษา โปรแกรมแบบติดตั้งในเครื่องมักเก็บฐานข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ของกิจการเอง จึงต้องสำรองไฟล์และรักษาเครื่องหรือสิทธิใช้งานที่เปิดไฟล์นั้นได้ด้วย

ไฟล์ที่ส่งออกควรเก็บพร้อมบันทึกวันที่ส่งออก ผู้ส่งออก และค่าตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ เพื่อแสดงได้ว่าข้อมูลไม่ถูกแก้ภายหลัง ผู้ให้บริการโปรแกรมคลาวด์มักเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ลูกค้า และผู้ขาย ควรมีข้อตกลงที่กำหนดหน้าที่ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 40 เช่น ประมวลผลตามคำสั่ง รักษาความปลอดภัย และแจ้งเหตุละเมิด หากเซิร์ฟเวอร์อยู่ต่างประเทศ ให้ตรวจเงื่อนไขการส่งข้อมูลไปต่างประเทศตามมาตรา 28 และ 29 และแยกสิทธิผู้ใช้ เช่น สิทธิดูเงินเดือนกับสิทธิบันทึกเจ้าหนี้

ตัวอย่าง F: บริษัทรอบบัญชีปีปฏิทินย้ายระบบ 30 มิ.ย. 2569 ข้อมูล ม.ค.–มิ.ย. 2569 ในระบบเดิมเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีที่ปิดวันที่ 31 ธ.ค. 2569 จึงต้องเก็บถึงอย่างน้อย 31 ธ.ค. 2574 ตามมาตรา 14 ส่วนรายงานภาษีและใบกำกับของเดือน มิ.ย. 2569 ที่ยื่น ภ.พ.30 วันที่ 15 ก.ค. 2569 ต้องเก็บถึงอย่างน้อย 15 ก.ค. 2574 ตามมาตรา 87/3 สัญญาหรือไฟล์ที่เปิดได้เพียง 1 ปีหลังเลิกใช้จึงไม่พอ

• พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (กรมพัฒนาธุรกิจการค้า)
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 การเก็บรักษารายงานและใบกำกับภาษี
• สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

7) ทดลองใช้คู่ขนาน ลงนามรับยอด และเมื่อใดควรรอปิดปี

เดือนแรกหลังย้าย ให้เปิดระบบเดิมแบบอ่านอย่างเดียวและเทียบรายงานสำคัญจากทั้งสองระบบ ได้แก่ งบทดลอง รายงานภาษีขาย–ภาษีซื้อ สรุปภาษีหัก ณ ที่จ่าย อายุลูกหนี้–เจ้าหนี้ และรายงานสินค้า หากรายงานภาษีของระบบใหม่ไม่ตรงกับยอดที่บันทึก ให้แก้การตั้งค่าก่อนยื่นแบบเดือนแรก ไม่ใช่แก้ตัวเลขในแบบด้วยมือ

เมื่อยอดยกมาตรงกันแล้ว ให้ผู้ทำบัญชีและผู้มีอำนาจของกิจการลงนามรับรายงานกระทบยอด เก็บไว้กับตารางจับคู่ผังบัญชี ทะเบียนภาษีซื้อค้างใช้สิทธิ และบันทึกเลขเอกสารสุดท้ายของระบบเดิม แฟ้มชุดนี้ใช้ตอบคำถามผู้สอบบัญชีตอนปิดงบและเจ้าพนักงานเมื่อถูกตรวจย้อนหลัง

ควรรอย้ายตอนสิ้นรอบบัญชีเมื่อกิจการมีพนักงานจำนวนมาก มีสินค้าคงเหลือหลายรายการ หรือมีทรัพย์สินจำนวนมาก เพราะไม่ต้องยกยอดสะสมระหว่างปี แต่ถ้าระบบเดิมใช้งานต่อไม่ได้ หรือกิจการต้องเริ่มออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ทันที การย้ายกลางปีที่ตัดยอดสิ้นเดือนและตรวจครบตามหัวข้อข้างต้นทำได้โดยไม่ต้องย้อนแก้ยอดยกมาตอนสิ้นปี

• •บันทึกเลขที่ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายฉบับสุดท้ายของระบบเดิม
• •ยื่นแบบภาษีเดือนสุดท้ายจากระบบเดิมก่อนปิดระบบ
• •ทะเบียนภาษีซื้อค้างใช้สิทธิพร้อมเดือนสุดท้ายที่ใช้สิทธิได้
• •ยอดเงินได้และภาษีสะสมรายพนักงานตั้งแต่ต้นปี
• •รายงานกระทบยอดที่ลงนามแล้ว และไฟล์ส่งออกพร้อมค่าตรวจสอบ

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี