เปิดบริษัท / Company setup

90 วันแรกหลังจดทะเบียนบริษัทไทย: ลำดับงานที่ทำให้ปีแรกไม่ติดค่าปรับ

2026-09-10 9 minThai Law & Accounting Team

ชุดเอกสารตั้งต้นและปฏิทินงานสามเดือนแรกที่เราจัดให้ลูกค้าบริษัทใหม่

ผู้ก่อตั้งจำนวนมากถือหนังสือรับรองออกจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้วเข้าใจว่างานทะเบียนจบลงแล้ว จากงานที่สำนักงานเราดูแลจริง ปัญหาที่ตามมาภายหลังแทบทั้งหมดไม่ได้เกิดจากขั้นตอนจดทะเบียน แต่เกิดจากช่องว่างสามเดือนแรกที่ไม่มีใครวางลำดับงานให้ชัด บัญชีธนาคารเปิดช้าจนต้องจ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินส่วนตัวหลายรายการ ลูกจ้างเริ่มงานก่อนที่นายจ้างจะขึ้นทะเบียน หรือรายได้เกินเกณฑ์ภาษีมูลค่าเพิ่มไปแล้วแต่ยังออกใบเสร็จแบบไม่มีภาษี บทความนี้เรียงงานตามลำดับที่ควรทำจริง พร้อมเหตุผลว่าทำไมสลับลำดับแล้วเสียเวลาเพิ่ม

1) สัปดาห์แรก: เอกสารตั้งต้นที่ต้องมีก่อนทำอย่างอื่น

งานชิ้นแรกไม่ใช่การเปิดบัญชีธนาคาร แต่เป็นการจัดชุดเอกสารตั้งต้นให้ครบและถูกต้องตรงกันทุกฉบับ ชุดนี้ประกอบด้วยหนังสือรับรองฉบับล่าสุด รายการวัตถุที่ประสงค์ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หนังสือบริคณห์สนธิ ตราประทับหากเลือกจดไว้ และรายงานการประชุมตั้งกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม ธนาคารและหน่วยงานรัฐทุกแห่งจะขอชุดนี้ซ้ำกัน ถ้าจัดครั้งเดียวให้เรียบร้อยจะประหยัดการเดินเรื่องรอบถัดไปได้มาก

จุดที่มักผิดคือชื่อและที่อยู่ในเอกสารแต่ละฉบับไม่ตรงกันแม้ต่างเพียงคำเดียว เช่น เขียนเลขห้องในฉบับหนึ่งแต่ตัดออกในอีกฉบับ เจ้าหน้าที่ธนาคารจะยึดตามหนังสือรับรองเป็นหลัก เอกสารที่คลาดเคลื่อนจะถูกส่งกลับให้แก้ทั้งชุด

•สำเนาหนังสือรับรองพร้อมรับรองสำเนาโดยกรรมการผู้มีอำนาจ
•บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของกรรมการทุกคนที่ยังไม่หมดอายุ
•หลักฐานที่ตั้งสำนักงาน ได้แก่ สัญญาเช่าพร้อมเอกสารอนุญาตจากผู้มีสิทธิในสถานที่
•รายงานการประชุมกำหนดผู้มีอำนาจสั่งจ่ายบัญชีธนาคาร

2) สัปดาห์ที่สอง: บัญชีธนาคารนิติบุคคลและวินัยการเดินเงิน

ธนาคารส่วนใหญ่กำหนดให้กรรมการผู้มีอำนาจลงนามมาแสดงตัวพร้อมกัน หากกรรมการอยู่ต่างประเทศควรนัดล่วงหน้าและเตรียมหนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตชัดเจน ระหว่างที่บัญชียังไม่เปิด ค่าใช้จ่ายที่จำเป็นควรบันทึกเป็นเงินทดรองจ่ายของกรรมการพร้อมเก็บใบเสร็จตัวจริงไว้ทุกใบ เพื่อคืนเงินและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ในภายหลัง

วินัยข้อสำคัญที่สุดของปีแรกคือแยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัวโดยเด็ดขาด บัญชีที่ปนกันทำให้ผู้สอบบัญชีต้องตั้งคำถามกับรายการจำนวนมาก และเป็นสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้ค่าปิดงบปีแรกสูงกว่าที่ประเมินไว้

3) ก่อนพนักงานคนแรกเริ่มงาน: ทะเบียนนายจ้างและเอกสารจ้าง

การขึ้นทะเบียนนายจ้างต่อสำนักงานประกันสังคมต้องทำภายในกำหนดนับจากวันที่มีลูกจ้างรายแรก และต้องขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนของลูกจ้างแต่ละคนตามมา บริษัทใหม่มักพลาดเพราะเข้าใจว่ารอถึงงวดเงินเดือนแรกก่อนได้ ผลคือถูกเรียกเก็บย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่ม

ควรมีสัญญาจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรทุกตำแหน่ง แม้กฎหมายไม่ได้บังคับรูปแบบ สัญญาที่เขียนตำแหน่ง ค่าจ้าง รอบจ่าย เวลาทำงาน วันหยุด และเงื่อนไขทดลองงานไว้ชัดเจน จะลดข้อพิพาทเมื่อเลิกจ้างได้มากกว่าการตกลงด้วยปากเปล่า

•ทะเบียนนายจ้างและทะเบียนผู้ประกันตนพร้อมกันในคราวเดียว
•ทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเวลาทำงานที่เก็บไว้ตรวจได้
•ข้อบังคับการทำงานเมื่อจำนวนลูกจ้างถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
•กองทุนเงินทดแทนซึ่งขึ้นทะเบียนคู่กันในคราวเดียว

4) จดภาษีมูลค่าเพิ่มตอนไหนจึงคุ้ม

ข้อบังคับคือเมื่อรายรับถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดต้องยื่นคำขอภายในกำหนดนับจากวันที่รายรับถึงเกณฑ์นั้น แต่ธุรกิจจำนวนไม่น้อยเลือกจดก่อนถึงเกณฑ์โดยสมัครใจ เหตุผลที่พบบ่อยคือคู่ค้าองค์กรขอใบกำกับภาษีเต็มรูป และมีภาษีซื้อจากการลงทุนช่วงตั้งต้นที่ต้องการนำมาใช้

ด้านที่ต้องชั่งน้ำหนักคือภาระต่อเนื่อง เมื่อจดแล้วต้องยื่นแบบทุกเดือนแม้เดือนที่ไม่มีรายได้ ต้องออกใบกำกับภาษีตามรูปแบบที่กำหนด และต้องทำรายงานภาษีซื้อภาษีขายให้ตรงกับแบบที่ยื่น ธุรกิจที่ขายให้ผู้บริโภครายย่อยและมีต้นทุนภาษีซื้อน้อย มักได้ประโยชน์จากการรอถึงเกณฑ์จริงมากกว่า

5) วางระบบบัญชีให้ใช้งานได้จริงตั้งแต่เดือนแรก

ระบบบัญชีของบริษัทใหม่ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน แต่ต้องมีสามอย่างครบคือผังบัญชีที่สะท้อนธุรกิจจริง ช่องทางส่งเอกสารที่กำหนดรอบชัดเจน และการกระทบยอดธนาคารทุกเดือน สามอย่างนี้ทำให้ตัวเลขระหว่างปีใช้ตัดสินใจได้ ไม่ใช่รอดูตอนปิดงบซึ่งสายเกินแก้

รอบส่งเอกสารที่ใช้ได้ผลในทางปฏิบัติคือกำหนดวันตายตัวของเดือนถัดไป และส่งเป็นไฟล์ที่อ่านออกทั้งฉบับ ไม่ใช่ภาพถ่ายที่ตัดขอบข้อมูลผู้ขายหรือเลขที่เอกสารทิ้งไป เอกสารที่อ่านไม่ครบคือสาเหตุที่งานบัญชีเดือนหนึ่งยืดไปสองสัปดาห์

•ใบกำกับภาษีซื้อและใบเสร็จรับเงินฉบับเต็มทุกใบ
•รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชีของบริษัท
•สัญญาที่ก่อรายได้หรือภาระผูกพันระยะยาว
•ทะเบียนสินทรัพย์สำหรับของที่ใช้งานเกินหนึ่งปี

6) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย: จุดที่บริษัทใหม่เสียเงินโดยไม่รู้ตัว

การจ่ายเงินให้ผู้รับจ้างภายนอก เจ้าของสถานที่เช่า สื่อโฆษณา และผู้รับทำงานให้ ล้วนอยู่ในกลุ่มที่บริษัทต้องหักภาษีไว้ตามอัตราของเงินได้แต่ละประเภท แล้วนำส่งภายในกำหนดของเดือนถัดไป พร้อมออกหนังสือรับรองการหักให้ผู้รับเงิน หากลืมหักแต่จ่ายเต็มจำนวนไปแล้ว บริษัทมักต้องรับภาระภาษีส่วนนั้นเองซึ่งเป็นต้นทุนที่เรียกคืนจากผู้รับเงินได้ยาก

วิธีป้องกันที่ได้ผลคือเขียนเงื่อนไขการหักภาษีลงในใบสั่งซื้อและสัญญาตั้งแต่ต้น และให้ผู้อนุมัติจ่ายเงินตรวจสองรายการก่อนโอนทุกครั้ง คือประเภทเงินได้และอัตราที่ใช้

7) ปฏิทินปีแรกและงบการเงินฉบับแรก

ปีบัญชีแรกกำหนดจากวันจดทะเบียนถึงวันสิ้นรอบที่เลือกไว้ในข้อบังคับ ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบ ผ่านการอนุมัติในที่ประชุมผู้ถือหุ้น แล้วจึงนำส่งงบการเงินและแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลตามกำหนดของแต่ละหน่วยงาน

งานที่ควรเริ่มล่วงหน้าอย่างน้อยสองเดือนคือรวบรวมสัญญาทั้งหมด กระทบยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ ยืนยันยอดคงเหลือกับธนาคาร และเคลียร์รายการเงินทดรองจ่ายของกรรมการให้หมด สามงานนี้คือสิ่งที่ผู้สอบบัญชีขอเป็นชุดแรกทุกครั้ง

•ยื่นแบบครึ่งปีสำหรับรอบบัญชีที่มีระยะเวลาถึงเกณฑ์
•ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามกำหนดหลังอนุมัติ
•จัดประชุมผู้ถือหุ้นสามัญพร้อมรายงานการประชุมที่ลงนามครบ
•ตรวจว่าที่อยู่ที่ใช้รับหนังสือราชการยังเป็นที่อยู่ที่มีคนรับจริง

สรุป

สามเดือนแรกของบริษัทใหม่เป็นช่วงที่ต้นทุนการแก้ไขยังต่ำที่สุด งานที่วางลำดับถูกตั้งแต่ต้นแทบไม่มีค่าปรับตามมาเลย ในขณะที่งานเดียวกันเมื่อทำย้อนหลังกลางปีมักมีทั้งเงินเพิ่มและเวลาที่เสียไปกับการชี้แจง สำนักงานเราวางปฏิทินปีแรกให้พร้อมกันทั้งด้านทะเบียน บัญชี ภาษี และแรงงาน เพื่อให้เจ้าของกิจการใช้เวลาไปกับการหารายได้

ติดต่อขอคำปรึกษา

คำถามที่พบบ่อย

จดบริษัทแล้วยังไม่มีรายได้ ต้องยื่นแบบอะไรไหม+

ต้องยื่น แม้ไม่มีรายได้ก็ยังมีหน้าที่ยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลและนำส่งงบการเงินตามรอบ การไม่ยื่นเพราะเข้าใจว่าไม่มีรายได้จึงไม่ต้องยื่นคือสาเหตุค่าปรับที่พบมากที่สุดในบริษัทปีแรก

ใช้บ้านเป็นที่ตั้งสำนักงานได้หรือไม่+

ทำได้ในหลายกรณี โดยต้องมีเอกสารอนุญาตจากผู้มีสิทธิในที่อยู่นั้น และควรตรวจระเบียบของอาคารชุดหรือโครงการที่อยู่อาศัยว่าอนุญาตให้ใช้เป็นที่ตั้งกิจการหรือไม่ หากภายหลังต้องจดภาษีมูลค่าเพิ่ม เจ้าหน้าที่อาจขอตรวจสถานประกอบการจริง

กรรมการต่างชาติไม่อยู่ในไทย เปิดบัญชีธนาคารได้ไหม+

ทำได้ยากขึ้นและขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละธนาคาร แนวทางที่ใช้ได้จริงคือกำหนดกรรมการผู้มีอำนาจสั่งจ่ายที่อยู่ในประเทศไว้ในรายงานการประชุม หรือรอให้กรรมการเดินทางเข้ามาแสดงตัวพร้อมกันครั้งเดียว

ต้องจ้างพนักงานบัญชีประจำตั้งแต่เดือนแรกหรือไม่+

ส่วนใหญ่ยังไม่จำเป็น ธุรกิจที่มีเอกสารไม่มากในปีแรกมักคุ้มกว่าเมื่อใช้สำนักงานบัญชีภายนอกทำรายเดือน แล้วจึงจ้างประจำเมื่อปริมาณเอกสารและจำนวนพนักงานเพิ่มถึงระดับที่ต้องมีคนดูแลรายวัน

ยังไม่ถึงเกณฑ์ภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ลูกค้าขอใบกำกับภาษี ทำอย่างไร+

ออกใบกำกับภาษีไม่ได้ถ้ายังไม่ได้จดทะเบียน ทางเลือกคือออกใบเสร็จรับเงินตามปกติ หรือจดทะเบียนโดยสมัครใจหากคู่ค้าองค์กรเป็นกลุ่มลูกค้าหลักและยอมรับภาระยื่นแบบรายเดือนได้

เปลี่ยนที่อยู่บริษัทหลังจดทะเบียนต้องแจ้งใครบ้าง+

ต้องจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และแจ้งกรมสรรพากรหากจดภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ พร้อมแจ้งสำนักงานประกันสังคมและธนาคาร การแจ้งไม่ครบทำให้หนังสือเรียกจากหน่วยงานส่งไปที่อยู่เดิมและกลายเป็นเรื่องค้างโดยไม่รู้ตัว