เช็กลิสต์งานเงินเดือนและประกันสังคมรายเดือน
เหมาะกับ: บริษัทที่เพิ่งจ้างพนักงานคนแรก ธุรกิจที่มีพนักงานหลายสิบคนแต่ยังทำเงินเดือนด้วยสเปรดชีต และบริษัทต่างชาติที่ต้องรายงานต้นทุนบุคลากรให้บริษัทแม่
คำตอบสั้น
รอบเงินเดือนหนึ่งเดือนของนายจ้างในไทยมีงานหลักสามส่วน คือ คำนวณค่าจ้างและภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานแต่ละคน นำส่งภาษีที่หักไว้ต่อกรมสรรพากร และนำส่งเงินสมทบประกันสังคมทั้งส่วนลูกจ้างและนายจ้างต่อสำนักงานประกันสังคม ทุกส่วนมีกำหนดยื่นรายเดือนที่ต่างกัน จึงต้องมีปฏิทินเดียวที่คุมทั้งสามงาน
ข้อเท็จจริงหลัก
| หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง | กรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม |
|---|---|
| ขึ้นทะเบียนนายจ้าง | ต้องขึ้นทะเบียนเมื่อมีลูกจ้างตามเงื่อนไขของกฎหมายประกันสังคม |
| เอกสารที่ลูกจ้างได้รับ | สลิปเงินเดือนรายเดือน และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายประจำปี |
| อัตราเงินสมทบและเพดาน | กำหนดโดยกฎหมายและประกาศที่ใช้บังคับในขณะนั้น ต้องตรวจอัตราปัจจุบันทุกครั้งที่มีประกาศใหม่ |
| การเก็บเอกสาร | เก็บทะเบียนลูกจ้าง สัญญาจ้าง และหลักฐานการนำส่งไว้ให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ |
เอกสารที่ต้องมีทุกกรณี
ทะเบียนลูกจ้างที่เป็นปัจจุบัน
อัปเดตทันทีที่มีคนเข้าหรือออก เพราะการแจ้งเข้า-ออกช้าเป็นสาเหตุอันดับต้นของยอดสมทบผิด
สัญญาจ้างและเงื่อนไขค่าตอบแทนเป็นลายลักษณ์อักษร
ระบุให้ชัดว่ารายการใดเป็นค่าจ้าง รายการใดเป็นสวัสดิการ เพราะกระทบฐานคำนวณ
ตารางคำนวณเงินเดือนรายบุคคลของงวดนั้น
แยกรายการค่าล่วงเวลา เบี้ยเลี้ยง และการหักต่าง ๆ ให้ตรวจย้อนได้
หลักฐานการนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายของงวดก่อน
ใช้กระทบยอดกับบัญชีแยกประเภทก่อนปิดงวด
หลักฐานการนำส่งเงินสมทบประกันสังคมของงวดก่อน
ยอดที่นำส่งต้องตรงกับจำนวนลูกจ้างที่แจ้งไว้ในเดือนนั้น
ข้อมูลบัญชีธนาคารของพนักงานที่ยืนยันแล้ว
บัญชีผิดหนึ่งรายทำให้ต้องทำรายการคืนและจ่ายซ้ำ ควรยืนยันก่อนวันจ่าย
เอกสารเพิ่มเติมเฉพาะบางกรณี
เอกสารลดหย่อนภาษีที่พนักงานยื่น
ใช้ปรับฐานหักภาษีรายเดือนให้ใกล้ภาระจริง ลดปัญหาปลายปี
ใบอนุญาตทำงานและวีซ่าของพนักงานต่างชาติ
รอบเงินเดือนของพนักงานต่างชาติผูกกับสถานะใบอนุญาต ต้องเฝ้าวันหมดอายุคู่กัน
เอกสารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หากบริษัทจัดให้
ยอดหักต้องตรงกับข้อบังคับกองทุนที่จดไว้
เอกสารการจ่ายค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง
คำนวณแยกจากค่าจ้างปกติและมีผลทางภาษีต่างกัน
ขั้นตอนการดำเนินการ
1. ปิดข้อมูลเวลาทำงานและรายการเปลี่ยนแปลงของงวด
กำหนดวันตัดรอบให้ชัดและยึดตามนั้น ทุกการเปลี่ยนแปลงหลังวันตัดรอบจะยกไปงวดถัดไป วิธีนี้ทำให้ยอดนำส่งไม่ต้องแก้ย้อนหลัง
ระยะเวลา: 1 วันทำการ
2. คำนวณค่าจ้าง ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบรายคน
แยกฐานคำนวณของแต่ละรายการให้ชัด เพราะค่าจ้าง สวัสดิการ และเงินได้ครั้งเดียวมีวิธีคิดต่างกัน จุดนี้คือจุดที่สเปรดชีตมักพลาด
ระยะเวลา: 1–2 วันทำการ
3. ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนโอนจ่าย
เราส่งสรุปยอดรวม จำนวนพนักงาน และรายการที่เปลี่ยนจากงวดก่อนให้ผู้บริหารอนุมัติ การเห็นเฉพาะยอดที่เปลี่ยนช่วยจับความผิดปกติได้เร็ว
ระยะเวลา: 1 วันทำการ
4. นำส่งภาษีและเงินสมทบภายในกำหนดของแต่ละหน่วยงาน
กำหนดของกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคมไม่ใช่วันเดียวกัน เราคุมทั้งสองด้วยปฏิทินเดียวและเก็บหลักฐานการนำส่งไว้ทุกงวด
ระยะเวลา: ตามกำหนดรายเดือน
5. กระทบยอดเข้าบัญชีและเตรียมข้อมูลปลายปี
ยอดเงินเดือนที่ลงบัญชีต้องตรงกับที่นำส่งจริงทุกเดือน ถ้าปล่อยให้ต่างสะสม งานปลายปีจะกลายเป็นการสอบสวนย้อนหลังสิบสองงวด
ระยะเวลา: 1 วันทำการต่องวด
ถูกตีกลับเพราะอะไร
- แจ้งพนักงานเข้าหรือออกช้า ทำให้ยอดเงินสมทบของเดือนนั้นไม่ตรง
- นับสวัสดิการเป็นค่าจ้างหรือไม่นับ โดยไม่มีเกณฑ์ที่เขียนไว้
- ยอดเงินเดือนในบัญชีไม่ตรงกับยอดที่นำส่งจริง
- ไม่เก็บหลักฐานการนำส่งรายเดือน ทำให้พิสูจน์ย้อนหลังไม่ได้
- ใช้อัตราเงินสมทบเดิมหลังมีประกาศเปลี่ยนแปลง
คำถามที่พบบ่อย
มีพนักงานคนเดียวต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างไหม
หน้าที่ขึ้นทะเบียนเกิดขึ้นตามเงื่อนไขของกฎหมายประกันสังคม ไม่ใช่ตามขนาดบริษัท จึงควรตรวจสถานะของกิจการกับสำนักงานประกันสังคมตั้งแต่ก่อนจ่ายเงินเดือนงวดแรก
จ่ายเป็นเงินสดได้ไหม
สิ่งสำคัญไม่ใช่ช่องทางจ่าย แต่คือหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าจ่ายให้ใคร เท่าไร เมื่อไร การโอนเข้าบัญชีพนักงานพร้อมสลิปทำให้ตรวจสอบย้อนหลังง่ายที่สุด
พนักงานต่างชาติต้องเข้าประกันสังคมด้วยไหม
ลูกจ้างที่ทำงานให้นายจ้างในไทยโดยทั่วไปอยู่ในระบบตามเงื่อนไขของกฎหมาย มีข้อยกเว้นบางกรณีตามลักษณะการจ้าง จึงควรให้ตรวจรายคนพร้อมสถานะใบอนุญาตทำงาน
เปลี่ยนจากทำเองมาให้เราดูแลกลางปีได้ไหม
ได้ เราขอข้อมูลย้อนหลังตั้งแต่ต้นปีเพื่อกระทบยอดก่อน แล้วรับช่วงต่อในงวดถัดไป การกระทบยอดก่อนรับช่วงช่วยไม่ให้ความผิดพลาดเดิมไหลไปถึงงานปลายปี
ถ้าไม่อยากดูแลงานรายเดือนนี้เอง
เรารับดูแลครบวงจร ทั้งคำนวณ ออกสลิป นำส่งภาษีและเงินสมทบ กระทบยอดเข้าบัญชี และสรุปต้นทุนบุคลากรให้ผู้บริหารอ่านได้ในหน้าเดียวทุกเดือน
ได้คำปรึกษาอะไรเพิ่มนอกจากงานประจำเดือน
เราให้ความเห็นเรื่องโครงสร้างค่าตอบแทน การออกแบบสวัสดิการที่จัดการง่าย และผลกระทบเมื่อจะรับพนักงานต่างชาติหรือขยายทีมข้ามจังหวัด ไม่ใช่แค่ส่งไฟล์ตามรอบ
ไม่อยากจัดเอกสารเอง ให้เราดูแลทั้งชุด
งานเงินเดือนดูเหมือนงานประจำ แต่เป็นจุดที่ความผิดพลาดสะสมเงียบที่สุดและโผล่ตอนตรวจสอบย้อนหลัง ทีมบัญชีและทีมกฎหมายแรงงานของเรานั่งอยู่ในบริษัทเดียวกัน เมื่อมีคำถามว่าเลิกจ้างอย่างไรให้ถูกต้อง หรือสวัสดิการแบบใดจะกลายเป็นค่าจ้าง เราตอบได้ในรอบเดียวโดยไม่ต้องส่งลูกค้าไปหาที่ปรึกษาอีกเจ้า ด้วยประสบการณ์กว่า 15 ปี
แหล่งอ้างอิง
ทีมทนายความและผู้สอบบัญชี Thai Law & Accounting Services · ตรวจทานโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · ปรับปรุง 2026-08
ข้อมูล ณ สิงหาคม 2569 ค่าธรรมเนียมและระยะเวลาของหน่วยงานราชการเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ หรือให้ทีมเราตรวจสอบให้