เคสจริง: แฟ้มวีซ่าคู่ครองออสเตรเลียถูกขอเอกสารเพิ่มเพราะคำแปลสะกดชื่อไม่ตรงกัน

สถานการณ์ของลูกค้า

คู่สมรสฝ่ายไทยเคยแปลสูติบัตรไว้ตั้งแต่สมัยยื่นวีซ่านักเรียนเมื่อหลายปีก่อน และแปลทะเบียนสมรสกับสำนักงานอีกแห่งหลังจดทะเบียน เมื่อถึงเวลารวมแฟ้มวีซ่าคู่ครองจึงหยิบทุกฉบับมาใช้ต่อโดยไม่ได้เทียบว่าชื่อในแต่ละฉบับเขียนเหมือนกันหรือไม่

อุปสรรคที่ทำให้เคสนี้ยาก

หน่วยงานปลายทางไม่ได้ตั้งข้อสงสัยเรื่องความสัมพันธ์ แต่ตั้งคำถามว่าเอกสารทั้งสามฉบับกล่าวถึงบุคคลคนเดียวกันหรือไม่ ซึ่งเป็นคำถามที่ตอบด้วยคำอธิบายปากเปล่าไม่ได้ ต้องตอบด้วยชุดเอกสารที่สอดคล้องกันเองและมีบันทึกการถอดอักษรกำกับ

เอกสารที่ใช้จริงในเคสนี้

• หนังสือเดินทางไทยหน้าข้อมูลส่วนบุคคล ใช้เป็นการสะกดหลักของทั้งแฟ้ม
• สูติบัตรฉบับคัดสำเนาใหม่จากสำนักทะเบียน พร้อมคำแปลรับรองที่จัดทำใหม่
• ทะเบียนสมรสและใบสำคัญการสมรสพร้อมคำแปลที่ใช้การสะกดชุดเดียวกัน
• หนังสือรับรองการเปลี่ยนชื่อหรือคำนำหน้าหากมี เพื่อเชื่อมชื่อเดิมกับชื่อปัจจุบัน
• ทะเบียนบ้านฉบับปัจจุบันที่แสดงเลขประจำตัวประชาชนตรงกับเอกสารอื่น
• บันทึกอธิบายการถอดอักษรโรมันของผู้แปล ระบุว่าการสะกดต่างกันมาจากระบบถอดอักษรคนละระบบ

ขั้นตอนที่เราเดินทีละขั้น

1. 1. ตั้งการสะกดหลักก่อนแปลอะไรทั้งสิ้น

   งานเริ่มจากการเลือกว่าจะยึดการสะกดจากเอกสารฉบับใดเป็นหลัก ซึ่งเกือบทุกกรณีคือหนังสือเดินทาง เพราะเป็นฉบับที่ปลายทางใช้ตรวจตัวบุคคล เมื่อกำหนดแล้วทุกคำแปลในแฟ้มต้องเดินตามนี้ทั้งหมดโดยไม่มีข้อยกเว้น

   ระยะเวลา: ครึ่งวันทำการ

2. 2. คัดสำเนาต้นฉบับใหม่จากสำนักทะเบียน

   คำแปลจะรับรองได้ดีที่สุดเมื่อทำจากฉบับคัดสำเนาที่ออกใหม่ ไม่ใช่จากภาพถ่ายเก่า เพราะฉบับใหม่มีตราประทับและวันที่ที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ทำให้ขั้นรับรองต่อไปไม่สะดุด

   ระยะเวลา: 2–4 วันทำการ

3. 3. แปลและตรวจไขว้ทั้งชุดในคราวเดียว

   การแปลทีละฉบับคนละเวลาคือสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาตั้งแต่ต้น เราจึงแปลทั้งชุดพร้อมกันแล้วตรวจไขว้ชื่อ วันที่ เลขประจำตัว และชื่อหน่วยงานให้ตรงกันทุกฉบับก่อนลงนามรับรอง

   ระยะเวลา: 3–5 วันทำการ

4. 4. ยื่นกลับพร้อมสารบัญและบันทึกอธิบาย

   การยื่นกลับไม่ควรส่งเฉพาะไฟล์ที่แก้ แต่ควรมีสารบัญบอกว่าเอกสารใดถูกเปลี่ยนและเปลี่ยนอย่างไร พร้อมบันทึกการถอดอักษร เพื่อให้ผู้พิจารณาเห็นคำตอบครบโดยไม่ต้องเปิดเทียบเอง

   ระยะเวลา: 1 วันทำการ

ผลลัพธ์

• แฟ้มผ่านการพิจารณาโดยไม่มีคำถามเพิ่มหลังยื่นกลับ
• ได้ชุดคำแปลมาตรฐานที่นำไปใช้กับคำขออื่นในอนาคตได้ทันที
• ลดความเสี่ยงที่จะถูกตั้งคำถามเรื่องตัวบุคคลในคำขอต่ออายุครั้งถัดไป

คำแนะนำเชิงที่ปรึกษาในเคสนี้

• แนะนำให้เก็บไฟล์ต้นฉบับคำแปลทุกฉบับไว้ที่เดียว เพื่อให้การยื่นครั้งถัดไปใช้ชุดเดิมต่อได้
• ชี้ว่าการถอดอักษรที่ต่างกันไม่ใช่ความผิด แต่ต้องอธิบายให้ปลายทางเห็นเหตุผล
• ทบทวนกรอบเวลาของคำขอเพิ่มเติมเพื่อไม่ให้เลยกำหนดตอบกลับ

ข้อควรระวัง

• อย่าใช้คำแปลเก่าที่ทำไว้คนละคำขอโดยไม่เทียบการสะกดใหม่ทั้งชุด
• อย่าแก้ชื่อในคำแปลเองด้วยการพิมพ์ทับ เพราะทำให้คำรับรองเสียผล
• ตรวจว่าปลายทางต้องการผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนแบบใด เพราะแต่ละประเทศกำหนดต่างกัน

คำถามที่พบบ่อยจากเคสนี้