เคสจริง: คู่สมรสไทย–ออสเตรเลีย เอกสารถูกปฏิเสธเพราะลำดับรับรองผิด

สถานการณ์ของลูกค้า

ทั้งคู่จดทะเบียนสมรสที่สำนักงานเขตในกรุงเทพและวางแผนย้ายไปตั้งถิ่นฐานที่รัฐวิกตอเรีย เอกสารที่ต้องใช้มีทั้งฉบับภาษาไทยจากราชการไทยและเอกสารฝั่งออสเตรเลีย ทั้งคู่จึงเลือกใช้ร้านแปลใกล้บ้านเพราะเข้าใจว่างานรับรองคืองานแปลอย่างเดียว

อุปสรรคที่ทำให้เคสนี้ยาก

ปัญหาคือลำดับ ไม่ใช่คุณภาพคำแปล เมื่อคำแปลถูกจัดทำก่อนที่ต้นฉบับจะได้รับการรับรอง ตราประทับที่ตามมาภายหลังจึงรับรองเฉพาะต้นฉบับ ไม่ได้รับรองความถูกต้องของคำแปล ปลายทางที่ตรวจอย่างเคร่งครัดจะปฏิเสธทันทีโดยไม่พิจารณาเนื้อหา

เอกสารที่ใช้จริงในเคสนี้

• ทะเบียนสมรสฉบับคัดรับรองใหม่จากสำนักงานเขตที่จดทะเบียน ไม่ใช่สำเนาที่ถ่ายเก็บไว้
• หนังสือรับรองสถานภาพการสมรสที่ออกภายในกรอบเวลาที่ปลายทางกำหนด
• ทะเบียนบ้านฉบับคัดรับรองและบัตรประจำตัวประชาชนที่ยังไม่หมดอายุ
• คำแปลภาษาอังกฤษที่จัดทำหลังการคัดรับรอง พร้อมคำรับรองความถูกต้องของผู้แปล
• หนังสือมอบอำนาจให้ดำเนินการยื่นและรับเอกสารแทน
• สำเนาหนังสือเดินทางของทั้งสองฝ่ายสำหรับตรวจสอบการสะกดชื่อให้ตรงกันทุกฉบับ

ขั้นตอนที่เราเดินทีละขั้น

1. 1. ยืนยันข้อกำหนดของปลายทางก่อนเริ่ม

   ก่อนทำอะไรเราตรวจว่าปลายทางรับเอกสารในรูปแบบใด ต้องผ่านกี่ชั้น และคำแปลต้องมาจากผู้แปลประเภทใด เพราะแต่ละประเทศและแต่ละหน่วยงานกำหนดไม่เหมือนกัน การเดาจากเคสของเพื่อนคือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการทำซ้ำ

   ระยะเวลา: 1-2 วัน

2. 2. คัดเอกสารต้นฉบับฉบับใหม่

   เราคัดเอกสารใหม่จากสำนักทะเบียนต้นทางเสมอ แม้ลูกค้าจะมีฉบับเดิมอยู่ เพราะฉบับที่ออกใหม่มีวันที่ล่าสุดและตราที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ซึ่งช่วยให้ผ่านการตรวจชั้นถัดไปเร็วขึ้น

   ระยะเวลา: 1-3 วันทำการ

3. 3. แปลและรับรองคำแปลตามลำดับที่ถูกต้อง

   คำแปลถูกจัดทำจากฉบับที่คัดรับรองแล้วเท่านั้น พร้อมแนบคำรับรองของผู้แปลไว้ท้ายเล่ม ชื่อบุคคลและชื่อสถานที่ถูกเทียบกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษรก่อนพิมพ์จริง

   ระยะเวลา: 2-3 วันทำการ

4. 4. ยื่นรับรองชั้นกรมการกงสุล

   เรายื่นทั้งต้นฉบับและคำแปลพร้อมกัน เพื่อให้ตราประทับครอบคลุมทั้งสองส่วน หากยื่นแยกจะได้ตราที่ครอบคลุมไม่ครบ ซึ่งเป็นข้อผิดพลาดเดิมที่ทำให้ถูกปฏิเสธครั้งแรก

   ระยะเวลา: 2-5 วันทำการ

5. 5. ยื่นชั้นสถานทูตปลายทางและตรวจก่อนส่ง

   ก่อนส่งชุดสุดท้าย เราตรวจสามอย่างเสมอ คือความครบของตราทุกชั้น การสะกดชื่อที่ตรงกันทุกฉบับ และวันที่ออกเอกสารที่ยังอยู่ในอายุที่ปลายทางรับ

   ระยะเวลา: 3-7 วันทำการ

ผลลัพธ์

• ชุดเอกสารผ่านการตรวจของปลายทางในรอบเดียว ไม่มีการขอเอกสารเพิ่ม
• คู่สมรสไม่ต้องเดินทางกลับมาดำเนินการเองในไทย เพราะใช้หนังสือมอบอำนาจตลอดกระบวนการ
• ได้ชุดเอกสารสำรองที่รับรองครบชั้นไว้อีกหนึ่งชุด ใช้ต่อกับหน่วยงานอื่นได้โดยไม่ต้องเริ่มใหม่

คำแนะนำเชิงที่ปรึกษาในเคสนี้

• เราแนะนำให้ทำชุดสำรองเพิ่มหนึ่งชุดตั้งแต่รอบแรก เพราะค่าใช้จ่ายส่วนเพิ่มต่ำกว่าการเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมดมาก
• เราแนะนำให้สะกดชื่อในคำแปลตามหนังสือเดินทางเสมอ แม้จะต่างจากคำอ่านที่ถูกต้องตามหลักภาษา เพราะปลายทางเทียบกับหนังสือเดินทางเป็นหลัก
• เราแนะนำให้เริ่มจากปลายทางย้อนกลับมาต้นทางเสมอ ไม่ใช่เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ในมือ

ข้อควรระวัง

• หนังสือรับรองสถานภาพมีอายุจำกัด หากทำล่วงหน้านานเกินไปจะหมดอายุก่อนยื่นจริง
• เอกสารที่มีรอยแก้ไขด้วยปากกาหรือมีการเย็บใหม่จะถูกปฏิเสธ แม้เนื้อหาจะถูกต้อง
• บางหน่วยงานปลายทางไม่รับคำแปลที่จัดทำในต่างประเทศ ต้องตรวจเงื่อนไขนี้ก่อนจ้างแปล

คำถามที่พบบ่อยจากเคสนี้